社内の情報を集約して、社員が業務に必要な情報へアクセスしやすくするために、社内ポータルを設置している企業も少なくありません。ただ、従来の社内ポータルだと情報が一方通行であったり、機能が限られたりしていて、現代のビジネス環境に適応しきれていない課題も存在します。

本記事では、従業員エンゲージメントを強化する最新の社内ポータルの特徴について紹介します。双方向コミュニケーション機能やソーシャル機能を備えた最新ツールは、チームの結束力を高め、業務効率を向上させるでしょう。

また、多言語対応やナレッジ共有の一元化は重要な要素です。 先進的なプラットフォームであれば、パーソナライズされたダッシュボードやリアルタイムフィードバック機能を提供し、従業員の自己表現を促すことができます。

本記事を通じて、最新の社内ポータルがもたらす機能と、それによって実現される従業員エンゲージメントの向上、そして業務効率化の可能性についてまとめます。あなたの組織に最適な社内ポータルを見つけ、従業員と企業の成長を加速させる第一歩を踏み出しましょう。

社内ポータルサイトとは？現代の企業に求められる理由

本章では、社内ポータルサイトの概要と、注目される3つの理由について解説します。

社内ポータルサイトとは？ 

社内ポータルサイトとは、企業内のさまざまな情報やツールを一元管理し、従業員が効率的にアクセスできるようにするためのウェブベースのプラットフォームです。「ポータル」という言葉が示すように、これは社内情報への「入口」としての役割を果たします。

具体的には、業務マニュアル、社内規則、プロジェクト情報、社内ニュース、各種申請フォームなどの情報を集約し、必要な時に必要な情報に素早くアクセスできる環境を提供します。また、社内SNS機能やナレッジ共有機能を備えているものもあり、従業員間のコミュニケーションや情報共有に効果的です。

実際に社内ポータルサイトを構築した企業では、従業員の生産性向上や、組織全体の情報流通の改善といった効果が得られています。

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社内ポータルサイトが注目される3つの理由

社内ポータルサイトがさまざまな企業で注目されるのは、主に3つの理由があるからだと考えられます。

従業員エンゲージメントの向上

1つ目は、従業員エンゲージメントの向上です。社内ポータルサイトによって、企業の理念や目標、各部署の取り組みなどが共有され、従業員の会社への理解と帰属意識が深まります。また、双方向のコミュニケーション機能を活用すれば、経営層と従業員、あるいは部署間の対話が促進され、組織全体の一体感が生み出されるでしょう。

テレワーク・他拠点での業務推進の加速

2つ目は、 テレワーク・他拠点での業務推進の加速です。近年、テレワークや分散型オフィスの導入が急速に進んでいます。そのため場所や時間に縛られない情報アクセスが必要です。社内ポータルサイトはこの課題を解決し、リモートワーク環境下での業務を下支えします。例えば、クラウドベースの社内ポータルを導入することで、世界中の従業員が場所にとらわれず、リアルタイムで情報を共有し協働することが可能になります。

情報の一元管理による生産性向上

3つ目の理由は、情報の一元管理による生産性向上です。社内ポータルサイトの導入により、これまで散在していた情報やツールを一箇所で管理できるようになります。これにより、従業員が必要な情報を探す時間が大幅に削減され、業務効率の向上につながります。

これらの理由から、社内ポータルサイトは現代の企業にとって不可欠なツールとして注目を集めています。

社内ポータルサイトを導入する6つのメリット

ここからは社内ポータルサイトを導入すると得られるメリットについて解説します。主なメリットは以下の6つです。

• リアルタイムでのフィードバック共有
• 従業員の自己表現を促進するソーシャル機能
• エンゲージメントを高めるためのデータ活用
• 複数拠点企業における多言語対応
• ナレッジ共有の一元化
• 情報統合による管理の簡便化     

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

リアルタイムでのフィードバック共有

最新の社内ポータルに搭載されているリアルタイムフィードバック機能は、組織全体のコミュニケーションを活性化させます。従業員が気づいた問題点や改善案を即座に共有できるため、迅速な業務改善が可能です。例えば、顧客対応で発見した新たなニーズを営業部門が即座に共有することで、製品開発チームが迅速に対応し、競合他社に先駆けた新製品開発に生かす場面も増えています。

また、上司と部下の間でも、プロジェクトの進捗状況や成果に対するフィードバックをリアルタイムで交換可能です。その結果、パフォーマンスの向上や課題の早期解決につながります。

このリアルタイムフィードバック機能により、組織全体の俊敏性と適応力が大幅に向上するでしょう。     

従業員の自己表現を促進するソーシャル機能

最新の社内ポータルに搭載されているソーシャル機能は、従業員の自己表現を強力に後押しします。社内SNSや掲示板を通じて、従業員は自由に意見を発信し、アイデアを共有できます。例えば、投稿された業務改善のアイデアが、他部署の同僚からフィードバックを得て、より洗練された提案へと発展させられるでしょう。

また、趣味や特技を共有するコミュニティがあれば、業務以外での従業員同士のつながりも深まります。これにより、職場の雰囲気が和やかになり、コミュニケーションの活性化を促します。

このような自己表現の場を提供することで、従業員は自身の価値を組織内で認識され、帰属意識が高まります。結果として、エンゲージメントの向上と、イノベーティブな組織文化の醸成につながるのです。     

エンゲージメントを高めるためのデータ活用

最新の社内ポータルは、従業員の活動ログやコミュニケーションデータを収集・分析し、エンゲージメント向上のための貴重な情報を提供します。例えば、ポータル内での従業員の行動パターンを分析することで、どのような情報や機能が最も利用されているかを把握し、ユーザーエクスペリエンスの改善につながります。

また、社内SNSでの投稿頻度や内容を分析すれば、従業員の関心事や課題を特定し、それに応じたトレーニングプログラムや支援策を提供可能です。さらに、チーム間のコミュニケーション頻度や質を測定することで、組織の結束力を高めるための施策を実行できるでしょう。

このようなデータ駆動型のアプローチは、結果としてエンゲージメントの大幅な向上につながります。 

複数拠点企業における多言語対応

グローバルに展開する企業であれば、社内ポータルの多言語対応は不可欠です。言語の壁を取り除くことで、世界中の従業員は等しく情報にアクセスでき、円滑にコミュニケーションが行えます。例えば、日本の本社で作成された重要な通達が、瞬時に各国の言語に翻訳され、全拠点の従業員に同時に届けられるという運用も可能です。

多国籍チームが共通のプラットフォームで情報をやり取りすれば、プロジェクトの進行もスムーズになるでしょう。例えば、アメリカ、ドイツ、日本のメンバーが協働するプロジェクトでも、各自が母国語で入力した情報が自動翻訳され、リアルタイムで共有されます。これにより、言語の違いによる誤解や遅延が最小限に抑えられます。

言語の壁を越えた情報共有と協働が、企業の国際競争力を大きく向上させるのです。

ナレッジ共有の一元化

最新の社内ポータルは、企業内の散在する情報を一か所に集約し、ナレッジ共有の一元化を実現しています。従業員は一元化された情報をもとに、業務効率の向上を実現しているのです。例えば、東京、ニューヨーク、ロンドンの各オフィスで個別に管理されていた営業資料や市場調査データが、共通のポータル上で一括管理されることで、全拠点の従業員が同時に最新の情報にアクセス可能です。

また、過去のプロジェクト事例や成功事例もポータル上で共有できるため、他拠点の優れた取り組みを素早く自拠点に適用できます。ナレッジ共有の一元化は、企業の強みを最大限に引き出し、組織全体の競争力を高める重要な要素です。 

情報統合による管理の簡便化

社内ポータルの導入は、情報統合による管理の簡便化をもたらします。社内ポータル導入以前であれば、業務マニュアル、社内規則、プロジェクト情報、各種申請フォームといった情報が散財していてもおかしくありません。個人で複製されているものもあり、一括で管理をする事は不可能です。

社内ポータルが導入されれば、社内の情報が一箇所に統合されるため、管理工数が削減されます。古い形式の書類が使われなくなり、社内での手戻り削減にもつながるでしょう。

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社内ポータルに内在する3つのデメリット

一方で、社内ポータルに内在するデメリットも存在します。ここでは主なデメリットとして、以下の3つを紹介します。

• 情報の断片化と業務効率の低下
• コミュニケーションの停滞
• リモートワークでの不便さ

それぞれについて見ていきます。

情報の断片化と業務効率の低下

従来の社内ポータルシステムでは、重要なデータや文書が複数のプラットフォームに散在しており、必要な情報にアクセスしようとすると時間がかかってしまいます。この状況は、日々の業務に支障をきたし、従業員のストレスを増大させてしまうこともあるでしょう。

また、拡張性の低い従来システムでは、企業の成長や変化に適応できないことも多々あります。ユーザーインターフェースが複雑であったり、操作が直感的でなかったりして、従業員にとって使いにくいものになっている場合もあるでしょう。せっかくのシステム投資が十分に活用されていないケースも少なくありません。

これらの問題は、企業全体の生産性低下につながり、競争力を損なう深刻な要因となっています。ただし、最近の社内ポータルサイトでは情報を一元管理できるようになっており、このデメリットは解消されています。

コミュニケーションの停滞

従来の社内ポータルにおいて、コミュニケーションの停滞はデメリットのひとつです。多くのシステムでは、従業員間のリアルタイムなコミュニケーションツールが不足しており、即時的な情報交換や意見交換が困難です。この結果、重要な意思決定が遅れてしまい、ビジネスチャンスを逃してしまう場合もあるでしょう。

さらに、一方通行の情報伝達が主流となっているため、経営陣や管理職からの通達は行き渡るものの、現場からのフィードバックや提案が上がりにくい点も課題です。この双方向性の欠如は、従業員の声を経営に反映させる機会を失わせ、組織の成長や改善を妨げる要因となっています。

また、複数拠点を持つグローバル企業の場合、拠点間での情報伝達に時差が発生し、意思決定や情報共有の遅れがさらなる問題を引き起こすことがあります。各拠点が異なる時間帯で業務を行っているため、リアルタイムでのコミュニケーションが難しく、結果として重要な情報が伝わるまでに時間がかかることがあります。

この状況を打破するには、リアルタイムで双方向のコミュニケーションを可能にする新しい社内ポータルサイトを導入するといいでしょう。 

リモートワークでの不便さ

リモートワークの普及に伴い、従来の社内ポータルの不便さが明らかになりました。多くの企業で使用されている旧来のシステムは、オフィス内での利用を前提に設計されているため、リモート環境での使い勝手が悪くなっています。例えば、VPN接続の煩雑さや、モバイルデバイスとの互換性の低さにより、従業員がスムーズに必要な情報にアクセスできない状況が発生しています。

さらに、リアルタイムでの情報更新や、複数の従業員による同時編集機能が不足していると、遠隔地にいるチームメンバー間での協働作業は困難です。これらの問題は、業務の遅延や生産性の低下を引き起こし、結果として企業全体の競争力を損なう要因となっています。

ただし、最新の社内ポータルサイトはリモートワーク時代に適応した仕様になっており、リモート環境でも効果的です。

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従業員エンゲージメント強化ツールへ進化している最新の社内ポータルサイトの機能とは

次に、最新の社内ポータルがどのように業務効率を高め、企業全体のパフォーマンスを向上させるかを以下の3点に着目して解説します。

• 双方向コミュニケーションの強化
• ソーシャル機能でチームの結束力を強化
• パーソナライズされたダッシュボードで業務効率を向上

では、それぞれについて見ていきましょう。

双方向コミュニケーションの強化

最新の社内ポータルは、従来の一方通行の情報伝達から脱却し、双方向コミュニケーションを強力にサポートします。従業員間のリアルタイムチャット機能や、即時フィードバックツールが導入されることで、組織内の情報交換が活性化されるでしょう。例えば、現場で問題が発生した際、従業員はすぐに上司や同僚と状況を共有し、迅速な対策を講じることが可能になります。

双方向コミュニケーションは、単なる情報共有にとどまらず、アイデアの創出や問題解決にも大きく貢献します。社員同士が自由に意見を交換できるため、組織の壁を越えた協力体制が構築され、イノベーションの促進にもつながるでしょう。結果として、組織全体の生産性と創造性が飛躍的に高まることも期待できます。

ソーシャル機能でチームの結束力を強化

最新の社内ポータルに搭載されているソーシャル機能は、従業員間のつながりを強化します。具体的なソーシャル機能とは、社内掲示板やフィードバックツールなどです。

これらの機能が導入されると、部署や階層を超えた活発なコミュニケーションにつながります。例えば、プロジェクトの進捗状況を共有する掲示板では、関係者全員が自由にコメントやアイデアを投稿でき、協力体制が自然と構築されていくでしょう。

また、社員の誕生日や入社記念日を祝福するイベント機能や、趣味のコミュニティを作る機能なども、職場の雰囲気を和やかにし、チームの結束力を高めます。これらのソーシャル機能を通じて、従業員は会社全体とのつながりを実感し、帰属意識が強化されるのです。

パーソナライズされたダッシュボードで業務効率を向上

最新の社内ポータルの特徴として、従業員ごとにカスタマイズされたダッシュボードがあげられます。このパーソナライズ機能により、各従業員は自身の役割や業務に最適化された情報を一目で確認できるようになります。例えば、管理職向けのダッシュボードでは、チームの進捗状況やKPIがリアルタイムで自動表示されるため、部下のマネジメントのサポートとなるでしょう。

従来の社内ポータルでは、すべての従業員に共通の情報が表示されることが多く、自分に関係のない情報も含まれていました。このため、必要な情報を探し出すのに時間がかかり、ポータル自体の利用率が低下することが課題となっていました。

しかし、パーソナライズされたダッシュボードでは、営業担当者には顧客情報や商談の進捗が、人事担当者には従業員のエンゲージメント指標が優先的に表示されます。さらに、ユーザー自身がよく使う情報を「お気に入り」に設定したり、表示順をカスタマイズしたりすることも可能です。

営業担当者であれば、顧客情報や商談の進捗が、人事担当者なら従業員のエンゲージメント指標が優先的に表示されるなど、職種や役割に応じた情報が表示されます。さらに、ユーザー自身が必要な情報をピン留めしたり、表示順を変更したりすることも可能です。最新の社内ポータルを活用すれば、効率的な業務遂行が可能になります。

関連記事：従業員エンゲージメントを向上させる17の社内コミュニケーション最善策

社内ポータルのおすすめ14ツールを比較

本章では、社内ポータル導入時に使用する具体的なツールについて、それぞれの特徴と合わせて紹介します。

LumApps

LumAppsは、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携する直感的な社内ポータルツールです。情報の一元管理、多言語対応、モバイル対応により、グローバルな情報共有を実現しています。また、AIを活用したパーソナライズ機能や、コミュニティ機能で従業員エンゲージメントを向上させます。

https://www.lumapps.com/ja/

InsuiteX 

InsuiteXは、大企業向けの社内ポータル作成ツールです。多彩なポータルテンプレートを提供し、組織のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。情報の一元化、双方向コミュニケーション、データ分析機能を備え、従業員エンゲージメントと業務効率の向上を実現します。

https://www.insuite.jp/

Liferay 

Liferayは大企業向けの社内ポータル構築ツールです。70種類以上の標準機能を備え、高度なカスタマイズが可能です。パーソナライズ機能や業務システム連携により、ユーザーごとに最適化された情報提供を実現し、従業員エンゲージメントと業務効率を向上させます。

https://www.liferay.co.jp/

SharePoint 

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SharePointは、Microsoftが提供する社内ポータル構築ツールです。Office製品との連携、豊富なテンプレート、カスタマイズ性の高さが特徴です。情報共有、ドキュメント管理、コラボレーション機能を備え、効率的な社内コミュニケーションと業務効率化を実現します。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration

Googleサイト 

Googleサイトは、無料で簡単に社内ポータルを作成できるツールです。直感的な操作性、Googleサービスとの連携、共同編集機能が特徴です。レスポンシブ対応で、スマートフォンからも閲覧できます。閲覧制限も設定でき、情報共有の効率化を実現します。

https://sites.google.com/

rakumoボード

rakumoボードは、Google Workspace向けの社内ポータル・掲示板ツールです。多彩なビジュアル表現、柔軟な権限設定、コメント機能を備え、情報共有とコミュニケーション活性化を促進します。Googleサイトとの連携やスマートフォン対応で、使いやすい社内ポータルを実現します。

https://rakumo.com/product/gsuite/board/

LINE WORKS 

LINE WORKSは、LINEライクな使いやすさが特徴の社内ポータルツールです。チャット、メール、掲示板、カレンダー、ドライブなど多機能を1つのアプリに集約されています。LINEとの連携や外部サービス連携も可能で、効率的な社内コミュニケーションと業務効率化を実現します。

https://line-works.com/

Drupal 

Drupalは、高度にカスタマイズ可能なオープンソースのCMSです。大規模サイトに適し、情報の一元管理や多言語にも対応しています。モジュールの豊富さと拡張性が特徴で、企業の特殊なニーズに合わせた社内ポータルの構築ができ、セキュリティも高水準です。

https://www.drupal.org/

Garoon

サイボウズのGaroonは、使いやすい社内ポータル作成ツールです。豊富なテンプレートとドラッグ&ドロップ機能で、ITスキルがなくても簡単に構築できます。全社・部署・個人用など複数ポータルの作成、他システムとの連携、通知機能など、情報共有に必要な機能を網羅しています。

https://garoon.cybozu.co.jp/

intra-mart 

intra-martは、企業向けの高機能な社内ポータル構築ツールです。ローコード開発環境を提供し、直感的な操作で業務アプリケーションを作成できます。既存システムとの連携、ワークフロー最適化、AIなど先進技術の活用により、業務効率化と全体最適化を実現します。

https://www.intra-mart.jp/

desknet's NEO 

desknet's NEOは、使いやすさに定評のある社内ポータル作成ツールです。豊富な標準機能と高いカスタマイズ性を備え、HTMLの知識不要で直感的に操作できます。情報共有、コミュニケーション活性化、業務効率化を実現し、ノーコードでの業務アプリ作成も可能です。

https://www.desknets.com/

Confluenece 

Confluenceは、直感的な操作で情報共有と協働を促す社内Wikiツールです。豊富なテンプレート、強力な検索機能、柔軟な権限設定を備え、社内ポータルやナレッジベースの構築に最適です。Atlassian製品との連携や、カスタマイズ性の高さも特徴で、組織の生産性向上に貢献します。

https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Unily 

Unilyは、企業向けの高機能な社内ポータル構築プラットフォームです。直感的なインターフェースと豊富なテンプレートを提供し、カスタマイズ性が高く、多言語対応も可能です。AIを活用した検索機能やパーソナライズ機能により、効率的な情報共有と従業員エンゲージメントの向上を実現します。

https://www.unily.com/

SimPPLY 

SimPPLYは、シンプルで直感的な操作が特徴の社内ポータルツールです。情報の一元管理を実現し、業務マニュアルや申請書類を簡単に共有可能です。コミュニティ機能により、社員同士の活発なコミュニケーションを促進します。ワークフロー機能も搭載し、業務の効率化とペーパーレス化をサポートします。

https://simpply.com.au/

社内ポータルサイトの導入成功事例3選 

本章では社内ポータルサイトの導入成功事例を3つ紹介します。

三井物産の成功事例

三井物産は、金属資源、エネルギー、ICT事業など多岐にわたる事業を展開する総合商社で、16事業本部と世界61カ国・地域に125の拠点を持っています。しかし、広範な事業領域の情報共有に課題があり、複数の社内ポータルが存在し、コンテンツの登録や発信が煩雑でした。また、コロナ禍でのオフィス出社制限により、国内外でのコラボレーションが難しくなっていました。

この問題を解決するため、三井物産はLumAppsを導入し、次の成果を得ました。

●情報の見やすさ・探しやすさの向上

サムネイル画像と検索機能の強化により、必要な情報が素早く見つかるようになり、部署別のフィルタリングやコンテンツの分類も可能に

●研修・リスキルの促進

研修専用ページを作り、従業員がリスキルの情報を一括管理・共有できるように変更。これにより、専門知識の向上が促進され、分野を超えた新たな価値が生まれる。

●経営メッセージの浸透強化

海外拠点と本社の間で、経営幹部のメッセージや社長のメッセージを統合したページを作成し、アクセス数が増加。現地スタッフとのコミュニケーションが深まり、エンゲージメントの向上を実現しました。

導入事例はこちら

JALグループの成功事例

東京の品川区に本社をおき、国内・国際旅客・ 貨物航空輸送事業を中心に数多くの事業を展開している航空会社です。70年以上にわたり、人々、地域、そして 世界をつなぎ、未来への挑戦を続けています。従来利用していたポータルのシステム基盤サポート終了に合わせて、コンテンツの検索性やマルチデバイス対応はもちろん、セキュリティ性能などに対応した新サービスへの切り替えが必要となりました。

JALグループはLumAppsを導入することで、以下の効果を獲得しました。

●コンテンツターゲティング

総括部門が作成する全グループ会社社員を対象とするコンテンツ以外にも、各グループ会社や各部門を対象としたコンテンツを作成。各部門に管理権限を一部委譲することで、タイムリーに充実した情報発信を実現しました。

●セキュリティグループ

クラウドサービスのアカウント管理システムのセキュリティグループを利用。各社員が所属するグループ会社、部門の情報が掲載するサイトの情報にシングルサインオンでアクセスできるように設定しました。

●モバイル対応

マルチデバイス対応やセキュリティを担保したインターネットが活用され、時間や場所に縛られずに社員が情報にアクセスできるようになりました。

導入事例はこちら

Supershipの成功事例

「マーケティングソリューション事業」と「データソリューション事業」を展開するデータテクノロジーカンパニーのSupership株式会社は、検索性の低さや情報の渋滞といった課題を抱えていました。

この問題を解決するため、LumAppsを導入し、以下の効果を獲得しました。

●社員双方向のデジタルワークプレイス構築を実現

旧ポータルのコンテンツ移行と運用担当者へのレクチャー会やマニュアル展開などの準備を経て、わずか2ヶ月でチャットを超えた環境を構築できました。

●4ヶ月間で、月10本程度のニュースが更新

リニューアルから4ヶ月間で月10本程度のニュースが更新されており、社内の情報発信が活性化されました。

導入事例はこちら

まとめ

本記事では、従業員エンゲージメントを強化する最新の社内ポータルの特徴についてまとめました。社内ポータルサイトを構築するメリット・デメリットにも触れ、実際に活用している事例も紹介します。

さらに、代表的な14種類のツールを比較しています。事例も参考にしながら、御社に合ったツールを選んでください。

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