企業が導入すべき20の社内コミュニケーションツール

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、組織の明確なストーリーを伝えるための方法です。

社員一人ひとりの声を大切にし、オープンで透明性のあるやり取りが求められます。多くの企業は、この目標達成を支援する社内コミュニケーションツールを活用しています。

社内コミュニケーションのメリット

社内コミュニケーションと従業員のエンゲージメントは密接に関係しています。多くの場合、企業はこの2つの重要性を十分に理解していません。

社員が大切され、認められていると感じられる良好な会社文化は、優秀な人材を引き寄せ、チームメンバーの満足度と生産性を向上させる上で重要な要素となります。

社内コミュニケーションの種類

現代の従業員が利用できるコミュニケーションツールにはどのようなものがあるのでしょうか？ 効果的な社内コミュニケーションを実現する方法はいくつかあります。

• 経営層 - 会社の方針や戦略の変更、業績報告、社員の個人業績やキャリアの節目など、様々な情報を社員に共有する必要があります。
• リソース資料 - 会社には従うべきポリシーや手順があります。ナレッジベースとして、社員や管理者がいつでもアクセスできるように一元管理することが不可欠です。
• プロジェクトコラボレーション - プロジェクト遂行にあたって、社員はタスクについて話し合い、進捗状況を把握するための手段が必要です。単なる進捗報告だけでは不十分です。
• 非公式の情報共有 - 社員同士は気軽に質問し合い、仕事面だけでなく人間関係においても相互サポートできる環境が必要です。このような非公式なコミュニケーションは、従業員エンゲージメントを高め、ビジネス成果を向上させる上で重要です。
   

効果的な社内コミュニケーションを構築するには

T効果的な社内コミュニケーションを実現するためには、社員間のコミュニケーションを奨励・改善する計画を策定する必要があります。この施策を成功させるために、企業が導入すべき効果的なコミュニケーションツールがいくつかあります。

以下は、社員にとって効果的と思われる社内コミュニケーションツールをまとめたリストです。

社内コミュニケーションプラットフォームを検討する際には、以下の機能が備わっているかどうかを確認してください。

1. イントラネット

イントラネットは社内コミュニケーションにおいて最も重要なツールのひとつです。大勢の社員間でナレッジ共有を行うために利用されます。チームや部署は、関連するドキュメント、記事、グラフなどを社内イントラネット上で共有できます。

イントラネットの大きな利点の一つは、複数の拠点にいる社員全員をつなぐことができることです。イントラネットを利用すれば、サテライトオフィスやリモートワークの社員も簡単に会社のニュースやイベント情報を入手できます。
 

2. モバイルイントラネットアプリ

昨今では、リモートワークや出張勤務が当たり前になりつつあります。在宅勤務者や営業など、すべての社員が常に繋がっていることが求められます。

社員が会社の情報に常にアクセスできるようにするには、モバイルイントラネットアプリを導入することが効果的です。これにより、社員はスマートフォン、タブレット、デスクトップコンピュータなど、どのデバイスを使っていても情報を取得することができます。

特に、フロントラインワーカーにとっては重要なツールです。営業担当者などは、顧客情報、店舗所在地、購入履歴などの情報にいつでもアクセスでき、リアルタイムのアップデートを受け取ることで、より適切な判断を下し、より良い顧客サービスを提供することができます。
 

3. 社内報

社内報は、最新のニュースや価値あるコンテンツを盛り込んだデジタル形式で社員に共有することができます。

ニュースレターは社内コミュニケーション担当者が様々な情報やアップデートを盛り込めるため、最も一般的に利用されている社内コミュニケーションツールの一つです。

ただし、人々は長い文章を読む時間がないことも考慮に入れる必要があります。

社内報に写真、グラフ、動画などを盛り込むことで、より魅力的で記憶に残るものにすることができます。

また、ニュースレターを利用して、社員の業績やチームプロジェクトの成功事例を紹介することもできます。

現代のテクノロジーを活用すれば、電子メールや社内イントラネット掲示板を通じて、デスクトップとモバイルデバイスの両方で簡単にニュースレターを共有することができます。
 

4. 従業員調査

社員が会社のポリシーや新しい研修方法についてどう考えているかを知るにはどうすればよいでしょうか？ 答えは簡単です、直接聞いてみればいいのです。

しかし、社員が自由に意見を言いやすい環境を作るにはどうすればよいでしょうか？ 小さなことから始めてみましょう。

定期的な匿名の社内調査を実施してみてください。オンラインツールを利用すれば、社員は気兼ねなく意見を表明することができ、企業にとっても非常に効果的なフィードバック管理ツールになります。

収集された結果は、課題の特定、改善プロセスの導入、あるいは社員が現状に満足していることを確認するのに役立てることができます。

5. コラボレーションツール

オンラインコラボレーションツールは日を追うごとに進化しており、社員同士の繋がりや情報交換を促進するだけでなく、より社交的な方法で業務を連携させることができます。

コラボレーションツールは、チームワークをより効率的にし、異なる部署やタイムゾーンにいるチーム同士を結びつけ、共通の目標達成に向けて協力することを可能にする強力なツールです。

また、小規模なグループや大規模なグループがタスクの進捗状況を把握し、目標達成のために円滑な同期を図る際にも非常に役立ちます。

6. 従業員アドボカシーツール

社員アドボカシーツールを導入することで、社員はオンライン上のアンバサダーとなり、ブランドの提唱者となることができます。

これは、社員が企業メッセージを伝えることに信頼を置いていること、そして社員がソーシャルメディア上で企業のポジティブなイメージを発信することを示しています。

社員アドボカシーはあくまでも自主的な参加であり、経営陣が社員の発信内容をコントロールすることはできません。

しかし、社内アドボカシーツールを利用することで、企業は社員に指針やガイドラインを提供することができます。

7. インスタントメッセージツール

インスタントメッセージツールは、あらゆるレベルの社員にとって便利なツールです。チームメンバー間で質問や確認事項をやり取りしたり、会議の日程調整をしたり、不明点を解消したりするのに役立ちます。

特に、リモートワークをしているチームメンバーにとっては、非常に有効なツールです。ちょっとした質問のために電話をかけるのは現実的ではない場合もありますが、インスタントメッセージであれば、素早く情報交換を行うことができます。

8. コミュニティチャンネル

特定の分野に精通した社員が社内にいる場合、その知識を共有する場を提供することで、社員の能力を最大限に発揮することができます。

コミュニティチャンネルは、社員が専門分野に関する最新情報を議論するためのプラットフォームを提供する社内コミュニケーションツールの例です。

コミュニティチャンネルは、業務内容に基づいて設置することもできます。

チームメンバーは、経験豊富なメンバーから問題解決に関するアドバイスを受けることができ、ベテラン社員は若い社員と協力することで新しい視点を得ることができます。
 

9. ニュースセンター

社員は、長々とメールスレッドを読んだり、グループチャットを遡ったりして、会社の最新情報を把握する必要はありません。

ニュースセンターを導入することで、企業は社員に常に最新情報を提供することができます。ニュースセンターには、会社からの最新情報、プレスリリース、業界ニュースなどを掲載することができます。

また、アセットの更新情報、ブログ記事、ソーシャルメディアの活動、進行中のプロジェクトなど、会社に関するあらゆる情報を掲載することができます。

10. リーダーシップセンターまたはブログ

企業のCEOは、社員から遠い存在であってはいけません。CEOが社員と交流し、直接フィードバックを受けられるように、社内エグゼクティブブログを設置しましょう。

これは、経営層が社員と社内ニュースを共有し、社員からのフィードバックを受け取るためのトップダウン型の社内コミュニケーションツールです。

場合によっては、CEOの考えを社外に発信するために、ブログ記事をRSSフィードで配信することもできます。

11. 社員表彰センター

社員表彰センターは、社内コミュニケーション戦略の重要な要素です。

社員表彰プログラムや報酬プログラムをバーチャルに紹介する場です。

また、「同僚を知る」という記事を掲載したり、「同僚をどれだけ知っているか」というゲームを開催したりする場としても活用できます。

さらに、社内のグループ活動を紹介したり、昇進、退職、退職などを発表したりする場としても利用できます。

12. 求人掲示板

かつては、会社の求人情報は物理的な掲示板に掲載されていました。興味のある候補者は掲示板を閲覧し、人事部に連絡して応募していました。

現代の社内コミュニケーションソフトウェアでは、現在の社員がグローバルな求人情報を素早く簡単に検索することができます。

また、社員は自分のネットワークやソーシャルメディアで求人情報を共有することができ、空いているポジションをより早く埋めることができます。
 

13. オンボーディングセンター

どんなに自信のある新入社員でも新しい仕事を始めるのは不安なものです。オンボーディングセンターは、新入社員が会社や業務にスムーズに慣れるための明確な手順を提供します。

これは、新入社員が初日から会社のプロセスに積極的に参加できるようにするための重要な社内コミュニケーションツールです。

オンボーディングセンターは、新入社員がチームに貢献できるよう、論理的な手順を踏んでサポートします。

14. ビデオセンター

ビデオコンテンツは、あらゆるビジネスにとって強力なコミュニケーションツールです。

コラボレーションスペースや社内イントラネットに仮想ライブラリを作成することで、効果的な知識共有を長期間にわたって実現することができます。

製品デモンストレーション、全体会議、トレーニング、その他の社内イベントをストリーミング配信し、すべての社員が自由にアクセスできる録画を残しておくことができます。

このメディアは、より強い企業文化を構築するのにも役立ちます。

経営層や役員は、短編動画でポリシーや目標を発表し、全社員に共有することができます。

イントラネットプラットフォーム内に専用の場所を設け、これらの動画を共有し、経営層と社員の直接的な交流を促進することで、より透明性の高いコラボレーションとコミュニケーションを実現することができます。
 

15. 従業員エクスペリエンスツール

最高のコミュニケーションツールは、会社のニーズと社員のニーズに合わせてカスタマイズできるものです。

例えば、社員が会社のパソコンにログインすると、今日のスケジュール、仕事用のメール、最近使ったドキュメントやアプリなどが目立つように表示されるようにしたい場合があります。

社員は、ビジネスアプリを画面に表示できる必要があります。また、メール、ブログ記事、記事など、さまざまなメディアを検索できるグローバル検索機能も必要です。

16. 多言語ツール

グローバル企業で事業を展開している場合、社員が異なる言語を話していることは当然であり、公式なグローバル言語が存在しない場合もあります。

多言語ツールを使用することで、すべてのコンテンツをさまざまな言語に翻訳し、社員が日々の業務活動に積極的に参加できるようにすることができます。

従業員コミュニケーションツールにローカライズ機能を提供することで、チームコラボレーションを強化し、社員が最も快適に感じる言語でドキュメントを読んだり、やり取りしたりできるようにします。

社員はその努力に感謝し、文化的利点に加えて、すべての支社で離職率の低下につながります。

17. ブランデッドツール

社内コミュニケーションソフトウェアを会社のブランドに合わせてカスタマイズすることは重要でしょうか？ 

社員が毎日ログインするプラットフォームに独自のデザインと個性を盛り込むことは、社員のエンゲージメントを高め、プラットフォーム内での交流を促進する上で重要です。

18. コンテンツ承認ワークフロー

インターネットの利点の一つは、組織内の誰もが声を上げられることです。しかし、社員が会社を代表して情報を発信する場合、コミュニケーションを共有する前に、検証やコンテンツ承認プロセスを設けたいと考えるのは当然です。

さまざまな貢献者グループを定義し、必要なアクセス権を付与することができます。一般的な方法は、すべての出版物にアクセスできるグローバルコンテンツ管理者を割り当て、共有情報の妥当性を確保することです。

19. フォローと通知

大企業で働いている場合、特定の同僚や別の部署の最新情報を常に把握したい場合は、そのプロフィールや仕事仲間をフォローしたり、その活動に関するプッシュ通知を設定したりすることができます。

このようにすることで、自分にとって最も関連性の高い情報だけを受け取ることができる、自分だけのパーソナライズされたプラットフォームを作ることができます。独自の社内ネットワークを構築し、情報の流れをコントロールすることができます。

同僚をフォローすることで、同僚の業績を把握し、ピアtoピアの認識を高めることができます。同僚の努力を認め、励ましのメッセージを送ることを忘れないでください。同僚や経営層から評価されることは誰にとっても大きな意味を持つものです。
 

20. 分析

社内コミュニケーションの投資収益率を測定するのは難しい場合があります。どの社内戦略が最も効果的かを判断するには、結果を測定する必要があります。

クラウドベースのコミュニケーションプラットフォームは、ソフトウェアのパフォーマンスと導入状況に関する定期的なアップグレードを提供することが多いため、これらのデータを活用して成長を促進し、社員が導入された社内コミュニケーションツールとの関わりを深めることができます。

まとめ

社内コミュニケーションは、組織の成功に不可欠な要素です。

効果的な社内コミュニケーションツールを導入することで、社員間の情報共有、コラボレーション、エンゲージメントを促進することができます。

上記の20のツールは、会社が導入を検討すべき社内コミュニケーションツールのほんの一例です。最適なツールは、会社の規模、業種、ニーズによって異なります。