業務を円滑化させるには、社内外でのコミュニケーションを促進させる必要があります。しかし、従業員がコミュニケーションに関する課題をもっているケースも多いでしょう。

そこで必要になってくるのが、コミュニケーション改革です。コミュニケーション改革は、企業に様々な好影響を与えます。そのため、コミュニケーションの改革アイデアやポイントを把握しておく必要があります。

そこで今回は、コミュニケーション改革の必要性や代表的アイデアに加え、改革のポイントを解説します。

コミュニケーションを改革する必要性

ここでは、コミュニケーションを改革する必要性について、以下の3点を解説します。

• 情報共有の促進
• 従業員のストレス軽減
• 顧客満足度の向上

1つずつ見ていきましょう。

情報共有の促進

コミュニケーションを改革する必要性の1つ目は、情報共有の促進です。

社内コミュニケーションが円滑であれば、風通しの良い企業風土を生み出すでしょう。チームワークが向上し、業務の生産性が高まる可能性もあります。

従業員が積極的に業務に関わる雰囲気が醸成されれば、適切な役割分担や相互協力も進みます。近年は部署を超えた横断的なプロジェクトも増えていますが、活発なコミュニケーションによって他部署への理解も進むでしょう。

気軽に相談できる環境であれば、日常の雑談から革新的なアイデアが生まれるかもしれません。組織全体の創造性向上につながることも期待できます。

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従業員のストレス軽減

コミュニケーションを改革する必要性の2つ目は、従業員のストレス軽減です。

互いに意見を言いやすい環境があると、従業員のストレスが軽減されます。質問や意見に対する心理的抵抗がなくなれば、円滑な意思疎通が可能です。

忌憚なく率直に意見交換できる文化は、同僚間だけでなく上司と部下の関係でも欠かせません。管理職は、部下の不満や問題点を早期に把握できるようになるでしょう。

従業員のストレス軽減は従業員の定着率向上にも直結します。人間関係の悩みを相談できる環境があれば、離職を選択するリスクが減るためです。

顧客満足度の向上

コミュニケーションを改革する必要性の3つ目は、顧客満足度の向上です。

営業部門と開発部門など異なる部署間の連携を強化すれば、顧客ニーズを商品・サービス開発に反映させられます。これによって、顧客満足度は向上するでしょう。
反対に、社内コミュニケーションが不十分だと連絡ミスが発生し、顧客の信頼を失いかねません。

コミュニケーション改革による顧客満足度の向上で、企業の信頼性を高めれば収益アップにつながります。また、企業のブランド力向上は社員の帰属意識を強め、コンプライアンス遵守や情報漏えい防止などの効果も期待できます。

コミュニケーションの改革を阻む要因

ここでは、コミュニケーションの改革を阻む要因について、以下の3点を解説します。

• コミュニケーション範囲の狭さ
• 発言しづらい雰囲気
• 理念・ビジョンの浸透不足

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーション範囲の狭さ

コミュニケーションの改革を阻む要因の1つ目は、コミュニケーション範囲の狭さです。

部門を越えた情報交換が不足している企業も多いでしょう。従業員の視野が自分の業務だけに限られると、部署間連携による効率化は困難です。

例えば、メーカー営業部門がクライアントから得たフィードバックが開発部門に共有されなければ、製品改善には結びつきません。状況を改善するには、従業員が会社全体に関心を持ち、他部門と積極的にコミュニケーションを取れる環境が必要です。部門を超えた情報共有の活性化が企業成長につながります。

発言しづらい雰囲気

コミュニケーションの改革を阻む要因の2つ目は、発言しづらい雰囲気です。

部下が上司に意見を言いづらい雰囲気があると、社内コミュニケーションが停滞します。上司の反応を気にして本音を言えない状態では、社員の意識はサービス向上より社内政治に向きがちです。

「以心伝心」とも言われますが、これでは非論理的で曖昧さが残るリスクがあります。正確な意図伝達は難しいでしょう。円滑なコミュニケーションのためには、相手が理解できるように具体的に要求を伝える必要があります。

理念・ビジョンの浸透不足

コミュニケーションの改革を阻む要因の3つ目は、理念・ビジョンの浸透不足です。

企業理念やビジョンが全社員に浸透していない企業では、組織の一体感が生まれにくく、社内コミュニケーションも活発になりません。従業員間の連携が不足していると、意思決定が遅れるだけでなく、革新的アイデアが創出されにくくなります。

コミュニケーションを活性化させるには、従業員が自社の存在価値や目指す理想像を理解することが必要です。会社のビジョンを共有して協力意識が芽生えることで、部門を超えた情報共有を実現できます。

コミュニケーションを改革する手段

ここでは、コミュニケーションを改革する手段について、以下の10点を解説します。

• 社内イベント
• 朝礼
• コミュニケーションツール
• 全員出社日
• 社内・外報
• 社内ブログ
• 社内サークル
• ピアボーナス
• 1on1・メンター制度
• オンラインワークスペース

1つずつ見ていきましょう。

社内イベント

コミュニケーションを改革する手段の1つ目は、社内イベントです。

従業員が一堂に会するイベントにより、会社のビジョンや目標を全員で共有できます。「非日常感」と「共体験」をコンセプトに取り入れることで、特別感や一体感を生み出せます。オンライン開催もできるため、大がかりな施策が難しい場合は、まずは小規模なイベント開催から始めてみましょう。

朝礼

コミュニケーションを改革する手段の2つ目は、朝礼です。

朝礼で業務内容や進捗を共有するだけでなく、意図的に雑談の時間を設けることでコミュニケーションを促進できます。テレワークを実施している場合でも、オンライン朝礼を活用可能です。会話がスムーズに進むよう、テーマ設定や1分間スピーチなどの工夫をしましょう。

コミュニケーションの質は共に過ごす時間に比例しますので、朝礼で交流時間を確保する必要があります。

コミュニケーションツール

コミュニケーションを改革する手段の3つ目は、コミュニケーションツールです。

特に、昨今のテレワークが普及している時代では、コミュニケーションツールが欠かせません。ツールを活用することで、離れていても仕事の見える化が進み、業務効率が向上します。

チャット機能を使えばタイムリーな対話が可能になります。雑談チャンネルを設置してもよいでしょう。また、情報の蓄積・管理によるナレッジシェアの効果も期待できるので、積極的に活用したいツールです。

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全員出社日

コミュニケーションを改革する手段の4つ目は、全員出社日です。

テレワークが主体の場合でも、全員出社日の設定が有効です。全員出社日に直接顔を合わせることで、表情やしぐさなどのノンバーバル・コミュニケーションでよりコミュニケーションを深められます。月に1回程度の頻度から始め、出社日に合わせて社内イベントを実施すれば、さらに大きな効果が期待できるでしょう。

社内報・社外報

コミュニケーションを改革する手段の5つ目は、社内報・社外報です。

社内報は、企業理念の浸透や事業紹介などを通じてコミュニケーション活性化に役立ちます。従業員紹介やクラブ活動の紹介が交流のきっかけとなり、各部署の取り組みを掲載することでナレッジ共有も可能です。

さらに社外の方も閲覧できる社外報やオープン社内報を作れば、企業ブランディング効果も期待できます。特に大規模な企業では、お互いを知るきっかけとしても有効です。

社内ブログ

コミュニケーションを改革する手段の6つ目は、社内ブログです。

従業員自身が情報発信できる社内ブログは、双方向コミュニケーションツールとして効果的です。社内報と違い、従業員が持ち回りで記事を執筆して読者がコメントすることで活発な交流が生まれます。業務内容やプロジェクトの成功体験だけでなく、プライベートな趣味や特技も掲載することで、読む側の楽しさも増してコミュニケーションの活性化や親近感の醸成につながるでしょう。

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社内サークル

コミュニケーションを改革する手段の7つ目は、社内サークルです。

企業としてクラブ活動を主宰するとともに、自発的なグループ活動をサポートしましょう。業務と離れた場では普段交流のない従業員同士のコミュニケーション機会が生まれ、共通の趣味を持つ仲間として関係性を深められます。

活動場所・資金の援助・社内報での紹介など、様々な形でのサポートが可能です。業務外での交流を増やすことで、業務への好影響や愛社精神の向上にもつながります。

ピアボーナス

コミュニケーションを改革する手段の8つ目は、ピアボーナスです。

従業員同士で感謝のポイントやメッセージを送り合う「ピアボーナス」は、従業員同士の絆を強めたい場合に向いています。感謝の気持ちを明文化して共有することで、職場にポジティブな雰囲気が生まれ、日常のコミュニケーションを活性化できるでしょう。

ポイントに応じたプレゼントやボーナス査定への反映はより効果的ですが、まずは単純に感謝を伝え合う制度として始めることがおすすめです。

1on1・メンター制度

コミュニケーションを改革する手段の9つ目は、1on1・メンター制度です。

上司・部下間のコミュニケーションや、直接関わりがない従業員同士のコミュニケーションを実現するには、1on1やメンター制度が有効です。上司と部下が定期的に対話する1on1では相互理解を進められ、利害関係のない先輩従業員がサポートするメンター制度では相談しやすい環境が作れます。まずは、特定の部署やグループなどターゲットを絞って始めましょう。

オンラインワークスペース

コミュニケーションを改革する手段の10個目は、オンラインワークスペースです。

最近では、メタバースによるオンラインワークスペースを導入する企業が増えてきました。仮想空間でも同じ場所に集う感覚があり、テレワーク中でも組織内での一体感を醸成し、孤独感を軽減できるでしょう。

リアルオフィスと併用すれば、オンラインと対面両方のメリットを享受できます。従業員のITリテラシーが必要ですが、注目を集める目玉施策ともなりうるため自社カルチャーに合えば検討してみましょう。

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コミュニケーションを改革するためのポイント

ここでは、コミュニケーションを改革するためのポイントについて、以下の4点を解説します。

• コミュニケーション改革の目的の明確化
• まずはスモールスタート
• 明確なルール化
• 長・短期両方の施策を継続的に併用

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーション改革の目的の明確化

コミュニケーションを改革するためのポイントの1つ目は、コミュニケーション改革の目的を明確化することです。

コミュニケーション改革の目的が明確なら、従業員の納得感が高まり、施策への参加率やツール利用率が向上します。また課題の解像度が上がり、最適な対処法が見えてくるでしょう。

コミュニケーションに関して漠然とした課題感を持つことから始め、その後、徐々に問題の所在を特定していきましょう。この過程なしでは、思いついたツールを導入するなど場当たり的対応になりがちです。

まずはスモールスタート

コミュニケーションを改革するためのポイントの2つ目は、まずはスモールスタートにすることです。

コミュニケーションの改革は、まずはスモールスタートがセオリーです。
例えば、ツール導入時は、全社一斉ではなく一部組織で試験的に導入しましょう。実際にツールを運用することで初めて分かる課題も多く、操作性・管理負担・サポート体制など自社へのマッチ度合いを確認できます。

ツールの効果が大きければ利用範囲を拡大し、反対にツールが自社にマッチしない場合は利用中止も視野に入れましょう。いきなり全社的に施策を行うと影響が大きすぎるため従業員の混乱を招きかねません。

明確なルール化

コミュニケーションを改革するためのポイントの3つ目は、明確なルール化です。

コミュニケーションについて明確なルールを示すと、社内コミュニケーションで悩むことが少なくなります。特に、コミュニケーションツールの導入時には、具体的な利用ルール設定がポイントです。

単にツールを導入しただけでは従業員はツールの使い方に迷い、活用をためらうこともあるでしょう。ルール設定では利用者視点に立ち、どの情報をどのチャンネルで共有すべきか、返信の期待値はどの程度かなど細部まで明確化しなければなりません。

長期・短期両方の施策を継続的に併用

コミュニケーションを改革するためのポイントの4つ目は、長期・短期両方の施策を継続的に併用することです。

社内報や社内SNSなどの長期施策もコミュニケーション改革には必要ですが、施策の効果が実感できるまでに時間がかかります。効果が実感できないと、従業員が積極的に取り組みたいと思えなくなるかもしれません。

そこで、シャッフルランチや1on1ミーティングなど短期的効果が実感できる施策も並行的に実施しましょう。PDCAサイクルで施策精度を高め、定期的な従業員アンケートで効果測定して改善を加えれば効果的な活性化が期待できます。

まとめ

今回は、コミュニケーション改革の必要性や代表的アイデアに加え、改革のポイントを解説しました。

コミュニケーションを改革することで、従業員のストレス軽減や顧客満足度の向上などを図れます。コミュニケーション範囲の狭さや発言しづらい雰囲気などは、コミュニケーションの改革を阻む要因になりかねません。

コミュニケーションを改革する手段は社内イベントや社内ブログなど様々です。改革の目的や自社のリソースを踏まえて、最適な手段を活用しましょう。また、ルールを事前設定して、まずはスモールスタートで取り組んでみることがおすすめです。