「情報が分散していて業務が滞る」

「リモートワークでの連携が難しい」

そんな課題を抱える企業の強い味方がグループウェアです。

しかし、数多くある製品の中から、自社に最適なものを選ぶのは容易ではありません。本記事では、今注目されているグループウェア21製品を比較し、それぞれの特徴や活用シーンを丁寧に解説。さらに、導入前に押さえておきたいメリット・デメリット、選定時の4つのポイントも紹介します。

組織の情報共有と業務効率化を実現するために、ぜひこの記事を参考に最適なグループウェアを見つけてください。

一方で

グループウェアとは？

グループウェアとは、企業や組織内での情報共有とコミュニケーションを効率化するためのツールです。従来の電話やメールだけでは不十分だった情報共有が、よりスムーズに進められます。

主な機能は以下のとおりです。

• スケジュール管理
• ファイル共有
• チャット
• タスク管理

上記を中心に、さまざまな機能を一元管理できる点が特徴です。

近年のリモートワークの普及により、関心を持つ企業が増えています。グループウェアを導入すれば、離れた場所にいる社員間であっても連携がスムーズになり、業務の進捗状況も把握可能です。組織全体の業務効率や生産性の向上にもつながります。

なぜ今、グループウェアが必要とされるのか？

業務の効率化やチーム間の連携強化が求められる現代において、グループウェアの重要性はますます高まっています。

メールやチャット、ファイル共有などの業務ツールを個別に運用していると、情報が分散しやすく、業務の属人化やミスの温床となるリスクが高まります。特にテレワークやハイブリッド勤務が定着しつつある中では、誰がどの情報を持っているのかが見えにくくなる問題が深刻化しています。

グループウェアは、こうした課題を解決するための統合プラットフォームとして機能します。スケジュール管理、ファイル共有、チャット、タスク管理などを一元化することで、業務全体の可視化とスピードアップが可能になります。また、部門をまたいだ情報共有がスムーズになり、意思決定の質とスピードも向上します。

さらに、誰もが最新の情報にアクセスできる状態が保たれるため、業務の属人化を防ぎ、プロジェクトの継続性や引き継ぎの効率も高まります。グループウェアは、単なる便利ツールではなく、企業の生産性向上と働き方改革を支える基盤となる存在です。

グループウェアのメリットとデメリット

グループウェアは、業務の効率化や情報共有を促進する有用なツールですが、導入には一定のコストや課題も伴います。ここでは、導入前に理解しておくべきメリットとデメリットを詳しく解説します。

4つのメリット

以下の4つのメリットがあります。

情報共有がスムーズになる

グループウェアでは、チャット、スケジュール、ファイル、タスクなどの情報が一元的に管理されるため、社内の情報共有が格段にスムーズになります。誰がどの作業を担当しているのか、最新の資料がどれか、といった確認作業に時間を取られることが減り、業務の透明性も向上します。

リモートワークを強力にサポート

Web会議機能や社内SNS、掲示板機能を活用することで、物理的に離れたメンバーともリアルタイムに情報をやり取りできます。リモートワークの普及が進む今、チームの結束力を維持しながら柔軟な働き方を実現するためのインフラとして活躍します。

事務作業の自動化・効率化

ワークフロー機能を利用すれば、稟議書の承認や経費精算などの手続きがオンラインで完結します。設備予約機能を活用すれば、会議室や社用車の利用調整も簡単になります。これにより、紙の書類や口頭でのやり取りにかかっていた手間や時間が大幅に削減されます。

どこからでもアクセス可能な環境

クラウド型のグループウェアであれば、インターネット環境があれば場所を選ばずに利用できます。出張先や自宅からでも業務を進めることができ、柔軟な働き方の実現に貢献します。

4つのデメリット

一方で、以下の4つのデメリットもあります。

社内定着に時間がかかる可能性

新しいツールを導入しても、従来の業務フローに慣れた社員がなかなか活用しないケースがあります。特にITリテラシーが低い部署では、操作に対する不安や抵抗感が強く、結果として一部の社員しか使いこなせない状況が生まれてしまうこともあります。

導入・運用コストがかかる

グループウェアの導入には、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。オンプレミス型の場合はサーバー構築や保守費用が高額になりがちです。クラウド型でも、ユーザー数が増えるほど利用料が高くなるため、継続的な予算確保が必要です。

カスタマイズや連携に技術的なハードルがある

自社の業務フローに合わせてカスタマイズを行う場合、専門的な知識や開発リソースが必要になります。また、既存のシステムと連携させたい場合にも追加コストや調整期間が必要になるため、事前の検討と準備が欠かせません。

セキュリティ対策の徹底が求められる

クラウド上に機密情報を保管する場合、情報漏洩リスクへの備えが必要です。ユーザー権限の適切な設定や、アクセスログの監視、多要素認証など、セキュリティ対策を万全にすることが求められます。

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グループウェアの選定4つのポイント

グループウェアを導入する際には、以下の4つのポイントに注意して選定しましょう。

• 操作のしやしさ
• 必要な機能の有無
• 料金・課金形態
• サポート体制

上記のポイントについて、詳しく解説します。

操作のしやすさ

グループウェアを選定する際に気を付けるべきポイントの一つが操作のしやすさです。使いづらいシステムは、せっかくの機能が活かされず組織内に定着しません。スマートフォンでの表示が見づらく画面の遷移が遅ければ、ユーザーはストレスを感じ利用しなくなるでしょう。

ITに不慣れな社員でも直感的に使えるかも考慮する必要があります。複雑な操作が必要なグループウェアは、導入後の教育コストが高くなり業務効率の低下を招く場合もあります。

グループウェアの操作性が気になる場合は、無料トライアル期間を利用するといいでしょう。初期設定やシステム連携、日々の運用管理についても事前に確認が必要です。実際に操作して自社の環境に適しているかを判断しましょう。

必要な機能の有無

グループウェアを選ぶ際には、事前に自社の業務に必要な機能を洗い出し、ツールに搭載されているかを慎重に検討しましょう。機能が多ければ良いというわけではありません。必要以上に機能が多いと、かえって使いこなせずに混乱を招いてしまいます。

リモートワークを推進している企業であれば、高品質のWeb会議システムや安全性の高いファイル共有機能、リアルタイムチャットなどが必要でしょう。複数のプロジェクトを同時進行で管理するのであれば、プロジェクト管理機能や進捗報告機能が求められます。

各製品の詳細な機能を比較するには、機能の有無だけでなく、どの程度使いやすいかも確認が必要です。実際に試用してみて、自社の業務に適しているかを判断することをおすすめします。

料金・課金形態

グループウェアの料金体系は、クラウド型とオンプレミス型で異なります。選択する際は、自社の規模や予算に合わせて慎重に検討しましょう。

クラウド型は一般的に初期費用が無料で、ユーザー数に応じた従量課金制を採用している場合が多く、一定の人数ごとに段階的に料金が変化します。

一方、オンプレミス型は初期費用がかかり、月々のランニングコストも発生します。ライセンス契約形式を採用すると、従業員数が多いほど1ユーザーあたりのコストが下がる傾向にあります。

将来的な拡張性も考慮に入れ、長期的な視点でコストを評価することも重要です。

サポート体制

グループウェア導入後のサポート体制は、長期的な運用を考える上で重要です。トラブルや疑問が発生した際に、スムーズかつ適切な対応が受けられるかどうかで、業務への影響が変わります。

サポートの内容や対応時間、連絡方法（電話、メール、チャットなど）を事前に確認しておきましょう。24時間365日対応のサポートがあるか、平日のみの対応なのか、といった点は重要です。初期設定のサポートや操作方法のトレーニングセッションなど、導入時のサポートサービスの有無も重要なポイントです。カスタマイズや機能拡張の要望にどの程度対応してくれるかも確認しておくと良いでしょう。

サポート体制の充実度は、グループウェアの活用と組織全体の生産性向上に直結します。

おすすめのグループウェア21選を比較解説

ここからはグループウェア導入時におすすめのツールを21種類紹介します。各ツールの特徴を理解して、自社に合ったグループウェアを選定してください。

LumApps

LumAppsは従業員エンゲージメントを向上させるワークプレイス構築に特化したグループウェアです。企業文化を育みチームのコラボレーションを促します。従業員が発言しやすい環境が提供されているため、知識共有を通じて生産性向上を図り、適切な情報を適切なタイミングで適切な人に届けられます。

従業員プロファイルに基づいて、関連性の高いコミュニケーションを従業員に対して配信します。結果的に、主要な企業メッセージが効果的に伝達され、組織へのエンゲージメント向上に効果的です。AndroidやiOSで動作するアプリも提供されているため、リモートワークの従業員でも利用可能です。ユーザー交流イベントを開催し、具体的な活用方法の共有にも力を入れています。

Garoon

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供する中・大規模組織向けのグループウェアです。掲示板やスケジュール管理などの定番機能に加え、大規模組織の業務に適したポータル機能や管理機能も搭載しています。

APIを利用したシステム連携やカスタマイズが可能で、自社の業務フローに合わせたシステム構築も可能です。使いやすさも特徴で、ITリテラシーの低いベテランから若手社員まで全社員に浸透しやすいデザインになっています。管理者の負担を軽減できるシステム管理機能や、プラグインによる高い拡張性も備えています。価格は、300ユーザーまでが月額845円/ユーザーで、301〜1,001ユーザーが月額800円/ユーザーです。

mitoco

mitocoは、株式会社テラスカイが提供するグループウェアです。Salesforce上で稼働する世界最高水準のセキュリティを誇ります。スタートアップの企業から金融や保険などの大企業まで幅広い活用実績があり、社内コミュニケーションをスムーズにするだけでなく、顧客との情報共有にも活用可能です。

マルチデバイス対応で操作性が高く、誰でも使いやすいのが特徴です。価格は、5〜300ユーザーの場合が月額800円/ユーザーで、301〜1,000ユーザーの場合が月額700円/ユーザーとなっています。人数が多くなるほど1人当たりの価格が安くなるため、従業員数の多い企業であれば採用を検討されるといいでしょう。

PHONE APPLI PEOPLE

PHONE APPLI PEOPLEは、株式会社Phone Appliが提供する大手企業向けのグループウェアです。名刺・Web電話帳の連絡先管理や人材・スキルの可視化、居場所表示などの機能を一元管理できるようになるため、シンプルな運用が実現できます。顔写真と居場所が表示されるため、誰がどこにいるかが即座に分かるのが特徴です。

社員のスキルを可視化する機能を活用すれば、組織内コラボレーションの活性化や人的資本の有効活用を促します。名刺登録はスマホで撮影するだけで完了し、ペーパーレス化を推進可能です。社内の専門家をキーワードやスキルで検索でき、適切なツールでコミュニケーションを図れるのも魅力的な機能です。

Zoho Connect

Zoho Connectは、ゾーホージャパン株式会社が提供するグループウェアで、コミュニケーション支援機能が豊富に備わっています。SNSのようなフィード機能で気軽に業務情報をやり取りでき、タウンホール機能で専門知識を社内に周知可能です。ファイル共有機能ではテキストやプレゼン資料の共同編集もできます。

多言語対応（日本語、英語、中国語、韓国語、ドイツ語、フランス語など）しているため、世界各地に拠点を持つ企業にも適しています。価格は、内部ネットワークの場合が月額40円〜/ユーザーで、外部ネットワークの場合が月額13,800円でユーザー数無制限です。

StarOffice

日本電気株式会社が提供するStarOfficeは、国産のグループウェアです。40年の歴史の中で導入実績は5,000社以上を誇ります。ファイルの関連性を加味した文書管理やメールの既読確認、メールの予約送信などのきめ細やかな機能が特徴です。人事システムや統合ID管理システムとの連携が可能で、従業員のデータ更新にかかる手間を削減できます。

豊富なプランの中から自社に最適なものを選択でき、全国約400の保守拠点による徹底したサポートも魅力です。特に従業員数の多い大企業で情報管理の効率化に大きく貢献します。基本製品の価格は800,000円〜336,000,000円で、オプション機能も別途用意されています。

ArielAirOne

ArielAirOneは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供する大手企業向けのグループウェアです。大手企業特有のビジネスフローや内部統制に柔軟に対応できる点が特徴です。カレンダーなどの基本機能に加え、社内ポータルやログ管理、アクセス権限管理機能なども実装されています。

ワークフロー機能では、ルート作成の他、条件分岐や承認アクションなども設定可能で、一度作成したルートは複数の帳票に利用できます。モバイルデバイスにも標準で対応しているため、場所を問わずセキュリティの高い情報共有が可能です。大規模組織の複雑な業務プロセスを効率化し、生産性向上をサポートします。

SharePoint

SharePointは、日本マイクロソフト株式会社が提供するグループウェアです。Microsoft 365の一部として提供されており、20万以上の組織で導入され、1.9億人以上のユーザーが使用しています。

ニュース機能で組織内の情報伝達を大きく加速させ、Web版Microsoft 365と連動してドキュメントをすぐに共同編集可能です。特定のメンバー専用の作業スペースである「サイト」を作成すれば、共同作業の円滑化やスムーズな情報共有に役立ちます。モバイルアプリも提供されているため、社外からでも利用可能です。価格はプラン1が月額749円/ユーザーで、Business Standardが月額1,874円/ユーザーとなっています。

HotBiz8

株式会社ASJが提供するHotBiz8は、クラウド型のグループウェアです。定額13,200円で200ユーザーまで利用できるため、1ユーザーあたり月額66円から導入できます。コストを抑えたい中小企業に特におすすめです。

ワークフロー機能にはさまざまなテンプレートが用意されており、自社仕様の申請フォームを作成したい場合に効果的です。60日間の無料お試し期間があるため、実際の使用感を確認してから導入を決められます。価格は、初期費用13,200円、月額13,200円（税込み）のHotBiz8プランのほか、HotBiz8プライベートプラン（月額33,000円）、HotBiz8プライベートProプラン（月額82,500円）も用意されています。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が提供する中小企業向けグループウェアです。誰もが簡単に利用できるよう操作性にこだわって開発されており、ワンパッケージでメールなどのコミュニケーション機能や、ファイル管理といった管理機能を提供しています。

チームのコミュニケーションを助ける機能が充実しており、パソコンやタブレット、スマートフォンなどさまざまなデバイスで利用可能です。これからグループウェアを導入する場合でも、使用方法のセミナーやサポートが充実しているため、安心して利用できます。価格は、スタンダードコースが月額600円/ユーザー、プレミアムコースが月額1,000円/ユーザーとなっています。

ジョブマネ

ジョブマネ株式会社が提供するジョブマネは、低コストなグループウェアです。初期費用無料で月額1,000円から利用できます。ファイル共有やスケジュール管理、工数管理などの基本機能を備えています。グループウェアとしての使いやすさも好評です。

事務処理系も充実しており、勤怠管理機能や経費精算機能にも対応しています。テレワークにも対応しているため、多様な働き方をサポートします。価格は、グループウェアプランで月額1,000円〜（100人単位で1,000円が加算）です。ビジネスプランも用意されており、月額3,000円/ユーザーで利用できます。

WaWa Office

株式会社アイアットOECが提供するWaWa Officeは、クラウド型のグループウェアです。使いやすさと低価格を兼ね備えているのが特徴です。社内ポータルサイトに必要なスケジュール管理やアドレス帳、掲示板機能も充実しています。

視認性が高く、誰でも簡単に利用できるインターフェースが採用されています。ワークフローや営業日報管理など、同社提供の別システムとも連携が容易です。他のサービスとの連携が充実しているのも魅力の一つで、業務の効率化を総合的にサポートします。価格は、基本料金が月額2,500円で、それに加えてID数に応じて月額400円〜/IDがかかります。

Sales Cloud

Sales Cloudは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する営業支援システムです。国内市場シェアNo.1で、全世界15万社の導入実績を誇ります。主に営業をサポートするツールですが、ワークフローやファイルの共有など、グループウェアの機能も搭載しています。

カスタマイズ性に優れており、さまざまなビジネススタイルに対応できるため、システム構築に手間がかからないのが特徴です。価格は月額9,600円〜39,600円/ユーザー（税抜き）となっています。世界でも日本でもトップシェアのCRM/SFAとして、多くの企業に選ばれています。

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する低コストで多機能なグループウェアです。1人当たり150円〜という価格が特徴で、スケジュール管理やWebメールなどの基本機能に加え、設備予約やワークフロー、電子会議室、安否確認などの便利機能も多数搭載しています。

直感的にわかる画面と使いやすい機能設計により、専門知識がなくても安心して利用できます。無料の活用セミナーの開催や、全ユーザーが利用できるコールセンターでのサポートなど、きめ細かい運用支援も特徴です。価格は、20ユーザーまでの場合は月額3,000円〜、10ユーザー以下の場合は年額20,000円〜となっています。

desknet's NEO

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供する国産グループウェアです。自社仕様の業務アプリを簡単に作成できる「AppSuite」を搭載するなど、拡張性に優れているのが特徴です。スケジュールやリマインダー機能はもちろん、設備予約やチャット機能、来訪者管理や商談記録など多種多様な機能を搭載しています。

情報の集約と業務改善を完全ノーコードで実現でき、ユーザーの活用が進みやすく高い効果を生むことができます。豊富な実績と多様な環境への対応で、安心して長期的に使い続けられるのも魅力です。価格は、クラウド版が初期費用無料で月額400円〜/ユーザーで、オンプレミス版が初期費用75,000円〜、最低利用価格18,000円〜です。

Microsoft 365

Microsoft 365は、日本マイクロソフト株式会社が提供する包括的なクラウドベースのツールです。WordやExcel、PowerPointなどの従来のOfficeアプリケーションに加え、Outlookによるメール管理、Teamsによるコラボレーション、OneDriveによるファイル共有など、ビジネスに必要な多様なツールを統合しています。

特に、Teamsを中心としたコミュニケーション機能は、リモートワーク環境における情報共有やプロジェクト管理に有効です。セキュリティ面でも高い評価を受けており、企業規模や業種を問わず幅広く採用されています。価格は利用プランによって異なり、Business Basicプランは月額899円/ユーザーからとなっています。

kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務アプリ開発プラットフォームです。プログラミングの知識がなくてもドラッグ&ドロップの簡単な操作で業務アプリを作成できます。案件管理や顧客管理、社内の問い合わせ管理など、さまざまな業務プロセスをデジタル化し効率化できます。

作成したアプリ同士を連携させれば、より複雑な業務フローも実現可能です。グループウェアとしての基本機能に加え、業務改善のためのカスタマイズ性の高さが評価されています。価格はライトコースが月額780円/ユーザーから、スタンダードコースが月額1,500円/ユーザーからとなっています。

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアで、高機能と低価格を両立させた製品です。30を超える機能を月額360円という価格で提供しており、コストパフォーマンスの高さが特徴です。基本的なグループウェア機能に加え、ワークフローや経費精算、安否確認などの業務改善機能も標準搭載しています。

SFA/CRMや経営情報ポータルとの連携も可能で、企業の業務全体をカバーする統合的なソリューションとして機能します。法人格を超えた企業間連携もサポートしているため、グループ企業や取引先との情報共有にも活用可能です。

GRIDYグループウェア

GRIDYグループウェアは、ブルーテック株式会社が提供する無料のグループウェアです。23もの機能を搭載しており、基本的なコミュニケーション機能から備品管理や議事録作成まで、幅広い業務をカバーしています。

初期費用・月額料金ともに完全無料で、ユーザー数の制限もないため、小規模企業や予算の限られた組織にとって魅力的な選択肢です。セキュリティ面でもISO27001(ISMS)に準拠した高度な環境を提供しています。ただし、スマートフォンアプリの利用やサポートが必要な場合は、上位製品の「Knowledge Suite」への移行が必要です。

iQube

iQubeは、株式会社ガイアックスが提供するグループウェアで、ナレッジの蓄積と共有支援に特化しています。社内wikiやレポート機能など、15の機能を通じて、組織内の知識やノウハウを効率的に管理・共有可能です。作業の属人化を防ぎ、より効率的で働きやすい組織づくりをサポートします。

10名までは無料で利用可能なため、小規模チームでの試験的な導入にも有効です。セキュリティ面でも、アプリケーション、サーバー、ネットワークの各レベルで強固な対策を施しており、9,000社以上の導入実績があります。有料プランはスタンダードプランが月額400円/ユーザー、プレミアムプランが月額550円/ユーザーとなっています。

GroupSession

GroupSessionは、日本トータルシステム株式会社が提供する無料で利用できるグループウェアです。ユーザー数無制限で利用可能な点が大きな特徴で、中小企業や予算の限られた組織にとって魅力的な選択肢となっています。ポータル機能やスケジュール管理をはじめ、有料のグループウェアに引けを取らない機能を提供しています。

セキュリティ面では、ISO27001(ISMS)に準拠した高度なセキュリティ環境を提供しており、企業の重要な情報を安全に管理可能です。無料版の他に、月額300円で利用できるクラウド型「byCloud」や、大規模環境に対応するエンタープライズ版「ZION」も用意されています。

まとめ

本記事ではグループウェアが求められる背景や導入のメリット・デメリット、選定時に気を付けるべき点について解説しました。さらにおすすめのグループウェアを21種類紹介しています。

情報共有に課題を抱えている経営者や担当者は、本記事を参考に自社にあったグループウェアを選定してください。もし自社に最適なツールを絞り込めなかった場合は、弊社のLumAppsをご検討ください。御社の状況に合ったサービスを提案させていただきます。

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