イントラネットエンゲージメントを向上させる方法：アイデア、戦略、ツールを紹介

最新のイントラネットは従業員エンゲージメントにどのように役立つの？

基本的なことですが、イントラネットは企業内や組織内に存在するネットワークのことです。

イントラネットがあれば、従業員は仕事に必要な情報にアクセスできます。最新のイントラネットには、さまざまな機能をサポートする次のような能力があります。

• 社内アプリケーションへのパーソナライズされたアクセスを誘導する
• 社内コミュニティの構築と参加
• 重要な更新情報や方針、ニュースの共有
• 研修と教育に関する資料の検索
• 人事規則と手続きへのアクセス
• 従業員の表彰と定着率向上の取り組みの拡大
• 保護された企業知識の共有と管理
• 認知、協働、エンゲージメント、生産性を高める製品とのつながり
• インスタントメッセージとチャットによるコミュニケーション
   

イントラネットを使った従業員エンゲージメントの向上

LumAppsのような社内イントラネットは、従業員が職場で必要なものとつながるために使われます。

イントラネットは、組織全体で知識共有するための入口になるのです。以下はそのような例です。

— リーダーは全社に向けて最新情報を共有できます。また、アンケートを作成したり、従業員からのフィードバックを求めたりすることも可能です。さらに、従業員は質問や気になる点がある場合、リーダーに直接連絡することもできます。

— イントラネットは従業員の情報源としても最適です。全従業員が文書やビデオファイルを見つけやすくするためには、使いやすくて賢い検索機能を備えている必要があります。

— イントラネットは、リアルタイムの社内アップデートや同僚を評価する機能により、職場文化をサポートできます。また、チームは自分の仕事の成果に関するニュース記事を共有することもできます。

こうした取り組みは、従業員同士が知り合い、縦割りを打破するのに役立ちます。つまりイントラネットは、従業員間の帰属意識を育てることができるのです。

仕事に必要な情報やサポートが得られないまま置き去りにされていると、従業員が感じることがないようにしましょう。

イントラネットで従業員をエンゲージさせる方法

1. ユーザーエクスペリエンスを重視する

社内イントラネットは、必要に応じてさまざまなアプリをカスタマイズできます。

設定方法は多岐にわたるため、選択肢が多すぎるとイントラネットソリューション自体が問題になってしまう可能性があることに注意が必要です。

イントラネットを使う従業員が、気が散ることなく、このテクノロジーを自分の仕事に取り入れられるようにしなければなりません。

イントラネットを使いにくいと感じると、彼らは利用しなくなります。

その点、シンプルなイントラネットデザインは、ユーザーエクスペリエンスを向上させるうえで大きな役割を果たします。

2. クラウドベースのイントラネットポータルを選ぶ

従業員のイントラネットエンゲージメントを高めることが目標であれば、すべての従業員が同じようにプラットフォームを利用できる機会を確保することが重要です。

現在、多くの企業がリモートワーカーをチームの一員として雇用しています。

モバイルイントラネットアプリを導入すると、従業員同士が離れた場所にいても、簡単に連絡を取ることができます。

彼らはほかの従業員と同じように、企業ニュースや情報、ドキュメントにアクセスでき、距離や最新のセキュリティ認証ツールによるタイムラグが生じることもありません。
 

3. 従業員名簿を備える

従業員名簿は、退屈で味気のないオンラインドキュメントでなくていいのです。

従業員エンゲージメントの向上に役立つ名簿を作成するために、多くの企業では次のような詳細情報を含めるようにしています。

• 読んだ人を感化するような引用句
• 簡単な経歴
• 趣味や関心のあること
• お気に入りのバンドや音楽のジャンル
• お気に入りのテレビ番組や映画
• 入社日
   

こうした詳細情報を掲載すれば、どんな従業員でも人間味あふれた存在として見せることができ、チームメンバーや他部署の従業員に対して話しやすい雰囲気を醸し出せます。

4. 交流のあるイントラネットにする

イントラネットエンゲージメントを高める優れたアイデアとしては、社内イントラネットのコミュニティ内へのコンテンツ投稿を従業員に奨励することが挙げられます。

従業員は、イントラネット内でブログ記事を書いたり、動画を投稿したり、写真を共有したりできます。

そしてほかの従業員は、社内イントラネット内もしくはソーシャルメディアWebサイトで「いいね」や「シェア」ができます。

コンテンツのシェア回数が増えるにつれて、イントラネットやソーシャルメディアでより注目されるようになります。

そしてコンテンツを見る人が増えれば増えるほど（従業員とその他の人たち）、その人たちがコンテンツに関する議論に加わる可能性が高くなります。

5. 関連性の高いドキュメントを見つけやすくする

従業員のイントラネットエンゲージメントを高めるためには、彼らがイントラネットにアクセスする理由を作ってあげなければいけません。

新規採用者の教育に関するドキュメント、技術マニュアル、マーケティング資料、福利厚生に関する情報などを従業員が必要としている場合は、イントラネットにアクセスするよう指示してください。

そうすれば、イントラネット上なら最新のドキュメントが見つかるということがわかってもらえるでしょう。

6. 新しく入った従業員にイントラネットツールをすぐ使い始めるよう指示する

イントラネットエンゲージメントを高めることが目標であれば、新しく入った従業員が社内イントラネットの利用をただちに開始することで、その後の勤務期間全体の流れを決定できます。

彼らはイントラネットを使い、人事や福利厚生のフォーム、研修マニュアル、関連ドキュメントなどを確認できます。

イントラネットは、自分のワークグループや現在取り組んでいるプロジェクト、そして新しい役職で期待されていることに関連する情報にアクセスできる場所なのです。

7. 新しく入った従業員にイントラネットメンターを割り当てる

彼らは、質問や気になることがある場合にチャットで相談できる人がいることがわかっていると、より安心できます。

このステップを踏むことで、彼らは自分が所属するワークグループの一員であり、チームの貴重な一員であると、最初から感じることができるのです。

8. 社内ニュースはイントラネットから入手するよう従業員に促す

イントラネットのニュースフィードは、従業員それぞれに合わせた情報を、一日を通して迅速に配信するのに役立つ機能です。

これには、トップダウンの発表だけでなく、進行中のプロジェクトや求人、研修セッションなどに関するニュースも含まれます。

ニュースフィードのコメント欄で、従業員からの質問を確認することもできます。

9. イントラネット上で業界情報を共有することを奨励する

どんな業界も常に変化し、成長しています。そのため、一人ですべての変化を把握することは不可能です。

従業員が複数で、オンラインやその他の場所で見つけた記事やレポートへのリンクを共有し、投稿をランク付けするためのソーシャル機能を使用すれば、仕事ははるかに簡単になります。

チームメンバーは、読んだり聞いたりした内容についてコメントを残すことも可能です。

これが、現在の業界イベントや業界の将来について、従業員が活発で生産的な議論をすることにつながる可能性があります。

10. イントラネットを迅速な対応ツールとして使用する

企業にとって最大の資産は人材です。彼らはスキルと能力、つまり才能を発揮するために雇われています。

迅速な対応が必要とされる状況が発生した場合、助けてくれる人材はたくさんいます。

イントラネットを使えば、さまざまなワークグループに対してアイデアや具体的なサポートを迅速に呼びかけたり、既存の社内知識をトピック上で検索したりすることが簡単になります。

11. 社内イントラネットに参加するよう経営陣に促す

経営陣は組織全体の規範を定めます。

そのため経営陣や管理職こそが、このイントラネットという社内コミュニケーション方法を行っている姿を見せなければなりません。

経営陣がイントラネットを積極的に使い、定期的にコミュニケーションをとっている様子を見れば、従業員もそうする可能性が高くなります。

12. コンテンツ共有のために社内ブランドアンバサダーを定める

周囲から尊敬されている従業員を見つけ、彼らが社内イントラネットとそれに関連する目標を理解しているかどうか確認してください。

多様な視点をもたらせる従業員をさまざまな部署から選び、社内およびソーシャルメディアWebサイトで自分の部署のコンテンツを共有するよう依頼することで、社内エンゲージメント活動を強化できます。

13. イントラネット上に井戸端会議スペースを設ける

従業員は給料をもらって仕事をしているとはいえ、絆を深めるための楽しみがなくていいわけではありません。

イントラネットをセットアップする際には、特定の仕事とは関連のないトピック専用のエリアやスレッドも含めてください。

井戸端会議スペースは、チャットルームまたはソーシャル交流用のフォーラムという形で設けましょう。

従業員同士が個人的なつながりを築くには時間がかかるかもしれません。

しかしこの取り組みは、従業員エクスペリエンスを向上させ、彼らにデジタルワークプレイスと個人的にもつながっていると感じてもらえるため、やってみる価値があります。

14. イントラネットプラットフォームを従業員がどのように使っているか把握する

従業員がイントラネットアプリをどの程度（どのくらいの頻度で）利用しているか把握するために、分析ツールを活用してエンゲージメントとユーザーエクスペリエンスを追跡します。

たとえば、プラットフォームに投稿されたコンテンツのなかで、最も閲覧数の多いものを分析することで、従業員がどのトピックや問題に最も関心があるのか判断できます。

このデータは、チームメンバーの集団的な意識が何に向けられているのかを把握するのに役立ちます。

15. アンケートや調査を実施し、イントラネットエンゲージメントをチェックする

多くの場合、従業員の仕事へのエンゲージメントを判断する最も良い方法は、彼らに聞いてみることです。

従業員に対し、その調査が従業員エクスペリエンスの向上に役立てられるものだということを伝えて安心させてあげると、彼らの参加を促せます。
 

イントラネットエンゲージメントを測定するためのいくつかのヒント

ここでは、社内イントラネットにおける従業員エンゲージメントを測定する方法を紹介します。

— 利用状況

従業員がイントラネットを使用しているかどうか確認しても、仕事にエンゲージメントしているかどうか、完全にわかるわけではありません。

しかし、利用状況を確認することは良い出発点であり、多くの場合、利用状況は満足度を測る指標として適切なものとされています。

ソーシャル共有、コミュニティ参加、費やした時間などにまつわるその他の指標は、社内コミュニケーションイニシアチブを向上させるのに役立ちます。

— フィードバック

分析ツールで見逃しがちなのが、数値としては表れない従業員からのコメントです。

多くの場合、このコメントは利用状況の数値と同じくらいの価値があります。

自由にフィードバックできると従業員は詳しく書いてくれるため、調査やコンテンツのコメントは集める価値があるのです。