デジタルワークプレイスでのコラボレーション方法を8つ紹介
職場での「コラボレーション」とは？
職場の「コラボレーション」とは、共通の目標を達成するために人々が協力し合うことです。
チームワークの別の表現とも言えます。チームはプロジェクトの内容に応じて、様々な方法で協力することができます。
アイデアを共有し、グループ全体で取り組む方法について話し合うことは、誰もがスムーズに作業を進めるための優れた方法です。
このワークスタイルは、1950年代に正式に認識されました。当時はプロジェクトマネジメントの変化が起こっていました。それまでは、ガントチャートを使ってプロジェクトを計画し、一人のマネージャーが監督していました。
しかし、デジタル革命が進むにつれて、チームメンバー間の連携がより一般的になっていきました。
インターネットは、従業員が世界中の離れた場所にいても、情報を簡単かつ便利に共有できる環境を整えました。デジタルワークプレイスとは、従業員が従来のコミュニケーションの障壁に悩まされることなく、効率的に仕事に取り組める環境です。
従業員は、企業の革新と成長を促進するような雰囲気の中で、協力することに集中することができます。
コラボレーションは、非営利団体、企業、政府機関、サービスプロバイダー、教育機関など、あらゆる種類の職場において活用できる戦略です。組織内のすべての雇用主と従業員は、さまざまなコラボレーションの種類について学ぶことでその恩恵を受けることができます。
8つのコラボレーションの種類
1. チームコラボレーション
チームコラボレーションは、職場で最も一般的なビジネスコラボレーションの一つです。
この形態では、グループのメンバー全員がお互いを知っています。各メンバーは、チームでの役割とそれが他のメンバーにどのように影響するかを知っています。チームの目標を達成するために、タスクを完了するための締め切りが設定されています。
このタイプのコラボレーションでは、チームメンバーを監督するチームリーダーがいることがよくあります。チームメンバーは対等な立場でタスクを完了するために協力します。
タスクがプロジェクトの開始時に設定されたとおりに完了すると、チーム全体は通常、目標達成に対して同等の評価を受けます。
2. コミュニティコラボレーション
コミュニティコラボレーションでは、参加者は共通の関心を持っています。目的は、タスクを完了することではなく、知識を共有し、学ぶことです。
コミュニティメンバーは、質問をしたり、アドバイスを受けたりすることで、互いの課題を共有することができます。アドバイスを受けたメンバーは、自分のオフィスに戻ってチームと共有します。これは継続的な活動です。
このタイプのビジネスコラボレーションモデルでは、メンバーは同じレベルである可能性があります。
しかし、グループの経験豊富なメンバーは、ジュニアメンバーよりも高いステータスを持つ場合があります。
グループメンバーは互いに助け合うことが期待されていますが、メンバー間で必ずしも一対一のアドバイスの交換が行われるわけではありません。
最終的には、グループのすべてのメンバーが互いに協力することで利益を得られるという考えに基づいています。
3. ネットワークコラボレーション
ネットワークコラボレーションは、上記に挙げたビジネスコラボレーションの種類とは異なります。
これは、個人が自分の利益のために行動を起こすことから始まります。彼らは、自分自身と自分の専門分野を他のメンバーに知ってもらうためにネットワークに貢献し始めます。おそらく、ネットワーク内の全員が互いを認識しているわけではありません。
彼らは、ネットワークメンバーの中で誰とコラボレーションすべきかを、紹介によって知ることになります。
ソーシャルメディアツールは、ネットワークコラボレーションの例です。ネットワークメンバーは、ソーシャルブックマークツールを使って、役立つと感じるウェブサイトへのリンクを投稿します。
この情報は、同じトピックに関する情報を探しているネットワークメンバーにとって役立ちます。そのチームがトピックに取り組む際には、後で必要になるかもしれない他のネットワークメンバーのために、役立つウェブサイトへのリンクを投稿することができます。
4. クラウドコラボレーション
さまざまなコラボレーションツールのリストに、クラウドコラボレーションを含めないのは不自然です。このコラボレーション方法は、複数のユーザーがリアルタイムでドキュメントにアクセス、閲覧、編集することができます。
ドキュメントがクラウドに保存されているため、アクセス権を持つすべてのユーザーは最新版を確認でき、変更が加えられると同時に確認することができます。
クラウドコラボレーションは、チームがリモートでコラボレーションすることが求められる組織で利用することができます。例えば、1つ以上のサテライトオフィスを持つ企業などです。
同じドキュメントで作業するリモート従業員は、最新バージョンかどうかを心配することなく、ドキュメントを簡単に共有することができます。
クラウドは、特に大容量のファイルにとって効果的な方法です。
電子メールサーバーは、数MB程度のサイズのドキュメントを処理するよう設計されています。添付ファイルがそれ以上大きくなると、電子メールプログラムは送信を拒否します。クラウドベースのコラボレーションツールには、そのような制限がなく、これらの大容量ファイルを転送することができます。
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5. ビデオコラボレーション
ビデオコラボレーションは、今日最も一般的に利用されているオンラインコラボレーションツールのひとつです。
Microsoft 365やGoogle Workspaceのようなクラウドベースのサービスには、会議を行うためのバーチャル会議室があります。ゲストはデスクトップやノートPCを使って会議に参加する招待状を受け取ります。
また、モバイルデバイスを使って会議に参加することもできます。ほとんどのクラウドベースサービスでは、ゲストはウェブブラウザから通話に参加するオプションを提供しており、ソフトウェアをダウンロードする必要はありません。
ビデオコラボレーションの参加者は、同じオフィス、通りの向かい側、別の地域、あるいは地球の反対側にいても構いません。
チームメンバーはリアルタイムで会話することができ、同僚と同じコンピュータ画面を見ることができ、電話、チャット、または専用のヘッドセットを使って質問をすることができます。
6. 社内コラボレーション
社内コラボレーションには、中規模または大規模な企業が目標達成のために利用できるさまざまなコラボレーション戦略が含まれます。
掲示板（フォーラム）：特定のトピックに関するアイデアを共有するために昔から使われてきた方法です。フォーラムの欠点は、参加者が特定の情報を探しているときに検索が難しいことです。
社内SNS：社内でメッセージを共有するための効果的な方法です。複雑な議論には向いていませんが、短いメッセージを投稿するために使用されます。チームメンバーは、要点を簡潔にまとめることで、議論を開始したり、参加したりすることができます。
社内Wiki：社内の情報を管理するために構築することができます。複数の参加者が記事の作成や更新をすることができます。この種のサーバープログラムは、情報の正確性を確保するために、管理者が必要となる可能性があります。
7. 社外コラボレーション
コラボレーションスペースの種類を考えるとき、社外コラボレーションも忘れてはいけません。
この用語は、社外で発生する知識共有を指します。社外コラボレーションの例としては、ブランドとソーシャルメディア上での存在との間の相互作用があります。
ブランドは、クイズやディスカッションなどを利用して意見やフィードバックを求めることで、ソーシャルメディアユーザーとコラボレーションしています。
回答は分析され、最終的にブランドがオーディエンスと良好な関係を築いているかどうか、あるいはメッセージを調整する必要があるかどうかを判断するために使用されます。
ブログは、企業が「顔」を持つための方法です。顧客は、ブログ上で質問をしたり、コメントをしたりする方が、直接本社に連絡するよりも簡単だと感じるかもしれません。
これらの質問やコメントは貴重な情報です。人々が何を言っているのかを記録し、可能な限りメッセージに反映させましょう。
顧客は、自分たちが何を考え、何を望み、企業がどのように顧客を維持できるかを共有しているのです。
8. 戦略的アライアンス
戦略的アライアンスは、企業間の一般的なコラボレーション形態です。
これらの契約は通常、2〜3つの企業間で締結され、特定の目標を達成するために一時的に努力とリソースを組み合わせることに合意します。
この種のビジネス戦略は、うまくいけば非常に効果的です。戦略的アライアンスに参加する企業はそれぞれ、他の企業が持っていない何かを提供します。例えば、企業は新しい市場への参入や顧客サービスの向上のための支援を求めている場合があります。その場合、その分野に専門知識を持つ企業を探します。
これらの関係をうまく管理できる企業は、同様の関係を築きたい企業にとって「選ばれたパートナー」とみなされます。すべて良好な関係においては、明確な目標を設定し、良好なコミュニケーションスキルを実践し、他者への敬意を払うことが重要です。
優れた戦略的アライアンスパートナーは、目標達成に必要な人材、ツール、プロセスにも投資します。
最適なコラボレーション方法の選び方
「最適なコラボレーション方法の選び方は？」という質問に対する答えは、「糸の長さは？」という質問に答えるようなものです。
簡潔に言えば、「状況による」ということです。
どのような結果をコラボレーションによって達成したいのか（個人または企業とのコラボレーション）を検討する必要があります。
- 新しい営業案件を見つけたいか？
- 地域社会における企業イメージを高めたいか？
- チームメンバー向けにナレッジライブラリを構築する必要があるか？
- リモートワーカーと連絡を取り合うためにビデオ会議を開催したいか？
また、関係者全員が適切なツールを持っていることを確認する必要があります。
インターネット接続が不安定な地域で勤務しているリモートワーカーは、ビデオ会議に参加するのが難しいでしょう。チームが信頼できるインターネット接続にアクセスできる場合は、ビデオ会議はオフィス勤務のチームメンバーや他の場所にいるチームメンバーと連絡を取り合うための優れた選択肢となります。
最終的に、従業員とコラボレーションする際にどの方法を使用するかは、組織とその企業文化によって異なります。
従業員が新しいテクノロジーに抵抗がない場合は、マネージャーが最適なコラボレーション方法を提案する際に、テクノロジーが大きな役割を果たすことが予想されます。
まだデジタル時代に完全に適応していないチームメンバーがいる場合は、他者とのコラボレーションは、新しいツールを学ぶための絶好の機会となります。
従業員がコラボレーションツールを使いこなせるようにサポートする人がいれば、双方にとってメリットがあります。
知識を共有する人は、同僚を支援することに満足感を得ることができます。もう一方の人は、仕事の役に立つ新しいツールを学ぶことで、知識を増やすことができます。コラボレーションは、双方にとってメリットがあるのです。
