テレワークの普及やデジタル化の推進により、従業員同士がオフィスで対面せずオンライン会議やネットワーク上のチャットでコミュニケーションを取る機会が増えました。これにより、オンライン上でコミュニケーションが取れるツールが注目されています。

本記事では、社内コミュニケーションツール導入のメリットおよび注意点、選定方法について詳しく解説します。また、おすすめツールも紹介するので、社内コミュニケーションツール導入の参考にしてください。

社内コミュニケーションツールとは？

社内コミュニケーションツールとは、従業員同士が業務に必要な情報をリアルタイムで伝達できるツールのことです。一方向による意思や情報の伝達ではなく、双方向でリアルタイムにやりとりができる点が従来のビジネスメールと異なります。

また、情報化社会・デジタル社会が推進されたことで、社外向けの情報も紙媒体ではなくWebメディアやSNSで発信されるようになりました。社内向けの情報もオンライン上で共有されることが増えたため、このような情報のやり取りにも社内コミュニケーションツールが使われます。

社内コミュニケーションツールではテキストだけでなく、音声や動画によって情報を双方向でやり取りできるため、上手く導入できれば従業員同士のコミュニケーションが活発化し、円滑に業務が遂行できます。

一方、企業にとって合わない社内コミュニケーションツールを導入しても使われない、強固なセキュリティ機能を持つツールを選定しないと情報漏洩の恐れがあるといった問題もあります。

社内コミュニケーションツールの主な機能

ここでは、社内コミュニケーションツールの機能について解説します。主な機能は以下の5つです。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

• チャット・グループチャット
• ファイル共有・管理
• オンライン会議
• Web社内報
• スケジュール管理

チャット・グループチャット

1対1、もしくは複数人とテキストで意思を伝達する機能がチャット、およびグループチャット機能で、ツールによっては音声通話も可能です。

スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイスでも操作でき、速報性に優れていることから主にショートメッセージによるコミュニケーションに使われます。

ファイルの共有もでき、テキスト内容の検索やタグ付けも可能で、会議内容などの補足やタスクの確認がしやすい利点もあります。

ファイル共有・管理

会議中に他のツールを使わなくてもPDFやドキュメント、画像といった各種データを共有できるのがファイル共有・管理機能です。シームレスな情報共有を可能とするため、業務の効率化を実現します。

ツールによっては、共有したファイルを複数人で同時に編集することもできるので、従来のように最新のファイルをコピペし、編集した後に「yyyymmdd編集版」などと名前をつけて保存する手間が省けます。

オンライン会議

在宅やサテライトオフィスで業務をする社員、また遠方のオフィスに勤める社員と会議ができる機能で、Zoomを代表として多くのサービスが提供されています。

回線速度によるものの遅延や乱れなく議論ができる使用でき、会議中に画面共有ができるので対面による会議と遜色なく業務を遂行できるでしょう。

オンライン会議の普及により、出張をしなくても従業員同士で気軽にコミュニケーションが取れるようになり、業務の負担も低減しました。

Web社内報

従来では紙媒体で発行されていた社内報を、オンライン上で発信する機能のことで、クラウドサービスなどを利用すれば気軽に導入する事ができます。

ツールによってはWeb社内報にコメントをつける事ができるので、双方向のやり取りが可能です。同じ企業でも他部署の業務実績や部内活動についてほぼ知らない事があるので、Web社内報で双方向によるやり取りができれば、従業員同士の連帯感を高める事ができます。

スケジュール管理

チームで業務を遂行するにあたって、従業員同士が互いのスケジュールを管理し合うことは非常に重要です。誰がどの作業工程で、どこが遅れているのか、次の工程に移るには何が必要かをチーム全体で認識するためのツールがスケジュール管理機能です。

担当者の連絡先やこれまでのチャット履歴の管理など、多様な機能が備わっているため、スケジュール管理機能を導入することでチーム全体で気軽にリアルタイムの状況を把握できる利点があります。

社内コミュニケーションが必要な理由

従業員同士が業務遂行に必要な意思や情報を円滑にやり取りするコミュニケーションを、社内コミュニケーションといいます。

業務を円滑に遂行するためには社内コミュニケーションを活性化することが重要で、これによりスケジュール遅れの要因となる情報共有漏れや、意図と異なる工程を減らすことができます。また的確な社内コミュニケーションにより、プロジェクトの方針や次の工程に必要なアクションを迅速に明確化できます。

社内コミュニケーションが活発になれば、業務が円滑に進められるだけでなく、従業員それぞれが当事者意識を持てるので、組織としてのパフォーマンス向上や成長が期待できるでしょう。

これまでは、社内環境や制度・ルール作りで社内コミュニケーションを活発化させてきました。昨今では多様な働き方をする従業員が増えたので、今後は業務を遂行する場所やデバイスを選ばない社内コミュニケーションツールの導入が非常に重要となります。

社内コミュニケーションツールで得られるメリット

ここでは社内コミュニケーションツールを導入することで得られる以下の3つのメリットについて、詳しく解説します。

• アイデアが生まれる
• 離職率の低下
• 業務の効率化

アイデアが生まれる

社内コミュニケーションが密に取り合える組織では、従業員が製品開発やサービス向上などについての議論や意見交換がしやすくなり、新たなアイデアを生み出す機会を増やせます。これには同じ部署内だけでなく、他部署の従業員の情報や意見、経験者の体験談を取り入れることも重要です。

創出したアイデアは、専門性の高い部署内で再度議論してブラッシュアップすれば、実現のための手段や方向性を見定めることができます。

社内コミュニケーションツールを導入することで、他部署や自部署での議論・意見交換が気軽にできるようになれば、アイデアの創出と実現の機会を増やすことができ、結果として企業の業績向上につなげられます。

離職率の低下

従業員1人1人が意見を言い議論がしやすい環境になれば、業務遂行にあたって当事者意識がつき、自信を持てるようになるためモチベーションを高めることができます。従業員同士の何気ない会話ができる環境下ではお互いにサポートし合って業務上の手助けやストレスを低減することもできるでしょう。

また、上司と部下との間や他部署の人とも円滑にコミュニケーションを取れる環境は、従業員の満足度が向上する要因にもなり得ます。

このように、社内コミュニケーションツールを導入すれば、社内コミュニケーションを活性化させることで離職する動機を減らすことができ、結果的に従業員の離職率の低下を図ることができます。

業務の効率化

社内コミュニケーションツールを導入すれば、業務遂行に必要な報告・連絡・相談がしやすくなり、情報伝達漏れや他部署との連携不足、余計な工程に時間を費やしてしまうなどのミスを防ぐことができます。特に、挨拶を省いたショートメッセージを送れ、そのメッセージに対して素早い返信ができる手軽さは、煩雑なビジネスメールにかけていた手間を省け、円滑な社内コミュニケーションを図れます。

このほか、社内コミュニケーションツールを使えば、担当者が誰か明確になり連絡が取りやすくなる、チーム全体で情報や進捗を共有しやすくなる、といった利点があり、企業全体の業務の効率化を実現できます。

関連記事：インナーコミュニケーションとは？強化のメリットと実施方法・成功のポイントを紹介

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社内コミュニケーションツール導入の注意点

社内コミュニケーションツール導入にはメリットがあるものの、注意点もあるので、ここでは気をつけるべき3つの注意点について解説します。

• ツールの目的を明確にする
• 使い方をメンバーに説明する
• ツールの利用ルールを決める

ツールの目的を明確にする

社内コミュニケーションツールを導入して活発なコミュニケーションを実現させるためには、目的に応じてツールを選ぶ必要があります。

例えば、生産管理部門ではスケジュール管理機能が充実しているツール、リモートワークが多い部署ではチャットやファイル共有機能が充実したツール、スタートアップ企業では機能とコストを抑えた使い勝手の良いツール、規模の大きい会社の場合はセキュリティ機能が強化されたツールが必要です。

使い方をメンバーに説明する

社内コミュニケーションツールを活用して活発な意見・情報交換をするには、従業員全員が過不足なくツールを使えるようになることが必要となります。

新しいツールを導入する際は、社内講習会やeラーニングなどを実施し、全従業員に使い方を説明するようにしてください。また、頻繁に使わないツールの操作方法を忘れる、それぞれの部署やオフィスでローカルルールが発生することを防ぐために定期的なフォローアップを実施するのも大切です。

ツールの利用ルールを決める

社内コミュニケーションツールはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットで使えるものが多く、運用方法によっては休日や夜間・早朝に通知が来る、私用の会話で使われるなどといったトラブルも発生します。

ストレスを抑え、円滑な業務連絡や意見交換をするためには、社内全体で利用ルールを定める必要があるので、定期的にアンケートを実施するなどして運用実態を調査し、その都度ルールの更新・周知をするようにしましょう。

関連記事：コミュニケーションマネジメントとは？実現プロセスとおすすめツール6選を紹介

社内コミュニケーションツールの選び方

ここまでで社内コミュニケーションツールについて詳細に解説しました。ここでは実際に導入する際の選び方のポイントを4つ紹介します。

• 欲しい機能の有無
• 誰でも使いやすいか
• スマートフォンにも対応
• トライアル版の有無

欲しい機能の有無

社内コミュニケーションツールの機能は製品によって違うので、欲しい機能の有無を確認するのが大切です。まずは現在の社内コミュニケーションの課題を明らかにし、これを補える機能がついたツールを選ぶのが望ましいです。

例えば、対面による議論が足りない場合はオンライン会議の機能が充実したツール、容量の大きいデータのやり取りができるようなストレージ容量を拡大できるツール、手軽に手早いメッセージのやり取りを頻繁にしたい場合はチャット機能が充実したツールを使用すると良いでしょう。

また、必要な機能のみを取り入れるだけでなく、気軽な会話ができるなど従業員同士がコミュニケーションをとりやすくなる機能を導入するのも重要です。

誰でも使いやすいか

社内コミュニケーションツールは、一部のIT部門や好奇心旺盛な従業員だけでなく、従業員全員が使いやすいものを選ぶ必要があります。

このためには、キーボード入力や音声入力、フリック入力ができるなど従業員全員が操作しやすい機能が搭載されているかなどといった、ツールの自由度について考慮するのが大切です。また、すでに社内で使っているクラウドやアプリなどと連携できるか確認するのも必要です。

シンプルで使いやすく、機能が充実したツールは数多くリリースされているので、従業員全体のニーズを調査し、導入後も定期的にフォローし合うことで従業員全体が気軽に使えるように努めてください。

スマートフォンにも対応

働き方が多様化した現代では、リモートワークやワーケーション、時短勤務を選ぶ従業員が増えました。これにより、場所や時間にとらわれずにコミュニケーションを取れるデバイスとしてスマートフォンやタブレットが注目され、業務用の端末を付与する企業が多くなっています。

企業や部署の特性や状況に応じて、スマートフォンでも操作できる社内コミュニケーションツールを導入すれば、従業員の働きやすさや円滑なコミュニケーションを実現することができるでしょう。

また、スマートフォンでコミュニケーションが取れるようになれば、他社での営業活動や出張時に重いパソコンを運ばなくてよくなる場面も増え、従業員の負担を減らすこともできます。

トライアル版の有無

必要な機能を搭載した社内コミュニケーションツールを導入するには、製品にもよりますが初期投資が必要です。企業や部署に合ったツールを導入するためにはそれぞれの製品について理解する必要がありますが、概要の説明と実際に使った際のギャップが発生することがあります。

従業員のニーズに合わない社内コミュニケーションツールを導入してしまうと、そのメリットを十分に享受することができず費用対効果が見合わなくなるデメリットが発生することもあるでしょう。このため、ツールを選定するにあたっては、一定期間無料で使えるトライアル版の有無も重要となります。初期費用をかけずに試験的に導入・運用することで実際に導入する際の判断をしてみてください。

社内コミュニケーションツールおすすめ15選

最後に、具体的な社内コミュニケーションツールについて紹介します。それぞれ機能や使い勝手が異なるので、企業にあったツールを選定し、社内コミュニケーションを活発化させる役にたててください。

LumApps

LumApps（ルムアップス）は、場所や言語を問わずグローバルに情報を共有できるクラウドサービスで、Google Workspaceと連携しています。

主な特徴として、HTMLの知識がなくてもウィジェットを機能やテンプレートを使うことで、社内SNSの運用やコメント機能のある掲示板の構築ができます。気軽に扱えるため、従業員同士の円滑なコミュニケーションを実現できます。

企業の規模や求められる機能に応じてカスタマイズでき、価格はライセンスごとに異なります。サポート体制が充実しており、国内ではTOTOやJAL、ITOKIをはじめとする大手企業での導入実績があります。

https://www.lumapps.com/ja/

Chatwork

Chatwork(チャットワーク)は、中小企業でのコミュニケーションを目的に開発された国産ツールで、チャット・ファイル共有機能を備えています。シンプルで扱いやすく、メッセージに対してはリアクションボタンでも反応できるため、文章を入力する手間なくレスポンスできます。

Chatworkはフリープランも展開しているため、試験的に導入することもでき、本格的な導入にあたっては用途に応じたプランを選ぶことができます。また、導入しやすいだけでなく、国際的なセキュリティ規格を取得しているため、2024年9月時点で国内では大手企業や官公庁をはじめとして60万社以上での導入実績を誇っています。

https://go.chatwork.com/ja/

LINE WORKS

LINE WORKS（ラインワークス）は、私的なコミュニケーションツールとして浸透しているLINEに近い使い方ができるのが特徴です。この社内コミュニケーションツールには、一つのアプリにチャットやメール、掲示板、カレンダー、ドライブなど多くの機能が集約されています。

国際的なセキュリティ認証を取得しているため、安全に外部サービスと連携することができ、効率的な社内コミュニケーションと業務効率化を実現します。

フリープランがあるので、試験運用することができ、国内では明治安田生命やミズノをはじめとする企業で導入されています。2024年1月時点では利用している企業は46万社を超えており、有料ビジネスチャットシェアNo.1を誇っています。

https://line-works.com/

Microsoft Teams 

Microsoft TermsはMicrosoftが提供する社内コミュニケーションツールで、Teams（タームス）と略して呼ばれることが多いです。オンライン会議やチャット、スケジュール管理やファイル共有など多くの機能を備えており、WordやExcelといった「Microsoft 365」との連携を可能とします。

225の国と地域で使え、オンライン会議機能では最大10,000人参加することができるため国際的なイベントや全社会議や講演会も実現できます。

特に国内外でのコミュニケーションが必要な企業に向いており、フリープランを含むいくつかのプランを選ぶことができるので導入コストを抑えられます。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Slack

Slack（スラック）はチャット機能に特化した社内コミュニケーションツールで、その普及率はトップクラスと言われています。チャットだけでなくファイル共有、ビデオ通話、通知、検索機能が備えられており、円滑な社内コミュニケーションが実現可能です。。

メッセージは時系列で「タイムライン」に並び、過去の会話を単語検索で容易に閲覧できるので、途中参加の従業員でも必要な情報を把握しやすくなっています。

2,400種類以上の外部サービスと連携でき、すでに社内で使われているツールを使ってコミュニケーションを図れ、社内コミュニケーションの活性化、および業務効率化を実現できます。フリープランがあるので、導入がしやすいのも魅力です。

https://slack.com/intl/ja-jp/

Workplace

Workplace（ワークプレイス）とは、FacebookやInstagramを提供するMeta社が手がける社内コミュニケーションツールです。ビジネス版Facebookといったサービスで、Facebookを使ったことがある人は慣れた操作方法で扱うことができます。

SNSで親しまれているFacebookとの違いは、友達の概念がないため従業員の投稿がタイムラインで全て確認でき、グループ機能で細かい設定ができる点です。

従業員は自分の担当する業務の情報を発信でき、他の担当者がその情報にコメントできるほか、自動翻訳機能やオンライン会議、チャット機能など多くの機能が備わっているため、社内コミュニケーションを活性化できます。

https://ja-jp.workplace.com

＊2026年にサービスを終了するとのことです

Notion

Notion（ノーション）とは、ノート作成やスケジュール管理、チャット機能やデータベース作成機能などといった、業務を遂行するために必要な機能を一つのプラットフォームに統合した社内コミュニケーションツールです。

個人のアイデアに対してチーム全体で意見を言いやすく、To Doリストの作成やガントチャート機能できめ細やかなスケジュール管理ができるのがNotioの特徴の一つです。

多機能でカスタマイズ性が高いため、従業員のニーズに合わせて使いやすく、またセキュリティが強固で、フリープランを使って試験導入ができるといった利点もあります。国内ではTOYOTAや三菱重工など大手企業を中心に多数の導入実績があります。

https://www.notion.com/ja

Trello

Trello（トレロ）とは視覚的かつ生産的・効率的にプロジェクトのアイデアや連携、ワークフローの整理や進捗確認ができる社内コミュニケーションツールです。

特にスケジュール管理機能が優れており、タスクに基づく進捗確認・中断や保留が発生したときの管理・ガントチャートで日程と進捗を把握・工数の集計などができます。これにより個人だけでなくチーム全体でコミュニケーションをとりながらきめ細やかなスケジュール管理が可能です。

アプリとWebブラウザ、両方で利用可能で、スマートフォンで外出先から使用でき、シンプルな操作方法で扱える点や、フリープランで試験導入できる利点も挙げられます。

https://trello.com/ja

direct

direct（ダイレクト）は、チャットや通話、動画・画像共有、スケジュール管理など多数の機能を備えた社内コミュニケーションツールです。シンプルな操作性で誰でもすぐに簡単に扱え、セキュリティも強固で、国土交通省の新技術情報提供システム「NETIS」に登録されています。

社内だけでなく社外の取引会社・協力会社を招待してやり取りができるため、特に、建築業や運輸業、介護業などの現場作業が多い職種を中心に使われています。

フリープランで試験導入できるのも魅力の一つです。

https://direct4b.com/ja/

Backlog

Backlog（バックログ）はプロジェクト遂行時に生じる課題を一元管理できる社内コミュニケーションツールで、特にスケジュール管理機能に優れているのが特徴です。

Backlogはプロジェクトで発生した課題や進捗状況を従業員全体が把握できるため、課題解決・プロジェクト完了のためのコミュニケーションを促進させます。直感的な操作性で使いやすいため、これまではエンジニアの間で多く使われていましたが、リモートワークの普及で業種を問わずに導入されるようになりました。

フリープランはないものの、30日間のトライアル版を試すことができ、日本語のチュートリアルもあります。

https://backlog.com/ja/

Asana

Asana（アサナ）はスケジュールをチームで管理するのに特化した社内コミュニケーションツールで、フリープランで試験導入することができます。これまで進捗を確認するために必要だったチャットの過去の会話や過去メールの確認に費やしていた時間を大幅削減することが可能です。スケジュール管理機能に特化しているため、情報や会話、ファイル共有履歴を工程ごとに紐付け、仕事の進捗がわかりやすく可視化できます。また、ルーティン作業を自動化する機能を備えているのが大きな特徴で、進捗確認に割く時間を短縮できます。

国内ではスズキやANAをはじめとする大手企業や自治体、NPOなどで導入されており、業務効率化の実績を誇っています。

https://asana.com/ja

TUNAG

TUNAG（ツナグ）は従業員の離職率や定着率、チーム内での情報共有や組織全体の生産性といった課題を解決するための社内コミュニケーションツールです。

現在の組織の状態を分析し、可視化した後にこれを解決するための改善提案の設計・実行をオールインワンで実施することができるのがTUNAGの強みです。

TUNAGでは組織の課題解決に向けたPDCAを明確にし、これを的確に回すことで従業員にとって働きがいのある組織づくりのサポートをし、旭化成や日本旅行をはじめとする1,000社以上での導入実績があります。

料金プランは組織に合わせてカスタマイズでき、幅広いニーズに応えることができます。

https://biz.tunag.jp

NotePM

NotePMは、社内wiki・社内FAQ・社内ポータルを簡単に作ることができる社内コミュニケーションツールで、従業員一人一人のノウハウを引き出しチーム全体で共有するのに特化しています。

使いやすさや導入のしやすさが評価されており、従来では難しかったPDFやExcelの内容も全文検索できる強力な検索機能を備えています。マニュアルの作成やファイルのバージョン管理・共有に優れており、金融機関でも導入できるほどの高度なセキュリティを誇っているため安全に社内情報を共有することが可能です。

国内では名古屋大学やSBI銀行をはじめとして12,000社以上の導入実績を誇り、無料トライアル版で試験導入できます。

https://notepm.jp

Taknote

Talknoteは「組織の力を最大化」するために作られた社内コミュニケーションツールで、リアルタイムでの情報共有やデータの蓄積で組織運営をサポートします。

大きな特徴は、従業員が書いた「ノート」をタイムラインに表示し、この投稿内容に社員同士がコメントをつけたりリアクションすることで、業務に必要な情報を抜け漏れなく共有し、進捗を管理できる点です。

個人の情報を資産として管理し、有効に使える点が評価され、国内では製造業や医療、飲食業をはじめとした幅広い業界で導入実績があり、その数は1,100社を超えています。

Talknote導入の際は無料トライアル版を14日間試用することができます。

https://talknote.com

THANKS GIFT

THANKS GIFTは、従業員同士の「感謝のコミュニケーション」を増やすことで満足度の向上や離職率の低下を実現する社内コミュニケーションツールです。

ツール内の社内広報やSNSなどで感謝を伝えたい人へサンクスカードを送り、組織内の前向きなコミュニケーションを活性化することで、従業員同士の結束を強くします。これにより、職場で働くことが楽しくなり、仕事へのモチベーションが高くなる効果もあります。

国内では医療や介護業、飲食業をはじめ850社以上で導入されており、離職率の低下に一役買っています。

https://thanks-gift.net

まとめ

本記事では、業務を円滑に遂行し、組織全体のパフォーマンス向上を図れる社内コミュニケーションツールについて解説しました。

社内コミュニケーションツール導入にあたって、その機能やメリット・注意点や選び方について解説し、代表的なツールを15種類紹介しているので、御社にあったツール導入の参考にしてください。