従業員エンゲージメントを向上させる17の社内コミュニケーション最善策
すべての組織が、従業員とコミュニケーションをとるための最善の方法を見つけなければなりません。
社内コミュニケーションがうまく機能していると、組織はさまざまな恩恵を受けることができ、同時に従業員の満足度とエンゲージメントも高まるからです。
お互い効果的なコミュニケーションをとれるように、チームメンバーや管理職、役員をサポートする、17の社内コミュニケーションの最善策を紹介します。
なぜ社内コミュニケーションの改善が重要なのか？
社内コミュニケーションの目的は、社内で情報が効果的に伝わるようにし、従業員が仕事を適切に行えるようにすることです。
メッセージが従業員の間でどのように共有されるかは、メッセージの内容と同じくらい重要です。効果的な社内コミュニケーションは、企業が従業員のエンゲージメントと仕事や興味のあることに対する熱意を保ち、長期的な関係を築く努力をするのに欠かせません。
イギリスの鉄道道路局と政府広報局の社内コミュニケーション責任者であるRussell Grossman氏は、次のように述べています。
「社内コミュニケーションの機能は、部署や機関のリーダーが従業員に情報を伝え、やる気にさせることで、ビジネス戦略を遂行するためのパフォーマンスが最大になるよう促すことです。単に『情報を発信する』ことではありません」
従業員とのコミュニケーションが不十分だと、次のような悪い結果をもたらしたり、物事が悪化したりする恐れがあります。
- 離職率の悪化
- 目標の誤解
- 納期の遅れ
- 人間関係の悪化
一方で、従業員とのコミュニケーションが改善されると、彼らの成績も向上する傾向が見られ、企業は結果としてより成功を収めることができます。
同僚や上司と直接コミュニケーションをとる従業員は、やる気や仕事への熱意を持ち続けられる可能性が高くなります。
現代ビジネスの世界では、競争力は多くの場合、変化を起こせる能力と直結しています。
ただし、より広範囲に分散した大規模な労働力を抱える企業に関しては、すべての従業員に情報が確実に伝わるようにするため、迅速なイノベーションの必要性と、しっかりとした社内コミュニケーションの最善策との狭間で、常にバランスをとらなければなりません。
1. 自社に合ったコミュニケーション戦略を掲げる
社内コミュニケーション戦略を策定・実行していく際、最初に踏むべきステップの一つは、自社の具体的なニーズを理解することです。
次のような質問を自分自身 (およびチームメンバー) に問うことから始めましょう。
- 社内コミュニケーションが、チームや企業にどのようなことをもたらしてほしいですか？
- そこに到達するためには、どのようなステップを踏むのがいいと思いますか？
- 現時点での従業員とのコミュニケーションはどうなっていますか？
- 問題なく機能しているものは何ですか？改善が必要な領域はどこですか？
- 目標達成までの期間はどれくらいに設定しますか？
具体的な社内コミュニケーション計画がなければ、組織的に進めたり、社内コミュニケーション改善の進捗状況を把握したりすることは不可能です。
問題のある領域がどこなのか誰もわかっていなければ、組織内のコミュニケーションの改善も難しいと言えます。
したがって、計画を立てることと、社内コミュニケーションを改善するための期間を設けることが重要です。
2. 現実的な期限と目標を設定する
国内または国際チーム向けのコミュニケーションのベストプラクティス戦略を新しく導入しても、その直後から自然と従業員エクスペリエンスに変化が現れるわけではありません。
組織内で変化を感じるようになるまでには時間がかかります。目標が達成可能で現実的なものであるかどうか確認しましょう。
社内水準を見て、すぐに変化を起こせそうな領域を見極めることから始めましょう。
社内コミュニケーションの改善策を見つけるもう一つのとっておきの方法は、従業員にアンケートを送って彼らの考えを聞くことです。
彼らがアンケートに正直に答えられるようにするため、アンケートは匿名で行いましょう。
自分の回答が管理職や仕事仲間に不正に利用されないとわかれば、従業員は今よりもずっと自由にコミュニケーションをとれるようになります。
あらかじめ用意された質問に加えて、彼らが自分の考えを自由に書けるスペースを設けましょう。
従業員は、企業が考えた社内コミュニケーション計画の改善策に関して、優れた (そして非常に創造的な) アイデアを持っているかもしれません。
多くの場合、彼らに必要なのは「何か良いアイデアはない？」と誰かが聞いてくれることだけなのです。
3. 承認プロセスを設定する
社内コミュニケーション計画の一部として、コンテンツの承認プロセスを設定する必要があります。
このプロセスは、誤った情報や機密情報が意図せず公開されるのを防ぐためのものです。
最初のステップは、自社の社内コミュニケーション戦略の所有権を誰が持つか決めることです。
もし専用の社内コミュニケーションシステムがなければ、役員や管理職、従業員向けのメッセージを、一体誰が作成したり編集したり承認したりするのでしょうか？
次のステップは、各部署から上がってきたコンテンツを誰が承認するのか決めることです。
この役割はマーケティング部門が担うことが多いですが、それはマーケティング部門の従業員が、企業のブランドや考え、全体像を伝えるスキルを持っているからです。
そして、マーケティング部門は企業のキャンペーンに取り組みます。
関連するコンテンツを作り、業界に合ったやり方を見つけ、関連のあるトレンドについて意見を交わします。
マーケティングチームなら、正確で要点を押さえたメッセージを従業員に伝えられます。
4. コミュニケーションに一貫性を持たせる
最も効果的な社内コミュニケーションの最善策の一つは、戦略的な社内コミュニケーションシステムを作ることです。
大規模で従業員が分散しているような企業では、すべての部署や階級に一貫した情報の流れがあるとは限りません。
場合によっては、いつ、どのように情報を共有するかを、管理職が独断で決めることがあります。
こうした管理職による情報の独占は、その人がチーム全体と適切な情報を共有しようとしない限り、ほかのチームメンバーにとっては利益がありません。
ほかの従業員が仕事をするために必要な情報を、一人の人間が独占することは不公平だと言えます。
従業員がこうした心理的な駆け引きをしたい人たちの犠牲になることなく、一貫してコミュニケーションを受け取れるようにすべきです。
全従業員が、自社の行動指針と価値観を認識しているかどうか確認してください。
この2つは、従業員がとるあらゆる行動の根底となるメッセージであり、企業文化を作り出すのに役立ちます。
また、社内コミュニケーション戦略の枠組みにもなります。
企業が頻繁に、一貫して、平等にコミュニケーションをとると、従業員は経営陣の言葉を信頼できると感じ、自分の意見をより自由に表現できるようになります。
5. 従業員エンゲージメントを高めるために社内コミュニケーションをパーソナライズする
社内コミュニケーションが適切な人に確実に届くようにする簡単な方法は、メールの件名と本文をパーソナライズすることです。
こうした集中型のコミュニケーションは、そのメッセージがその人宛てに、意図的に送られてきたことを意味します。
そしてこれは、その相手にメッセージを読んでもらうことを目的としたものであり、ある程度重要な内容だということを示しています。
このようにパーソナライズされたメッセージは、従業員が定期的に受信している大量のメールの中でも見落とされる可能性がはるかに低くなります。
これを気をつけて行えば、従業員間で社内ブランドを構築するのに役立ちます。
パーソナライズされたコミュニケーションをさらに進めていきたいのなら、LumAppsはターゲットを絞ったタイムリーなメッセージを送れる従業員キャンペーン機能を備えています。
キャンペーンでは、従業員の勤務地や役職といったさまざまな要素に基づいて受信者を分類し、それぞれに合ったメッセージを配信できます。
たとえばアメリカで働く従業員は、ヨーロッパを拠点とする従業員とは異なるメッセージを、時差に基づいて適切な時間帯に適切に受け取ることが可能です。
キャンペーンは、メッセージを見てもらう回数を増やすための優れた方法でもあります。
メールで取り上げるトピックは厳選してください。従業員のなかには、仕事や個人的な問題で、すでに負担がかかり過ぎている人もいるからです。
疲れている従業員には、メールの末尾によくある断り書きを追加し、管理職または社内の従業員支援プログラムに連絡してサポートを求めるよう提案するのがいいかもしれません。
6. 過剰なコミュニケーションで従業員に負担をかけるのは避ける
大企業、または急速な成長を遂げている企業では、従業員が過剰なコミュニケーションに苦しめられる可能性があります。
それを防ぐには、社内コミュニケーション戦略の最善策に取り組み続けることが非常に重要です。
企業は従業員と定期的に情報共有すべきですが、その情報は常に簡潔で、要点を絞ったものでなければなりません。
チームメンバーと大量の情報を共有する場合、経営陣はすぐに次のメッセージを送ってはいけません。
メンバーがメッセージを読み込む時間を置いてから、次のメッセージを送るようにしてください。
そうしなければ従業員が疲れてしまい、社内コミュニケーション ツールから通知が来ても見なくなってしまう可能性があるからです。
7. 社内コミュニケーションを業界ニュースの情報源にする
従業員は、その企業とその業界において重要な役割を占めています。
そのため、最新の業界ニュースやトレンドに関する更新情報を、全従業員が定期的に受け取れるようにしてください。
また、アクセスしたニュース記事について職場で議論し、自分の考えを共有するよう従業員に促しましょう。
従業員が、自分たちが業界における「全体像」を形作っているのだと感じたとき、彼らは自分たちの仕事に価値があるということを思い出します。
情報を共有された従業員は、企業にとっての理想的な顧客、その顧客が購入を決定するきっかけ、および市場における自社の平均販売サイクルを、より理解するようになります。
こうした情報は、営業、マーケティング、顧客サービス、および修理の担当者にとって非常に貴重です。
8. 部署間のコミュニケーションを促す
部署間でコミュニケーションをとることは、企業が成功するためには欠かせません。
部署が違っても同じ組織の一部であることには変わりないため、企業の利益のために連携すべきです。
全部署の認識を統一するために、部署間で定期的にQ&Aセッションを行い、コミュニケーションと協働を促しましょう。
セッションでは従業員が自分の考えを共有し、一層効果的に協力するためのより良い方法を生み出すことができます。
部署間Q&Aセッションの例
営業部と経理部
経理部は、営業部から提出された経費精算書を定期的に処理します。
ところが営業担当者は、経費精算書を決まった形式で提出しなければならない理由を理解していないことがあるのです。
こうした問題はQ&Aセッションで解決できます。
経理部の従業員に関しても、経理部が情報を要求するときに営業部が感じているプレッシャーを理解していないかもしれません。
マーケティング部と営業部
この2つは別の部署ですが、組織内で機能がリンクされています。
マーケティング部は市場調査を行い、製品の宣伝計画を策定し、顧客を引きつけるような理想的な価格を設定します。
このマーケティング部のキャンペーンが成功すれば、営業部の担当者は販売目標を達成しやすくなります。
つまり、この2つの部署は成功の可能性を高めるために、社内でコミュニケーションをとる必要があるのです。
9. 社内メールの配信を事前にスケジュールする
社内コミュニケーションのために、事前にメール配信をスケジュールしておくと、次のような複数のメリットがあります。
- メールの件名がかぶらないようにすることで、コンテンツに新鮮さを保てます。
- コンテンツの作成と編集に費やす時間が増えると、質が向上します。
- 受信者がメールでのコミュニケーションを楽しみにする可能性が高くなります。従業員がメールを読む可能性が高い時間帯に送ることで、メールのエンゲージメントと開封率を高められます。
- メッセージの送信直前に慌てることが少なくなります。
従業員を疲れさせてしまうほどのメッセージを一度に送らないようにするために、毎週または毎月のメール配信を事前にスケジュールしましょう。
自社のイベントは、従業員が受け取る「通常の」メールに掲載しましょう。
このコンテンツを定期的に配信されるメールに追加すると、休日にある自社のパーティーやピクニックへの出欠の返信を、期日までに受信者に依頼できます。
10. アイデア共有のためのフィードバック手段を提供する
一貫した双方向の社内コミュニケーションは、あらゆる社内コミュニケーションプログラムにおける重要な要素です。
経営陣から従業員へと、上から下にコミュニケーションをとるのではなく、従業員が自分の考えを管理職や経営陣に伝えたほうがいい場合もあるのです。
こうしたコミュニケーションは、オンラインチャットでも、ブログ投稿へのコメントによっても行うことができます。
ただし、管理職や経営陣のオフィスは、職場のアイデアについて話し合いたい従業員のために常にオープンであるということも伝えましょう。
従業員のなかには、顔を見て話し合うほうがいいという人もいるかもしれないからです。
「Journal of Communication Management」に掲載された研究によると、組織は「日常のコミュニケーション管理において、双方向で従業員中心のバランスのとれたコミュニケーションシステムを実行する」べきであると述べられています。
この研究では、チームメンバーとの前向きな社内コミュニケーション関係を構築することが、従業員のエンゲージメントに「重要なプラスの影響」を与えることもわかりました。
11. 従業員の努力を表彰するために社内コミュニケーションツールを使う
常に仕事に集中して取り組み、一貫して努力をしている従業員を表彰することは重要です。
成績優秀者を表彰することも重要ですが、これはそうした営業目標を毎月更新し続けているような人の表彰を指しているのではありません。
「馬車馬」とも呼ばれる従業員は、毎日休まず出勤して、仕事をきちんと行うために努力している人のことです。
一般的に、こうした従業員は組織の屋台骨であるにもかかわらず、十分に認識されていません。
彼らはほかの従業員の存在によって影が薄くなることが多いため、企業へ貢献していることを見落とされがちです。
月間もしくは四半期の成績優秀者に報奨を与えるときは、ほかの従業員の努力も認めてあげてください。
営業担当のトップに立つ人もいれば、組織にとって価値のあるほかの資質で認められる人もいるのです。
それぞれの貢献が別ものであり、そのどちらにも感謝しているということをわかってもらうため、それぞれの貢献を認めてあげましょう。
LumAppsのような従業員エクスペリエンスプラットフォームには、従業員を表彰できる掲示板が備わっており、管理職やその他の従業員が感謝の気持ちや賞を送り合えます。
12. 重要なメッセージはSMSで送る
従業員に急いで連絡する必要がある場合や、メールに簡単にアクセスできない場合、SMSを送るのがコミュニケーションの最善策です。
これはデスクレスワーカーやフロントラインワーカーを擁する企業にとって、最も良い選択肢だと言えます。
テキストメッセージであれば全従業員に転送され、すぐに受け取ってもらえます。このコミュニケーション手法は、従業員に緊急時の情報や更新情報を伝えるために使われます。
つまりSMSは、緊急時に従業員と連絡をとるために使うことができます。
また、天候状況やシフト変更、その他すぐ従業員に連絡をとる必要がある状況について伝えるためにも使えます。
LumAppsを使うと、従業員は好きな通知方法を選ぶことができ、メールもしくはSMSのうち自分にとってベストなほうで通知を受け取れます。
LumApps Campaignsを使うと、好きな連絡方法で従業員を分類することもできます。
そのため、本当に緊急でないことで真夜中にSMSを送るようなことはなく、適切な時間に送信をスケジュールできます。
13. 単に情報を伝えるだけでなく、行動を促す
競争力を維持したい企業は、従業員を鼓舞し、やる気を起こさせなければなりません。
そのためには、チームメンバーに何らかの情報を伝えるメッセージを発信することが重要です。社内コミュニケーションは、何らかの行動につながるべきなのです。
チームが常に向上心を持ち、期待を上回る成果を出すようにモチベーションを高める方法は次の通りです。
- メールの終わりに企業の行動指針を掲載する
- 行動を起こさせるようなモチベーションを高める言葉をメンバーに共有する
- メールにCTA（Call to Action：行動を喚起する文）を追加する
- 自分の目標を達成したり、設定された目標を達成したりしたチームや個人に報奨を与える
14. 社内コミュニケーションを楽しくする
社内コミュニケーションは、従業員が戻ってきたいと思うような楽しい空間を作るのに最適な手段です。
彼らが楽しめるようなコンテストや投票、調査を行うと、参加率が上がります。
特にコンテンツを定期的に更新するようにすると、彼らがその楽しさをほかの従業員にも伝えてくれる可能性があります。
相互作用のあるニュースレターや動画、インフォグラフィック（解説画像）といったさまざまなメディアを使用して、従業員を引きつけましょう。
画像があると記憶に残りやすいため、コンテンツには画像を積極的に含めるようにしてください。
15. エンゲージメントレベルと有効性を測定する
社内コミュニケーションのベストプラクティス戦略を遵守することは、組織の成功にとって欠かせません。
社内コミュニケーションのエンゲージメントと有効性が測定されない限り、メッセージが機能しているかどうか、従業員に届いているかどうか判断することは不可能です。
企業は社内コミュニケーションの指標を把握する必要があります。
それに基づいて適切な調整を行い戦略を改善すれば、可能な限りで最高の成果をあげられるからです。
エンゲージメントレベルを効果的にチェックするには、社内コミュニケーションアプリの導入を検討しましょう。
社内コミュニケーションアプリは、エンゲージメントレベルをリアルタイムで、簡単、便利にチェックできます。
こうしてさまざまなチームや部署がどのようにやり取りしているかについてのデータが収集できたら、コミュニケーション参加率を上げるための具体的な措置を講じられます。
16. 福利厚生と研修の選択肢を共有する
効果的な社内コミュニケーションプランには、従業員が利用できる特典と福利厚生を常に共有することを含めましょう。
これには、従業員個人とその家族向けの健康保険や歯科保険のオプションのような、適切な事柄に関する情報が含まれます。
従業員は研修についても把握しておく必要があります。これらの研修には、安全講習や企業がスポンサーを務めるセミナー、従業員が仕事に関連する資格を取得・更新するためのセッションなどがあります。
また従業員は、ランチ&ラーンやキャリア構築ワークショップについても知っておくべきです。
リモートワーカーを含むすべての従業員が研修の機会を把握できるように、いくつかの方法を準備をしましょう。メール、チャット、ブログ投稿、チームミーティング（オンラインおよび対面）を使って、従業員の誰もが福利厚生と受講できる研修を把握しているかどうか確認してください。
17. 社内コミュニケーションの透明性を保つ
コミュニケーションにおける透明性は、全従業員にとって重要なものであり、彼らの間の信頼と説明責任を促すために必要です。
雇用主が何らかの問題を隠していると感じると、従業員は質問してまでそれを明らかにするのはためらうかもしれません。
またほかの従業員も、その話題について自分の考えや不安を共有するのは避ける可能性があります。
伏せておくべき情報もあるということは、誰もが理解しています。
しかしそのほかの情報に関しては、適切なタイミングで従業員に共有しましょう。従業員はただ辛抱強く待たなければなりません。
従業員は秘密にされるのが好きではありません。
それが企業のために力を尽くしてほしいという内容のものである場合は特にそうです。
たとえば企業がピンチを迎えているけれど、経営陣がそれを乗り越えられると信じているのなら、仕事にもっと一生懸命取り組んでほしいと伝えることで、従業員を鼓舞できる可能性があるのです。
これらの社内コミュニケーションの最善策は、従業員と経営陣が対話を続けることを目的としています。
経営陣と管理職が、職場でどのように振る舞うべきか従業員に説き、従業員のほうはほとんど何も言わないような時代はもう終わりました。
今日の職場では、従業員が互いに話しかけるよう求められています。
交響楽団の音楽家たちがさまざまな楽器を使って楽曲を演奏するのと同じように、さまざまな仕事をする人たちが一緒に働いているのです。
企業の目標を達成するためには、従業員全員が不可欠な存在です。
これはチームワークを発揮すること、ビジネスを成功させることのどちらにも言えます。従業員にはそれぞれ役割があり、彼らのフィードバックや意見は重要です。
だからこそ、社内コミュニケーションには全従業員が参加することが重要なのです。
