イントラネット と エクストラネットの違いを事例付きで紹介
イントラネットとエクストラネットの違いとは？
イントラネットとは、社員がコミュニケーションやコラボレーションを行うために使用するプライベートネットワークです。
社員はイントラネットを利用してコンテンツの作成、業務の遂行、企業文化への参画を行うことができます。
エクストラネットもプライベートネットワークですが、イントラネットとは異なり、認可された外部ユーザー (サプライヤーやパートナーなど) がアクセスできるようになっています。
イントラネットとエクストラネットの類似点
どちらも、組織内でのドキュメント (特に大容量ファイル)、カレンダー、プロジェクトを一つの場所で共有することができます。
また、イントラネットとエクストラネットは、顧客、パートナー、社内社員、リモートワーカーのコラボレーションを容易にします。
イントラネットとエクストラネットの相違点
イントラネットは通常、クラウドベースのポータル経由でアクセスされます。
管理者は、社員にログイン、パスワード、権限を割り当てます。アクセス権限が付与されると、社員は同僚、上司、幹部とコミュニケーションを取ることができ、また、自分の権限範囲内のフォーム、ドキュメント、社内マニュアルにアクセスできます。
エクストラネットは、認可されたユーザーがセキュアなウェブベースのログインを通してアクセスします。
これにより、顧客、ベンダー、サプライヤーは企業の社員とコミュニケーションを取ることができます。エクストラネットでは、これらの認可されたユーザーは、限定されたアクセス権限で企業のドキュメントやファイルにアクセスできます。
例えば、サプライヤーは、自社の請求書にアクセスしたり、製造業と製品情報を安全に共有することができます。
また、サプライヤーは、企業のカスタマーサービス担当者や経理スタッフともやり取りをすることができます。
イントラネットとは？
イントラネットは、企業内のプライベートコミュニケーションネットワークとして機能します。
社員向けのプライベートなウェブサイトであり、企業ニュース、情報、ドキュメント、業務遂行に不可欠なビジネスプロセスツールが揃っています。
イントラネットは、クラウドベースでも、オンプレミス、もしくはオフサイトサーバーにホストすることもできます。
最初のイントラネットが使用され始めたのは1990年代のことです。当時、企業は、新しく作成されたワールドワイドウェブと同じような技術を社内用に導入し、内部コミュニケーションとコラボレーションを改善できることに気づきました。
当時の企業は、まだ紙の記録に頼っていました。電子ファイルを使っていたとしても、社員にとって使いにくいものでした。
イントラネットの登場により、社員は必要な情報を見つけやすくなりました。初期の検索エンジンを使って初めて、ファイルを見つけることができるようになったのです。
ITサポートチケットのようなリソースを追加した企業もありました。
しかし、時が経つにつれて、イントラネットは発展するテクノロジーに追いつくことができませんでした。
構築と維持が難しくなり、多くのイントラネットは、貴重な内部コミュニケーションや従業員エンゲージメントツールではなく、単なるオンラインのファイルキャビネットとして認識されるようになってしまいました。
しかし、現在はテクノロジーが追いつき、最新のイントラネットは、あらゆる規模のデジタルワークプレイスにとって価値ある多くのメリットを提供しています。
イントラネットのメリットとは？
イントラネットは企業に様々な利点をもたらします。以下はその例です。
1. 従業員の生産性向上
イントラネットのナレッジ共有とコラボレーションツール スイートを利用すると、従業員はより簡単かつ便利にタスクを遂行できます。
「どうすれば」物事を完了できるのかを探すのに費やす時間が減り、生産的な作業に費やす時間が増えます。
2. 透明性のある企業文化の構築
従業員が職場で快適に感じることがこれまで以上に重要になっています。
社員が自分の考えや意見を共有できるようになると、同僚や上司との関係が良好になり、よりポジティブになります。
その結果、従業員の貢献度が高まり、勤続年数も伸びるのです。
3. 新入社員のオンボーディングを効率化
新入社員向けのフォームやオンボーディング資料は、イントラネットを通じて新チームメンバーにわかりやすく提供することができます。
デジタル上で管理された資料は、完了後、自動的に人事部に転送することができます。
4. 複数の拠点に分散する企業を繋ぐ
イントラネットは、企業の中核となるハブです。在宅勤務者、サテライトオフィス勤務者、自宅勤務者、外出先勤務者など、あらゆる場所で働く従業員を繋ぎます。
従業員がどこにいようと、イントラネットは従業員と会社を繋ぎます。
5. 従業員が情報を素早く見つけられる
グローバルな検索機能により、イントラネットを使って情報を素早く簡単に見つけることができます。
従業員は、イントラネットプラットフォームを使って、イントラネット上のコンテンツや、Office 365アプリケーションやGoogle Workspaceドキュメントなどの他のプラットフォームを検索することができます。
これにより、複数のタブを開いたり、複数のアプリを開いて何かを検索する必要がなくなり、イントラネットが情報の中心的なツールとなります。
イントラネットの活用事例
イントラネットには、以下のような様々なビジネスユースケースがあります。
1. 求人掲示板
企業内の求人情報を、専用の求人掲示板や従業員のソーシャルアドボカシー機能を通じて従業員に知らせることができます。
現在の従業員に、これらの情報を友人、家族、個人のソーシャルネットワークで共有してもらい、求人を迅速に埋めるよう促しましょう。
2. 従業員表彰制度
従業員の節目や功績を祝い、祝福することは重要です。企業のソーシャルイントラネットは、それを実現するための理想的な方法です。
期待以上の成果を挙げた従業員は、その努力を認められます。
3. ビデオセンター
従業員が、社内のすべてのビデオに一箇所からアクセスできるようにしましょう。トレーニング資料、マーケティングツール、オンボーディングリソースなど、様々なものを検索することができます。
イントラネットは、社内でホストされているビデオコンテンツへのアクセスを提供し、外部ビデオコンテンツへのリンクも掲載します。
4. 実践コミュニティ
特定の関心分野を中心に、専門的なコミュニティを作りましょう。
専門知識を持つ従業員が、コンテンツの作成、分析の提供、仕事の共有を通じて知識を共有できるようにします。
5. タウンホールミーティング
タウンホールミーティングは、従業員が会社のニュースや最新情報を聞ける場を提供します。
従業員は、リアルタイムのチャットを通じて質問をしたり、フィードバックを提供することができます。
イントラネットの導入事例
以下は、イントラネットの導入事例です。
1. Randstad France：人事サービス
Randstad（ランスタッド）は、人事サービス業界における世界的なリーダー企業です。38拠点に38,000人以上の従業員を擁しています。
2016年、ランスタッドはLumAppsと協力して、4,800人の従業員を繋ぐイントラネットを構築しました。
コンテンツは、各従業員の所属する事業グループに基づいて、完全にパーソナライズされています。従業員は、カレンダー、ニュース、天気予報、RSSフィードウィジェットなどを配置できる、自分だけのダッシュボードを持っています。
2. Imerys：鉱業事業
Imerys（イメリリス）は、鉱業業界をリードする企業です。
250拠点に16,000人以上の従業員を擁しています。同社の事業内容は、採石場、鉱山、加工工場、オフィス、技術センターなどです。
イメリリスはLumAppsと協力して、世界中の従業員を繋ぐイントラネットを構築しました。
イントラネットプラットフォームはGoogle Workspaceと完全に統合されており、企業コンテンツ、ニュース、ビジネスコミュニティ、ソーシャルディスカッションへのアクセスを提供します。
3. Schnuck Markets: スーパーマーケットチェーン
Schnuck Markets（シュヌーク・マーケッツ）は、米ミズーリ州セントルイスに拠点を置くスーパーマーケットチェーンです。
この家族経営の企業は、米国全土に113店舗に14,000人以上の従業員を擁しています。シュヌークとLumAppsは協力して、Googleテクノロジーを統合したイントラネットを開発しました。
これには、集中型ホームページ、店舗ページ、エグゼクティブコーナー、スポットライト記事などが含まれていました。小売チェーンにとって、モバイルアクセスは不可欠でした。
イントラネットは、店舗従業員がモバイルデバイスからアクセスすることができます。
エクストラネットとは？
エクストラネットは、プライベートネットワークです。ビジネスパートナー、サプライヤー、その他の認可された外部ユーザーがコミュニケーションを取るために使用されます。
エクストラネットは、企業外部の指定されたユーザーがアクセスできます。複数の組織で共有することもできます。
例えば、企業がベンダーに製品や請求に関する目的で企業のエクストラネットへのアクセスを許可する場合などです。
エクストラネットは、企業間 (B2B) の業務に使用されます。大量のデータをビジネスパートナー間で交換するのに最適です。
エクストラネットは、企業の製品やサービスに関する問題を監視し、対応するためにも使用できます。
エクストラネットのメリットとは？
エクストラネットは、以下のような様々なメリットを提供します。
1. コミュニケーションエラーの削減
エクストラネットにより、企業は特定のグループに特定の情報へのアクセス権を与えることができます。
誰もが同じ情報にアクセスできるため、コミュニケーションエラーの可能性が低くなります。
2. 効率的な情報共有
エクストラネットは、特に時間的な制約がある場合、重要な関係者に情報へのアクセスを提供します。
迅速に伝えられるべき情報とは価格表、特別割引、フラッシュセール、緊急注文などです。
3. 顧客ロイヤルティの向上
エクストラネットにより、顧客は注文履歴を確認したり、製品情報を入手したり、カスタマーサービス担当者と連絡を取ることができます。
顧客は、必要な情報を見つけるためにシステムにログインしたり、問題について優先的に対応してもらえます。
4. ドキュメントのセキュリティ
エクストラネットにアップロードされたドキュメントや情報は安全に保たれます。許可と資格を持つユーザーのみがアクセスできるからです。
ドキュメントのすべてのバージョンは一箇所に保存され、すぐに見つけることができます。
5. セットアップが簡単
最新のエクストラネットは、企業のIT部門の助けをほとんど必要とせずにセットアップできます。
これらのエクストラネットは、一般的にクラウドベースで、ユーザーフレンドリーです。
エクストラネットの活用事例
企業がベンダー、サプライヤー、パートナーなどにエクストラネットへのアクセスを許可し、ユーザーが様々な方法で利用することができます。
1. 顧客が注文履歴にアクセス
小売業の場合、顧客が自分の注文履歴にアクセスし、過去の注文内容、注文頻度、注文数量などを確認することができます。
注文金額を会計記録と照合することもできます。
2. 価格改定を即座に通知
顧客は、価格改定に驚かされたくありません。価格を上げなければならない場合は、すぐに顧客に知らせる必要があります。
新しい価格表は、関係者がすぐにアクセスできるエクストラネットにアップロードすることができます。
3. 製品をより早く市場に出す
エクストラネットは、サプライヤーが仕様や提案を簡単に確認できるようにすることで、製造業者が製品をより早く市場に出すのに役立ちます。
顧客やパートナーは、プロジェクトの最新情報をリアルタイムで確認することができます。
4. 流通業者との明確なコミュニケーション
企業のマーケティング部門や商品部は、エクストラネットを利用して、新しい価格体系、商品情報などを流通業者に更新することができます。
エクストラネットは、情報を迅速かつ効率的に流通業者に伝えます。
5. 協会が会員にニュースや最新情報を共有
一部の専門家協会には、数千人の会員がいることもあるでしょう。大量のメールは、コミュニケーション手段として実用的ではありません。
エクストラネットの投稿は、協会がニュースや情報を共有したい場合に効果的です。
エクストラネットの例
以下は、エクストラネットが効果的に活用されている例です。
1. 製造業
顧客のエクストラネットにアクセスできるサプライヤーは、そのアクセスを利用して製品を追跡することができます。
顧客が新しい注文を出す準備ができているかどうかを判断し、過去の注文を追跡し、供給中断が発生しないように在庫を適切に管理することができます。
2. 物流・配送
サプライヤーとベンダーは、エクストラネットにドキュメントをアップロードして、企業の経理部門で処理することができます。
エクストラネットは、必要に応じて、過去の請求書や注文書に関連する資料のコピーを提供することができます。
3. 医療
エクストラネットは、異なる診療科や医療従事者が、最終的には患者のケアを向上させることを目的として、ベストプラクティスを共有できるようにします。
研究結果、画像、図面、書面による意見など、医療現場での資料共有に利用できます。
Summary
イントラネットは企業内で運用されるプライベートネットワークであり、従業員が業務を遂行するために必要なツールやドキュメントを提供します。
イントラネットはまた、従業員がより効果的にコミュニケーションをとるのを助けるために使用されます。
エクストラネットは異なるタイプのプライベートネットワークです。これは企業によって設定され、外部の当事者が特定の目的で使用するよう招待されます。
これらの承認された当事者はエクストラネット内の特定のドキュメントやエリアにのみアクセスする権限が与えられます。彼らは企業の従業員と同じレベルの権限を持っていません。
