イントラネットを導入する31のメリットと導入の重要性について解説

イントラネットの活用は、これまでになく職場でのコミュニケーションとコラボレーションを促進します。今はデジタル変革の時代です。終日会議や何時間も受信トレイを見る必要はもうありません。

イントラネットは、企業と従業員にとって便利なソフトウェアツールです。多くの人がイントラネットの利点を理解していませんが、イントラネットは雇用者と従業員の双方にとって多くのメリットをもたらします。

それでは、イントラネットの利点と、それが従業員や主要関係者にとって重要である理由について詳しく見ていきましょう。
 

イントラネットとは？

イントラネットは、企業の従業員同士がコミュニケーションとコラボレーションを行うための、閉鎖的で安全なネットワークです。

イントラネットは、従業員が会社情報にアクセスし、 同僚とつながるための社内ウェブサイトです。

イントラネットは、企業のコミュニケーション、生産性の向上、コラボレーション、文書の安全な保存、そしてつながりを維持するのに役立ちます。

当初のイントラネットは、トップダウンのコミュニケーションとファイル保存のために使用されていました。

しかし、現代のイントラネットは、はるかに多くの機能と実用的な使い方が備わっています。

最新のイントラネットは、従業員の社内コミュニケーションを支援します。

イントラネットのその他の利点としては、ソーシャル機能、コンテンツ公開、コミュニティ形成などがあります。

これらの機能により、従業員は同僚とつながりを持つことができます。
イントラネットソリューションを使用すれば、社内のワークフローをこれまでになく簡単に適応させることができます。

Google Workspace & Microsoft 365 などのネイティブ統合により、既存のインフラをシームレスに移行させることができます。

イントラネットは、ソフトウェア統合、使いやすいインターフェース、堅牢なセキュリティ、そして技術に精通した人向けのオープンAPIとSDKを備えています。
 

イントラネット導入の10のメリット

1. 従業員の生産性向上

集中型のデジタルワークプレースを通じて接続することで、従業員は一連のユーティリティとツールにアクセスできます。

LumAppsイントラネットを使用すると、従業員は1回のログインで簡単にソフトウェアを利用できます。

また、Slack、Teams、Box、 Jira、Zendeskなどの一般的なビジネスソフトウェアとも連携しています。

答えを見つけるために10個もの異なるアプリケーションにログインして実行する必要はありません。

2. 従業員満足度の把握

イントラネットには、高度な分析機能が搭載されていることが多く、蓄積されたデータ、傾向、パターンを基に、難しい意思決定を行う際や迅速な軌道修正に役立てることができます。

LumAppsの分析機能では、データダッシュボードを通じて、セッション、直帰率、ページビューなどをはじめとするさまざまな指標をモニターできます。

企業は、特定のトピックに対する従業員の関心を把握し、新しいエンゲージメント施策をテストすることができます。

イントラネットの分析機能を使用して、従業員が何に興味を持っているのか、共通の質問や懸念事項があるかどうかを調べることができます。さらに、新機能導入前にフィードバックを求めることもできます。
 

3. 従業員エンゲージメントの向上

従業員エンゲージメントとは、従業員の雇用者に対するコミットメントとつながりのレベルを指します。

従業員エンゲージメントは時間とともに変化し、イントラネットは、エンゲージメントレベルに影響を与える重要な局面で従業員のつながりを維持するのに役立ちます。

企業は、イントラネットを使用して、犬、ハイキング、出産などの仕事以外の話題について同僚とつながる機会を従業員に提供します。

同僚と個人的なつながりを築くことは、帰属意識を高めるのに役立つため、従業員エンゲージメントの向上につながります。
 

4. 従業員定着率の向上

十分な情報が与えられ、企業文化や同僚とつながっている従業員は、自分の仕事のインパクトを理解しやすくなります。

また、会社の目標との整合性を理解し、成功達成に貢献しているという価値を感じることもできます。

情報が与えられていると感じる従業員は、自信を持ち、会社での満足度が高くなり、結果として従業員定着率の向上につながります。

5. ナレッジマネジメント

業種を問わず、あらゆる企業は大量の情報と知識を保存する必要性があります。

イントラネットは、一元的な文書保管庫として機能し、さまざまな保存プラットフォームに文書が分散している状態を解消することができます。

イントラネットを一元的な文書リポジトリとして使用する利点は、情報アクセスを効率化することです。

さらに、堅牢な検索機能により、チームは関連する情報を素早く簡単に見つけることができます。

6. 透明性の高い企業文化を構築

従業員が考えや意見を共有できる快適な空間を作ることは、全員の能力を最大限に引き出すことにつながります。

企業文化の最も重要な要素の一つは、透明性と柔軟な仕事の原則に基づいています。同僚が仲間とのより強い関係を築くことをエンパワーメントすると、信頼レベルが向上し、雇用主とのつながりが強くなります。

最終的には、強い企業文化は、各従業員が自分の価値を会社に十分に貢献できるようにします。

7. プロジェクト管理の強化

新しい社内イントラネットは、プロジェクトの進捗状況を把握し、問題を解決しやすくします。

プロジェクト管理ソフトウェアは、進捗状況の追跡と締め切りの遵守に役立ちますが、イントラネットは他のチームにプロジェクトに関する洞察を与えます。

8. 業務プロセスの改善

最新のソーシャルイントラネットプラットフォームにより、共通のビジネスワークフローを統合し、複数のアプリケーションの必要性を減らすことができます。

マーケティング、人事、会計、経営管理など、すべての業務を一元的なデジタルワークスペースに集約することができます。この効率化は、利益の増加につながります。
 

9. 拡張可能な文書管理

あらゆるビジネスの基盤は、知識豊富な情熱的なスタッフと効率的な社内コミュニケーションです。会社が拡大・成長するにつれて、イントラネットもそれに伴います。

毎月、新しいポリシー、情報、文書、教訓が伝達されます。イントラネットは、これらの変更に合わせてリアルタイムで更新される会社のデジタルライブラリとして機能します。

10. 一貫性の向上

イントラネットは、従業員が必要な会社情報や最新情報を唯一の情報源から入手できるため、従業員の整合性を向上させるのに役立ちます。

また、従業員ジャーニーを作成して、すべての従業員に同じ作業方法と期待値を教えるための効率的なオンボーディングプロセスを確立することもできます。

IT部門にとってのイントラネットのメリット

1. IT部門の時間の節約とコスト削減

IT部門は、単一のワークスペースから会社のリソース、ツール、アプリケーション、情報にアクセスできるように整理し、利用可能にすることができます。

ITチームは、リソースを探す代わりに、堅牢な検索機能に頼って、従業員が自ら必要な情報を見つけられるようにすることができます。

従業員がどこで働いていても、IT部門はサーバー管理や接続の問題解決の心配をすることなく、従業員をサポートすることができます。

2. シンプルで信頼性の高いセキュリティ

イントラネットの利点の一つは、適応して拡張できる設計です。

安全なクラウドベースプラットフォームとして、イントラネットはビジネスに合わせて拡張し、成長するように構築されているため、IT部門はそれに応じてリソースを計画し、割り当てることができます。

また、従業員に柔軟性と安全な接続ポイントを提供することもできます。クラウドベースのイントラネットは、どこからでもアクセスでき、外出先でもツール、リソース、情報を利用することができます。

3. 効率的なユーザー管理とガバナンス

エンタープライズユーザーガバナンスは簡単な作業ではありません。LumAppsのような従業員エクスペリエンスプラットフォームを使用すると、ITチームはイントラネットペルソナと役割に基づいてグループを作成できます。

これにより、ユーザーのコンテンツの権限と可視性を管理することができます。このようなバックエンド機能は、フロントエンドでのコラボレーションとエンゲージメントを促進します。

最後に、ITチームはこれらのグループの分析を追跡して、傾向と問題のある領域を特定することができます。

4. 高度なセキュリティと権限設定

データ侵害、マルウェア、ランサムウェアは、あらゆるビジネスを麻痺させる可能性があります。

機密情報や敏感な情報がセキュリティプロトコルの不足している場所に保存されている場合、IT部門は責任を負います。

LumAppsは、この責任を軽減し、エンタープライズレベルのセキュリティを提供します。

人事部門にとってのイントラネットのメリット

1. 人事管理の強化

人事の観点から見ると、イントラネットソリューションは内部採用を再定義し、自動化とセルフトレーニングリソースによってオンボーディングプロセスを改善します。

従業員は、ウェブサイトに掲載されていない求人情報を掲載する社内求人掲示板を定期的にチェックすることができます。

経営陣は、従業員ディレクトリのプロフィールを検索し、関連する人材を特定することで、社内で採用することができます。

社内で採用することで、人事チームは採用コストとオンボーディングの責任を削減することで、時間とコストを節約できます。
 

2. 従業員オンボーディングの簡素化

オンボーディングといえば、一元化された場所で開発された共有された組織的知識は、特に新入社員にとってイントラネットの最も重要な利点の一つです。

これらの迅速にアクセスできるリソースは、新入社員のオンボーディングに必要な時間を大幅に短縮します。

初日から、彼らは過去および現在の従業員からの膨大な量の知識と専門知識にアクセスすることができます。必要な情報を得た従業員は、より速く仕事に取り組み、より自信を持って成果を出すことができます。

3. 内部採用

採用は労力的でコストがかかります。

人事チームが資格のある社内候補者を見つけ出すことができれば、それは双方にとってメリットがあります。

採用担当者は、従業員が求人情報を閲覧できる社内求人掲示板を作成することができます。会社のウェブサイトとは異なり、人事チームはすぐに更新や修正を行うことができるため、従業員にとっては真実の情報源となります。

また、求人を外部に公開する前に、従業員に「優先権」を与える機会にもなります。

コミュニケーション部門にとってのイントラネットのメリット

1. 従業員のソーシャルアドボカシーの強化

コミュニケーション担当者は、重要なメッセージを一般に伝えることに努めています。最も強力な方法の一つは、従業員のソーシャルアドボカシーを通じて行うことです。

イントラネットにはソーシャルアドボカシー機能が組み込まれているため、コミュニケーション担当者は従業員のソーシャルネットワークの集合体を利用することができます。

彼らは、従業員にプレスリリース、求人情報、イベント情報などを共有してもらうことができます。

これらのソーシャルメディア投稿は個人的な魅力を持ち、エンゲージメントの点で優れていることが多いのです。

2. 情報共有とアクセス性

社内ニュース記事は、チームが返信し、対話する手段を提供します。これは、返信すべてに返信するスレッドが悪夢となる大量のメールとは対照的です。

この情報共有は、人々が自分の視点や専門知識を共有することで、内部での議論を促進します。

社内でオープンな対話のための場を設けることは、従業員間の信頼を育みます。

3. 社内コミュニケーションの改善

誰もが情報、記事、コメント、フィードバックを共有できると、個々に声が与えられ、コミュニケーションが一つの場所に集約されることで効率化されます。

この改善されたコミュニケーションシステムは、仕事だけでなく、イノベーションにとっても不可欠です。

イントラネットの利点の一つは、関連するワークスペースやツールへのアクセス性によってコラボレーションを促進することです。

コラボレーションは、プロジェクトワークスペース、社内グループ、クライアントとの協力など様々な形で実現します。

アイデアを練り、市場投入までのプロセスを迅速化するこの能力は、従業員イントラネットの重要性を高めています。

The Kitchenは、激しい変化の時代（特にコロナウイルスの影響で困難な状況）において、明確で一貫したメッセージを発信するために重要な役割を果たしてきました。

ニュース、ツール、楽しみを求めて訪れるJETerが世界中に増え、社内外の人々と計画や成果を共有するために定期的に利用するようになっています。
 

従業員にとってのイントラネットのメリット

1. デジタルアシスタントによる迅速な問題解決

必要なツールと情報がすべて一箇所に集まれば、従業員の生産性が向上します。タブやアプリケーションの過剰な負荷は現実的な問題です。

従業員は、Outlook、Googleカレンダー、SharePointなどのビジネスアプリケーションを、個別にカスタマイズされたダッシュボードからアクセスできます。

2. 表彰と報酬の促進

従業員を祝福し、感謝の気持ちを伝えることは、モチベーション、満足度など様々な面で大きな効果をもたらします。

成功事例、目標達成、あるいは単に「よく頑張りました」という感謝の気持ちを伝えるためにプラットフォームを活用しましょう。

大小様々なタスクにおいて、感謝の気持ちを表すことは士気を高めるのに役立ちます。

3. コラボレーションとフィードバックの向上

チームメンバーが同じツールとリソースを使用しているとき、モチベーションは高まります。

さらに、「いいね」、「コメント」、「メンション」、「ドキュメント共有」などのソーシャル機能を使用すれば、さらに簡単に協力することができます。

このコミュニケーション方法は、同僚やチームを超えてつながりを持つことを容易にします。

4. 活気ある企業文化の実現

魅力的で温かい企業文化は、同僚間の帰属意識と仲間意識をもたらします。イントラネットは、従業員がつながり、協力することを奨励するため、有意義な企業文化を育むための完璧なツールです。

チームワークを促進し、持続的な成果を生み出すために、イントラネットソリューションの重要性を活用しましょう。

専門知識、会社支社、ローカライズなど、共通のテーマに基づいて専門的なグループを作成することで、有意義な従業員ネットワークを構築することができます。

さらに、趣味や嗜好に基づいてソーシャルコミュニティを構築することができます。例えば、美術鑑賞グループ、読書会、サイクリンググループなどを結成することができます。
 

5. パーソナライズされたエクスペリエンスを提供

新しいデジタルエクスペリエンスは、職場でもパーソナライゼーションを中心に構築されています。

独自の情報やパーソナライズされた情報は、個々のユーザーに関連するコンテンツを提供することを意味します。

必要な仕事に関する情報にすぐにアクセスできます。この情報を使用して、個々のパフォーマンスを向上させます。さらに、パーソナライズされたユーザーダッシュボードは、ニーズに合わせて調整され、仕事をより楽しくするものです。

6. 情報のアクセス性

複数のタブを開いたり、さまざまなアプリにログインしなくても、イントラネットプラットフォームから Google Workspace と Microsoft 365 のすべてのアプリケーションを検索できます。

企業知識を 1 つの場所に集約することは、イントラネットソリューションを使用する利点の一つです。

7. 会議やメールチェックにかける時間を削減

見づらいほど混雑した電子メール受信トレイや、二重予約だらけのカレンダーをなんとかするのは、時間がかかるだけでなく気が滅入る作業です。

イントラネットはチャット機能と統合されており、同僚間のコラボレーションとコミュニケーションを効率的に促進します。

メールや定例ミーティングの必要性を減らし、情報を入手し、迅速なフィードバックを受け取ることができます。

8. 人事へのアクセス向上

人事部とのコミュニケーションが一方通行の場合、従業員と管理職の双方の効率が悪くなります。

フィードバックの機会を設けることで、相互尊重を促進する役割を人事部が果たすことができ、最新のソーシャルイントラネットはこれを可能にします。

9. 満足度の向上

イントラネットプラットフォームには多くの利点がありますが、エンゲージメントをさまざまな形で大幅に向上させることがその 1 つです。

イントラネット上でビジネスの価値観や文化が栄えると、全体像を把握しやすく、何かの共同体の一部であると感じやすくなります。 

これを使用して、チームとのつながりを維持し、管理者からのフィードバックを受け取ります。

10. 組織の明確化

企業は常に変化しており、組織構造を明確に理解するのは難しいものです。

イントラネットのビジネスにおける利点の一つは、会社の構造と階層を可視化するダイナミックな組織図を作成することです。

これに豊富なレイヤーを追加することで、個々のプロフィールなどの機能により、従業員は会社全体の仲間の役割と責任を理解するのに役立ちます。

11. 出張、有給休暇、およびポリシーに関する質問への回答

有給休暇や急な欠勤の調整は、従業員と企業にとって常に難しい問題です。そこで、福利厚生イントラネットが登場します。

誰かがシフトに入れない場合、その人の仕事を簡単に再割り当てできるシステムはプロジェクトの成功にとって不可欠です。

企業は、コラボレーションしたり、必要に応じて休暇を申請したりできる仮想空間を持っています。イントラネットソリューションには、これらに関するドキュメントとプロセスがあるため、従業員と雇用主にとって物事がより簡単になります。