SharePointからリプレイス、社外からも快適なモバイルアクセスで「見つかる」情報ポータルを構築

「PDFの中身」まで探せる検索性能と、モバイルの快適性

当初はSharePointの改修も検討されましたが、共有フォルダへのアクセス性やモバイル対応の根本的な改善は不可能と判断。「点在する情報の一元化」と「スマートフォンでの使いやすさ」を絶対条件に、新たなソリューション選定を開始しました。

その過程で、グループウェアによるSharePointの吸収なども検討しましたが課題解決には至らず、最終的にたどり着いたのがLumAppsでした。選定の決め手となったのは以下の点です。

1. 圧倒的な検索性能： PDFファイルの中身まで検索対象となり、必要な情報へ迅速にアクセスできる点。
2. 社内SNSの統合： 従来の社内SNSツールをLumAppsのコミュニケーション機能で置き換え、ポータルと一本化できる点。
3. セキュリティと利便性： 認証基盤との連携によりシングルサインオン（SSO）が可能で、セキュリティを担保しつつ利便性を高められる点。

LumAppsこそがSharePointに代わる新たな情報ポータルにふさわしいと判断し、導入を決断しました。

アクセス数1.6倍、投稿数3倍へ。コミュニケーションが加速

LumAppsへの移行による効果は、数字としても明確に表れました。

従来と比較して情報へのアクセス頻度は1.6倍に増加し、社内SNSへの投稿数は約3倍へと飛躍的に伸びています。

「ついでに見る」動線がカギ

「詳細な分析はこれからですが、ポータルサイトと社内SNSが一つになったことで、業務情報を確認する『ついで』に社内SNSを見るという導線ができたことが一番大きい」と須田氏は評価します。

片岡氏も、その利便性を実感しています。

「出社してポータルにアクセスし、その流れで社内SNSを見ることが習慣化しました。わざわざ別のアプリを立ち上げる必要がないため、情報に触れる機会は確実に増えています」

協力会社に関連した情報の伝達もスムーズになり、社内SNSではニックネームでの投稿を通じて、知らない社員同士が声を掛け合うなど、認知と交流が広がっています。

「情報の迷子」がなくなり、問い合わせが減少

管理者側のメリットも顕著です。ITグループの山下 真咲氏は、「『どこに情報があるのか』といった問い合わせは確実に減っています」と語ります。また、LumAppsの通知機能を使うことで、システムメンテナンスなどの重要なお知らせも、以前より確実に届くようになりました。