プロジェクトの成功を目指して組織内のコミュニケーションを改善しようとしても、うまくいかず悩んでいる方もいるでしょう。コミュニケーションマネジメントを取り入れることで、こうした課題の解決に役立ちます。

本記事では、コミュニケーションマネジメントの定義や目的、実践プロセスなどについて詳しく解説します。コミュニケーションを円滑にするためのおすすめツールも紹介するので、プロジェクトマネージャーやチームリーダーの方は、ぜひ最後までご覧ください。

コミュニケーションマネジメントとは？

コミュニケーションマネジメントとは、プロジェクトやチーム内での情報のやり取りを効果的に管理し、スムーズな意思疎通を図るための取り組みです。単に情報を伝えるだけでなく、適切なタイミングで、相手に確実に理解してもらうことを目指します。

在宅勤務やリモートワークが普及した近ごろでは、従来の対面コミュニケーションだけでなく、オンラインツールを活用したやり取りも増えています。多様な働き方に対応するために、状況に応じた柔軟なコミュニケーション管理が求められるようになりました。プロジェクトマネジメントの世界標準として知られるPMBOK（Project Management Body of Knowledge）でも、コミュニケーションマネジメントは重要な位置づけにあります。

効果的なコミュニケーションマネジメントは、チームの生産性向上やプロジェクトの成功率アップをもたらします。プロジェクトマネージャーやチームリーダーは、コミュニケーションマネジメントのスキルを磨き、実践していかなければなりません。

コミュニケーションマネジメントが必要な3つの理由

コミュニケーションマネジメントが必要とされる理由は、主に以下の3つです。

• 利害関係やニーズの把握
• ミスの防止
• チームの一体感を高める

順番に詳しく見ていきましょう。

利害関係やニーズの把握

プロジェクトや業務を円滑に進めるためには、関係者それぞれの立場やニーズを正確に理解し対応することが不可欠です。コミュニケーションマネジメントを活用すれば、利害関係やニーズの把握に役立ちます。

同じプロジェクトに携わっていたとしても、部署や役職によって情報の必要性や重要度は異なります。違いを理解し各関係者に適した情報を適切なタイミングで提供できれば、プロジェクト全体の効率が向上します。

外部のステークホルダーとのコミュニケーションにおいても、利害関係やニーズの把握は重要です。クライアントや取引先、規制当局などとのやり取りでは、相手の立場や目的を理解した上で、適切な情報開示と保護のバランスを取らなければなりません。

コミュニケーションマネジメントが行われていれば、社内外の関係者の利害関係やニーズが把握され、適切な情報共有が実現できます。結果的に、プロジェクトの成功率を高め、関係者全員の満足度を向上させるでしょう。

ミスの防止

コミュニケーションマネジメントは、重大なミスや問題の防止に役立ちます。

ビジネスの現場では、情報伝達ミスや解釈の違いは思わぬトラブルを起こしてしまいます。プロジェクトの初期段階で重要なタスクやスケジュールを共有できていなければ、後になって手戻りが発生したり、納期に間に合わなくなったりするでしょう。

クライアントとの合意事項や仕様変更などの重要情報がチーム内で適切に共有されていないと、最悪の場合、契約違反や品質問題につながる恐れがあります。

情報の発信者と受信者の双方が、伝達内容を正確に理解し確認し合うプロセスが確立していれば、多くのリスクを回避できるはずです。定期的なミーティングやプロジェクト管理ツールの活用によりタスクの進捗状況や問題点を可視化し、チーム全体で共有すれば潜在的なリスクに対処できるでしょう。

このように、適切なコミュニケーションマネジメントは、ミスの防止をもたらすのです。

チームの一体感を高める

コミュニケーションマネジメントが求められる理由の3つ目は、チームの一体感を高めるからです。効果的なコミュニケーションによって、メンバー間の信頼関係を構築し、共通の目標に向かって協力し合う環境を作り出します。

チームの一体感が高まると、メンバー間でより活発な情報共有が活発になり、互いの強みや弱みを理解し合えるようになります。個々のスキルや経験を最大限に活用したチーム運営が実現できるでしょう。

また、メンバーが安心して意見を述べたり、新しいアイデアを提案したりできる心理的安全性の高い環境が整います。イノベーションの創出や問題解決の効率化には不可欠な環境です。

個々のメンバーのモチベーション向上も期待できます。共通の目標に向かって協力し合い、成功体験を共有することで、チームへの帰属意識が高まり積極的に貢献しようという意欲が生まれるのです。

適切なコミュニケーションマネジメントはチームの一体感を高め、生産性の向上や創造性の促進といった効果をもたらします。

コミュニケーションマネジメントに必要な3つのスキル

コミュニケーションマネジメントをスムーズに行うには、以下の3つのスキルが必要です。

• 責任の所在を明確にする力
• 緊急度や重要度を見極める力
• 適切な伝達方法とその影響範囲を明確にする力

それぞれについて詳しく説明します。

責任の所在を明確にする力

効果的なコミュニケーションマネジメントには、責任の所在を明確にする力が必要です。プロジェクトや業務において誰が何に対して責任を持つのかを明確にすれば、情報の流れがスムーズになり問題が発生した際の対応もスムーズになります。

情報の発信者や受信者、最終的な決定権者を明確にし、役割と責任を文書化しましょう。プロジェクトの進捗報告であれば、誰が情報を集約し、誰に報告し最終的に誰が承認するのかを明確にします。

責任の所在の明確化は、チームメンバーの当事者意識を高め、業務への積極的な参加を促します。各自が自分の役割と責任を理解した結果、主体的な行動が生まれプロジェクト全体の効率も向上するのです。

緊急度や重要度を見極める力

現代のビジネス環境では、日々膨大な量の情報が飛び交います。コミュニケーションマネジメントを行うには、情報の緊急度や重要度を適切に見極めなければなりません。

まず情報を「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類するといいでしょう。クライアントからの急な要望変更であれば「緊急かつ重要」に分類し、即座に対応します。一方、長期的な戦略立案は「重要だが緊急ではない」に分類し、じっくりと時間をかけて取り組みます。

見極めの基準は個人の判断に頼ってはいけません。定期的にチーム内で優先順位の付け方を議論し、必要に応じて基準を更新・共有しましょう。

適切な伝達方法とその影響範囲を明確にする力

適切な伝達方法を選択し影響範囲を明確にする力は、コミュニケーションマネジメントにおいて重要です。情報の内容や緊急度、受信者の状況に応じて最適な伝達手段を選ばなければなりません。

重要な決定事項を伝える場面では、対面やビデオ会議のような双方向のコミュニケーション手段を選ぶといいでしょう。日常的な進捗報告であれば、メールやチャットツールを活用して効率的に情報を共有します。情報の機密性に応じて、公開範囲を適切に設定することも重要です。

情報の伝達効率が向上し影響範囲が明確になれば、誤解や混乱を最小限に抑えられるでしょう。組織全体のコミュニケーションの向上につながり、業務の効率化やチームの一体感をもたらします。

コミュニケーションマネジメントの実践プロセス

ここからはコミュニケーションマネジメントの実践方法を、3つのプロセスで説明します。

• 関係者の整理
• 伝達方法の整理
• 責任者の選定

順番に見ていきましょう。

関係者の整理

コミュニケーションマネジメントを実践するにあたり、最初のプロセスは関係者の整理です。プロジェクトに関わる全ての人々を把握し、役割や利害関係を明確にして効果的な情報共有の基盤を構築します。

関係者の整理は、プロジェクトの中心から外側へと広げていくといいでしょう。プロジェクトチームの内部メンバーを洗い出してから、直接的な影響を与える部署や協力会社、そして最終的にはステークホルダーや顧客まで範囲を広げていきます。

単に関係者をリストアップするだけでなく、各関係者がプロジェクトにどのような利害関係を持っているかを理解することも重要です。利害関係を事前に把握しておけば、適切な情報共有や調整につながります。

伝達方法の整理

関係者の整理を終えたら、伝達方法を整理しましょう。適切にコミュニケーションマネジメントを行うには、情報の種類や目的、緊急度、そして受け手の状況に応じて最適な伝達手段を選ばなければなりません。

重要な決定事項や複雑な内容を伝える場面であれば、対面やビデオ会議のような双方向のコミュニケーション手段が有効です。情報の受け手の数が多ければ、全体会議やグループメール、社内ポータルサイトの活用などが考えられます。情報のセキュリティにも配慮が必要です。

伝達方法の整理はプロジェクトの初期段階で行い、チーム全体で共有しておきましょう。情報の混乱や漏れを防ぎ、効率的なコミュニケーションが実現につながります。

責任者の選定

最後のプロセスは責任者の選定です。責任者はプロジェクト全体のコミュニケーションを統括し、最終的な意思決定を行う役割を担うため、コミュニケーションマネジメントの成功のカギを握ります。

責任者の選定にあたっては、プロジェクトの規模や性質を考慮しましょう。チーム全体の方向性を示しモチベーションを高める役割も担うため、コミュニケーション能力や問題解決能力といったスキルも考慮しなければなりません。

責任者を明確に定めれば、誰に何を報告し誰から承認を得るべきかが明確になり、プロジェクト全体のコミュニケーションがスムーズになります。結果的に、プロジェクトの成功確率を高めることができるのです。

関連記事：コミュニケーションでの伝達力がビジネスにおいても重要！構成要素やポイントなどを解説

コミュニケーションマネジメントの具体的な実践方法

ここからは、コミュニケーションマネジメントを効果的に行うための具体的なツールと実践方法を6つ紹介します。

• Web会議
• 電話
• メール
• チャット
• 雑談
• 社内ポータル

特徴を理解して、自社に合った方法を選択しましょう。

Web会議

テレワークや遠隔地との協業が増加する現代において、Web会議はコミュニケーションマネジメントを実践するうえで不可欠なツールです。

Web会議の最大のメリットは、場所や距離の制約を受けずにリアルタイムでコミュニケーションが取れる点にあります。オフィスにいる社員と在宅勤務の社員、さらには海外の取引先とも同じ空間で会話をしているかのようなやり取りが可能です。移動や会議室の準備が不要であるため、日程調整がしやすいのもメリットです。

多くのWeb会議ツールは画面共有機能を備えているため、プレゼンテーション資料や図表を参加者全員で同時に閲覧しながら議論を進められます。録画機能を活用すれば、後の内容確認や欠席者との情報共有が可能です。

電話

電話はリアルタイム性と双方向性を兼ね備えたコミュニケーションツールとして、今なお重要な役割を果たしています。特に緊急を要する案件や、複雑な内容を短時間で説明したい場合に有効です。

電話のメリットは、相手の声のトーンや間から文字だけでは伝わりにくい感情や意図を読み取れる点にあります。質問や確認もその場で行えるため、誤解を素早く解消できるでしょう。

一方で、電話には相手の業務を中断させてしまうというデメリットがあります。電話の内容は通常記録に残らないため、重要な決定事項や詳細な情報のやり取りには適していません。

メリット・デメリットを理解して、コミュニケーションマネジメントの実践に活用しましょう。

メール

メールは、ビジネスコミュニケーションの中核を担うツールです。その最大の特徴は、時間や場所を選ばずに情報を伝達できる点と、記録として残せる点にあります。ほかにも「複数の相手に同時に情報を送れる」や「添付ファイルで詳細な資料を共有できる」といったメリットがあり、コミュニケーションマネジメントの実践に不可欠な存在です。

一方でメールを過信するのもよくありません。大量のメールの中に重要な情報が埋もれてしまう可能性や、文字だけのコミュニケーションによる誤解の発生、返信のタイミングが不明確な点には注意しましょう。

適切にコミュニケーションマネジメントを実践するには、ほかのツールと組み合わせてメールを活用しましょう。

チャット

ビジネスチャットツールは、近年急速に普及し多くの企業で日常的なコミュニケーションツールとして定着しています。メールよりも気軽で即時性が高く、かつ記録も残るという特性から、効率的な情報共有やスムーズな意思決定に役立っています。

チャットツールの主な利点は、「リアルタイムでのコミュニケーションが可能なこと」や「グループチャットで複数人との情報共有が容易なこと」、「ファイル共有や画面共有などの機能が充実していること」などです。検索機能やモバイルアプリでの利用も大きな魅力です。

頻繁な通知による業務の中断や、重要な情報が埋もれてしまうリスクも考慮したうえで、コミュニケーションマネジメントに取り入れましょう。

雑談

一見すると業務とは無関係に思えるかもしれませんが、雑談もコミュニケーションマネジメントを実践する方法のひとつです。リモートワークが増加し対面のコミュニケーションも減っている現代では、意図的に雑談の機会を設ける重要性が再認識されています。

雑談のメリットには、「チームメンバー間の信頼関係構築」や「ストレス解消や気分転換」「異なる部署や役職の人との情報交換」などがあります。雑談が過度に長引いたり頻繁に発生したりすると、業務効率の低下につながる場合もあるため注意が必要です。

雑談から生まれたアイデアや情報を有効活用するには、メモやチャットツールの雑談チャンネルを活用するなどして記録に残すことも大切です。

社内ポータル

社内ポータルは、企業内の情報共有や業務効率化を目的とした統合的なプラットフォームです。コミュニケーションマネジメントの基盤となる存在といってもいいでしょう。

社内ポータルの主な特徴として、情報の一元管理やパーソナライズ機能、業務システムとの連携などがあげられます。効果的に社内ポータルを活用するためには、ユーザビリティの向上やモバイル対応、セキュリティの確保などが求められます。

適切に設計・運用された社内ポータルは、社内コミュニケーションの活性化や業務効率の向上だけでなく、企業文化の醸成や従業員エンゲージメントの向上にも貢献します。特に、リモートワークが増加する現代のビジネス環境において、社内ポータルの重要性はますます高まっていると言えるでしょう。

関連記事：インナーコミュニケーションとは？強化のメリットと実施方法・成功のポイントを紹介

コミュニケーションマネジメントにおすすめの6つのツール

コミュニケーションマネジメントを実践する際におすすめのツールを6つ紹介します。

• LumApps
• Chatwork
• Slack
• Microsoft Teams
• Asana
• zoom

事前にツールの機能を理解したうえで、計画的に導入しましょう。

LumApps

LumAppsは、コミュニケーションマネジメントにおすすめのプラットフォームです。LumAppsを活用すれば、企業文化の醸成とコラボレーションが促され、従業員が発言しやすい環境を構築できます。

LumAppsは組織内のコミュニケーションを一元化するため、重要な企業メッセージを効果的に届けられます。また、パーソナライズされたインタフェースが提供されるため、従業員は自分のニーズに合った情報や機能に容易にアクセス可能です。

LumAppsは場所や言語に関係なく、すべての従業員をつなぐプラットフォームとして活用可能です。グローバルな組織や多拠点展開をしている企業でも、一体感を持ちながら業務を進められます。外部ツールとの連携も可能であるため、既存の業務フローに組み込みやすい設計になっています。

これからコミュニケーションマネジメントに取り組む方から、既存ツールの置き換えを検討している方まで、幅広く役に立てるツールです。

Chatwork

Chatworkは、多くの企業に利用されている日本発のビジネスチャットツールです。シンプルで直感的な操作性が特徴で、ITリテラシーの高低に関わらず、誰もが簡単に使いこなせるよう設計されています。

グループチャットやダイレクトメッセージを通じて、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。ファイル共有機能やタスク管理機能も備えており、チームでの協働作業をサポートします。

セキュリティ面でも優れており、エンドツーエンドの暗号化やデータの自動バックアップなど安全性を確保しています。Chatwork Liveと呼ばれるビデオ会議機能も搭載されており、チャットからシームレスにオンライン会議に移行できるのも大きなメリットです。

Slack

Slackは、世界中で広く利用されているコミュニケーションツールです。最大の特徴は、チャンネルを通じた効率的な情報共有と、豊富な外部アプリケーションとの連携機能にあります。

Slackではトピックごとにチャンネルを作成し、関連する情報やディスカッションを集約可能です。プロジェクトや部門ごとの情報を整理できるため、必要な情報に素早くアクセスできます。ダイレクトメッセージ機能を使えば、個別のコミュニケーションもスムーズに行えます。

Slackの強みは、1000以上のアプリケーションと連携できる点です。また、ボットやワークフローの自動化機能も提供しています。検索機能も優れており、過去のやり取りや共有されたファイルを素早く見つけ出すことができます。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft 365スイートの一部として提供されるコラボレーションプラットフォームです。Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションとシームレスに連携し、ドキュメントの共同編集や共有が容易に行えます。

チャット機能は、個人間やグループでのメッセージのやり取りが可能で、ファイル共有やタスク管理も統合されています。ビデオ会議機能は高品質で安定性が高く、画面共有や録画機能なども充実しています。

「チーム」と呼ばれるワークスペースを活用すれば、プロジェクトやチームごとに必要なツールやリソースを集約し、効率的に協働作業を進めることができます。

Asana

Asanaは、プロジェクト管理とタスク管理に特化したツールです。直感的なユーザーインターフェースと柔軟なプロジェクト管理機能で、チームの生産性向上とコラボレーション促進に役立ちます。

Asanaでは、プロジェクトをボード形式やリスト形式、カレンダー形式などの視点で管理できます。チームメンバーそれぞれの好みや役割に応じた最適な方法でタスクを把握し、進捗を管理可能です。

コミュニケーション機能が充実しているのも特徴です。タスクやプロジェクトにコメントを付けたり、チームメンバーにメンションを送ったりすることで、作業に関する議論や情報共有をスムーズに行えます。

Asanaはルールに従い作業が自動化される豊富な自動化機能も提供しています。

zoom

Zoomは、高品質なビデオ会議とウェビナー機能で知られる、世界中で広く利用されているコミュニケーションツールです。使いやすさと安定した接続品質が特徴で、初めて使う人でも直感的に操作できます。

Zoomの基本機能には、ビデオ会議や音声通話、画面共有などがあります。特に画面共有機能は優れており、デスクトップ全体や特定のアプリケーション、ホワイトボードなどを選択して共有可能です。

大規模なウェビナーや社内イベントにも対応しているため、最大1万人の視聴者に対してライブストリーミングを行うこともできます。カレンダーアプリやSlack、Microsoft Teamsなど、多くの業務ツールと統合して利用することも可能です。

まとめ

本記事では、コミュニケーションマネジメントの重要性と実践方法について詳しく解説しました。効果的なコミュニケーションは、プロジェクトの成功に不可欠であり、適切な手法とツールの活用が鍵となります。

Web会議、メール、チャットなどの手段を適切に使い分け、LumAppsやSlack、Microsoft Teamsなどのツールを活用しましょう。コミュニケーションマネジメントを実践して、より良い職場環境を実現しましょう。

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