効果的なチームコミュニケーション: 企業向け20のベストプラクティス
多くのチームを抱える企業では、従業員とのより効果的なコミュニケーション方法を模索しています。
効果的なチームコミュニケーションは、管理職と従業員が協力して取り組むことで達成できます。
この記事では、企業が効果的なチームコミュニケーションを実現するための20のベストプラクティスを紹介します。
効果的なチームコミュニケーションとは？
良好なコミュニケーションは、あらゆるビジネスの成功にとって不可欠です。
チームメンバー間の言語コミュニケーションがうまく機能していると、生産性の向上、効率の改善、従業員のエンゲージメント向上など、企業にとって多くのメリットが生まれます。
職場の環境はポジティブなものとなり、メンバー同士がお互いを理解し合い、協力し合って会社の目標達成に貢献できるようになります。
効果的なチームワークは、必ずしもチームメンバーが全員優秀であることが求められるわけではありません。チームは、才能豊かで学歴の高い社員で構成されていても、必ずしも生産性が高くなるとは限りません。
最高のチームとは、コミュニケーション術に長けたメンバーで構成されています。彼らは、仕事を完遂するために互いに情報を的確に伝える方法を心得ています。
学歴の高いメンバーよりも、なぜ彼らが成果を上げられるのでしょうか？
なぜチームコミュニケーションは企業と従業員にとって重要なのか？
多くの組織において、企業文化は従業員にチームの一員として働くことを求めています。業務を遂行する中で、複数のチームに属することは珍しくありません。
チームがうまく連携して適切にコミュニケーションが取れていれば、効率的に仕事を進めることができます。
効果的なチームコミュニケーションの阻害要因
一方で、チームにコミュニケーションスキルが欠けていると、意思疎通の行き違い、仕事の重複、ミスなどが発生しやすくなります。
チームは効果的に連携することができません。
— 非一貫性
チームメンバー全員が同じレベルのコミュニケーションスキルを持つことが重要です。
これは、正社員、パートタイマー、リモートワーカーなどすべての職種に当てはまります。
コミュニケーションのレベルは、従業員が会社に出社しているか否かに関わらず一定であるべきです。
メッセージは全員に対して同じように伝達されることが大切です。
— 不明瞭さ
職場のコミュニケーションにおいては、常に内容が明確でなければなりません。
さもないと、従業員は求められていることを理解できなくなってしまいます。
メッセージを確実に伝えるためには、要点にすぐに到達するようにしましょう。また、聞き手や読み手がメッセージを理解できるように、背景情報を説明することも必要です。
相手がメッセージを理解しているかどうかを確認しましょう。質問があれば、相手が気まずくなることなく直接答えてあげてください。
— 傾聴の欠如
コミュニケーションは双方向で行われるものです。
効果的なコミュニケーションを実現するためには、話すだけではなく、同じくらい熱心に話を聞くことも重要です。
残念ながら、多くの人は自分が次に何を話したいかばかりを考えていて、相手の話に集中して聞いていません。
傾聴スキルを向上させるには、他者からのフィードバックを積極的に求め、相手の話を熱心に聞く練習をすることが大切です。
相手が話している時は遮らないようにしましょう。相手の言ったことを復唱して理解を確認し、質問をしてから返答するようにしましょう。
— 非言語的コミュニケーションへの配慮
直接誰かとコミュニケーションを取るときは、ボディランゲージが非常に重要であることを心に留めておきましょう。
話しているときの態度はその人が何を話しているかと同じくらい、あるいはそれ以上に重要になるとさえ言えます。
メッセージを効果的に伝えるためには、相手に対して friendliness（親しみやすさ），acceptance（受容），attentiveness（注意深さ）といった気持ちを伝えるようなボディランゲージを使うことが不可欠です。
このような態度は、 話しているときや聞いているときに相手とアイコンタクトをとることで示すことができます。
腕や足を組むのは、相手に閉鎖的な印象を与えるので避けましょう。
— 言語の違い
管理職が従業員と全く同じ言語を話せない場合、確実にコミュニケーションの妨げになります。
従業員が英語に堪能ではない場合、会社はESL（English as a Second Language）トレーニングに投資して、チームメンバーと効果的にコミュニケーションが取れるようにするべきです。
チーム内での効果的なコミュニケーション
以下は、効果的なチームコミュニケーション戦略の例です。
1. これまでのコミュニケーション戦略を見直す
多くの従業員を抱える企業にとって、新しいコミュニケーションツールへの切り替えは気が重くなるタスクに思えるかもしれません。
従業員が特定のツールを使い慣れているからといって、それが効果的なコミュニケーションに役立つとは限りません。電話やメールは誰もが使い慣れていますが、必ずしも職場において最適な選択肢とは限りません。
オンラインコミュニケーションプラットフォームは、モバイル端末で使用できるため、現場作業員にとってはより良いツールになるかもしれません。
従業員は、どこからでもログインしてスケジュールを確認したり、メッセージを受信したりすることができます。
2. 従業員向けに明確なコミュニケーションガイドラインを作成する
会社がどのようなコミュニケーション戦略を取っているのか、従業員に伝え、彼らに何を求めているのかを明確に示しましょう。
まるで管理職が従業員を子供扱いしているように思えるかもしれませんが、それはマイクロマネジメントとは異なる方法で実現できます。
例えば、従業員は毎日メッセージアプリをチェックして最新情報を入手する必要があるということは妥当な要求と言えるでしょう。
一方、従業員に1時間おきにメッセージをチェックし、チェックしなかった場合は管理職に説明する必要があると伝えると、それは行き過ぎた要求となります。
3. 従業員のフィードバックを集めて、それを活かす
従業員からフィードバックを得る時間を取り、会社に伝えられている内容に対応しましょう。
これは、リモートチームメンバー間のチームコミュニケーションを改善するための重要な戦略です。
これらの従業員は、顔を合わせることがないため、一緒に働くにはいくつかの課題があります。
どのような課題に直面しているのかを知るために、従業員に焦点を絞った質問をしましょう。
使用しているコミュニケーションツールや、チームメンバーや管理職とのコミュニケーションに問題を感じているかどうかを聞いてみましょう。
従業員アンケートでは、チームがより効果的にコミュニケーションを取るために会社が何ができるかについても尋ねるべきです。
この一歩を踏み出すことで、信頼が築かれ、従業員のエンゲージメントが向上します。
4. コミュニケーション時には相手を尊重し、集中して話を聞く
誰かが話しているときは、その人の話に集中する必要があります。相手が話しているのに、スマートフォンをさわっていたりすると、聞き手が話を聞いていないというサインになります。
それは相手に対する 敬意の欠如であり、無礼な行為でもあります。職場で働く人すべてが尊厳と敬意を持って扱われるに値します。
その人の役職や、同僚がその人を個人的に好きかどうかは関係ありません。相手が話しているときは話を聞き、適切に返答しましょう。職場では、それ以外の対応は許容されません。
5. 会議の必要性を最小限に抑える
会議は従業員の通常の業務を中断するため、効率的ではありません。
会議をスケジュールする前に本当に必要かどうかを検討しましょう。グループチャットで情報を共有すれば目的が達成できないでしょうか。
会議が必要な場合は、議題を作成し、事前に参加者全員に配布する必要があります。議題に沿って進行し、会議時間は1時間以内にするようにしましょう。
参加者が会議の後でリラックスできるように、休憩時間を設けましょう。
6. 状況に応じて最適なコミュニケーション方法を選択する
効果的にコミュニケーションを取るためには、相手にメッセージを伝えるのに最適な方法を選択することが重要です。
複雑なアイデアを説明するには、図表、地図、画像、グラフなどを活用しましょう。
また内容によってチームミーティングで話すのか、1on1ミーティングで話すのか、チャットだけで済ませるのかを考えなければなりません。
7. コミュニケーション時には明確かつ簡潔に話す
職場でコミュニケーションを取る際には、要点を絞って話すようにしましょう。
口頭でも書面でも、専門用語や特定のグループでしか理解できない表現は避けましょう。
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8. 自分の考えを説明し、明確にする
従業員や同僚とコミュニケーションを取る際には、「事実だけ」を伝えるのではなく、状況や理由を説明する方が効果的です。
これは、従業員が自分が会社にとって重要であると感じられるようにするためにも重要です。
9. 周囲の人々にプロフェッショナルな敬意を示す
職場で良好な人間関係を築くためには、良いコミュニケーションスキルが重要です。
誰もが仕事中に見下されているような気持ちになりたくないものです。
理想的には、管理職や経営者は、職場はオーケストラのようなもので、すべてのミュージシャンが自分の楽器を演奏しなければ音楽が生まれないという考えを持つべきです。
企業において、すべての従業員が協力しなければ、会社は失敗します。
10. 自信を持って、忍耐強く接する
効果的にコミュニケーションを取るためには、自分自身のコミュニケーション能力に自信を持つことが重要です。
話すときは背筋を伸ばして座るか立ち、笑顔で、腕を組まないようにしましょう。
11. 休憩時間を使ってチームメンバーと親睦を深める
コーヒーブレイクやランチタイムは、チームメンバーと親睦を深める良い機会です。
この時間帯は、従業員が互いに形式ばらない会話をすることができます。
仕事のことなど、さまざまなテーマについて意見交換をすることができます。
12. チームビルディング活動を行う
チームビルディング活動は、参加者同士が互いをよりよく理解するのに役立ちます。
また、チームメンバーがチームとより効果的にコミュニケーションを取る方法を学ぶのにも役立ちます。
13. 従業員への感謝の気持ちを伝える
従業員や同僚の仕事への努力に感謝の気持ちを伝えましょう。
感謝の気持ちを伝えることは、職場の士気を高めるための良い方法です。チームメンバーは、会社にとって個人としても、職業人としても重要であると感じられるようになります。
彼らの仕事に感謝し、彼らのアイデアを評価し、会社のために何か特別なことをしてくれたときは感謝の気持ちを伝えましょう。
従業員は、会社のためにより一層努力し、同僚にも同じように行動するよう促すことでしょう。
14. コミュニケーションアプリに投資する
長々と続くメールスレッドを追跡することは、従業員にとってもクライアントにとっても非常に時間と手間がかかります。
コミュニケーションアプリは、チームコラボレーションを大幅に簡素化します。従業員は、場所に関係なく、プロジェクトを期限内に達成するために協力することができます。
従業員は一日中メッセージを交換することができるので、誰もが何を達成する必要があるのか分からなくなることはありません。
ユーザーは必要なときに助けを求め、グループにステップが完了したことを通知し、他のユーザーが作業できるようにファイルを添付することができます。
すべてが同じ場所に保存され、すべてのチームメンバーはプロジェクトの状況をリアルタイムで把握することができます。
15. 透明性とオープンさを促進する
職場の良好なコミュニケーションには、透明性とオープン性が不可欠です。
これらの特徴は、従業員間の率直な会話への道を開きます。
チームメンバーが助けや説明を求めることができ、問題があれば話し合い、互いを信頼することができれば、仕事への意欲が高まります。
16. チームとの定期的なチェックインを優先する
管理職は、チームメンバーとの定期的な会話をスケジュールすることで、チームメンバーとの関係を築く必要があります。
これはオンラインで行うことができ、個別チャットとチーム全体でのディスカッションの両方を含めることができます。
個別会話では、管理職と従業員は、チームメンバーが抱えている問題について話し合うことができます。
グループディスカッションでは、チームは成功戦略、現在のプロジェクト、今後のプロジェクト、その他チームにとって重要と感じられることについて話し合うことができます。
17. 互いの意見を尊重する
チームメンバーは、意見が合わない場合でも、互いの意見を尊重することが重要です。会社には、さまざまなバックグラウンドを持つ人々が集まり、さまざまな人生経験を積んでいます。
誰もがすべての問題について常に意見が一致するということはあり得ません。
個々のメンバーが必ずしも同じ考えを持っていない場合でも、チームとして効果的に機能することは可能です。
18. コミュニケーションにおいては共感を意識する
共感的なコミュニケーションとは、相手が望むように接する方法です。
そのためには、常に相手の考えや気持ちに意識を向ける必要があります。
19. 模範を示す
管理職や経営者は、優れたコミュニケーション戦略を身につけて、それを継続的に使用する必要があります。
そうして初めて、従業員もそれに倣うようになります。
20. Offer formal communications training to employees
効果的にコミュニケーションを取ることは、教えることができるスキルです。
形式的な研修に参加する従業員は、話し方が下手だから参加するわけではありません。彼らは、この特定の分野における専門的なスキルを向上させるために研修に参加します。
これは、営業担当者がより多くの取引を成立させる方法を学ぶためにコースに参加するのと同じです。コミュニケーション能力を向上させた従業員は、より良いキャリアチャンスを得ることができます。
コースの内容としては、会話スキル、プレゼンテーションスキル、ビジネスライティングなどがあります。
また、コミュニケーションの観点からマネジメントスキル研修を受けることもできます。従業員は研修を修了することで、自分を表現し、他のチームメンバーと協力する能力が向上しているはずです。
