IDKIDS

2つのツールを一本化し、社内広報の到達範囲を600人から6,000人超へ拡大

IDKIDS

IDKIDSは、多数のブランド、言語、国、職種が協働する企業グループです。店舗の従業員は、マーチャンダイジング、チーム運営、販売管理などの日常業務で8,000件を超える重要な業務文書を活用しています。2020年初頭、グループは文書管理のSharePointとコミュニケーション用のWordPressで構成されていたイントラネットを置き換え、Google Workspaceスイートへの移行を開始しました。この移行を機に、より統合された使いやすいイントラネットを目指してアプローチを見直し、LumAppsの導入に至りました。

従業員数

6000

業種

卸売・小売

導入の背景

Google Workspace移行を機にイントラネットを再考

2020年初頭、IDKIDSグループはGoogle Workspaceスイートへの移行を開始しました。これは、文書管理のSharePointとコミュニケーション用のWordPressで構成されていたイントラネットを置き換えるものでした。グループはアプローチを見直し、より統合された使いやすいソリューションを実現するイントラネットを目指しました。主な条件は次のとおりです。

柔軟性：IDKIDSでは多くの異なるブランド、言語、国、職種が協働しており、それだけ多くの類型、つまり異なる入口が存在するため、多様な利用者に対応し、横断的なテーマを扱える柔軟なプラットフォームであること
ニュース共有の刷新：より多くの情報を提供し、従業員一人ひとりとつながれるようニュース共有を刷新すること
文書基盤の維持・統合：マーチャンダイジング、チーム運営、販売管理など店舗従業員の日常業務に不可欠な、8,000件を超える重要な業務文書の広範な基盤を維持、統合、一元化すること

危機が後押しした「コミュニケーションの壁」の打破

この危機の時期の多くの企業と同様に、IDKIDSも在宅勤務となった従業員とのつながりを維持するのに苦労しました。以前のグループは、社内の他のメンバーに何を共有できるかについて慎重で、その結果コミュニケーションは限定的で形式的なものになっていました。危機は、従業員エンゲージメントを高めるためにコミュニケーションの壁を壊すよう、IDKIDSを後押ししたのです。

加えて、文書管理のSharePointとコミュニケーションのWordPressという従来の仕組みはかなり煩雑でした。WordPressでは当然ながらセグメント別・ターゲット別のコミュニケーションを送ることができず、社内コミュニケーションチームは互いに連携しない2つのプラットフォームの管理に苦労していました。これらの課題が、IDKIDSをLumAppsへと向かわせました。

選定理由

シンプルさ、デザイン、接続性、業務アプリとの統合が決め手

求めるソリューションの目標を定義したことで、IDKIDSはLumAppsを最有力候補に位置づけました。特に評価されたのは、シンプルさ、デザイン、接続性、そして業務アプリケーションやコラボレーションスイートとの統合です。

従業員の自発的な発信と交流：従業員の貢献と交流を促すため、社内コミュニケーションチームは、各従業員が自分を表現し、より自発的でカジュアルなやり取りを促進できるソリューションを選びました
容易なサイト管理とコンテンツ管理：効率性のためにはサイトの容易な管理とコンテンツ管理が必要でした。LumAppsは、共有されるコミュニケーションやリソースを通じて雇用主ブランドを際立たせたいというグループの意向に合致した、改善されたイントラネット管理・デザイン機能を提供しました
Google Workspaceとの統合：Microsoft環境からの円滑な移行を確実にするため、LumAppsと統合されたGoogle Workspaceの機能を活用することが重要な基準でした

LumAppsプラットフォームの導入とGoogleソリューションの統合が成功したことで、IDKIDSは健康危機のさなかにも従業員をつなぎ、連絡を維持できました。これは以前には不可能だったことです。この経験は、つながりを生み出し、公式発表をはるかに超えるコンテンツで全従業員に届くうえでの社内コミュニケーションの重要性を浮き彫りにしました。

運用方法

ニュース、ナレッジベース、コミュニティ、翻訳の4つの活用シーン

グループニュース：4名の社内コミュニケーション担当者がポータルにグループニュースを定期的に公開。プロジェクトの最新情報、IDKIDSの日常に関するメッセージ、将来のパートナーや従業員に向けたグループ・ブランドの活動など、従業員との一定の透明性を確保するための企業ニュースや社内情報が中心。LumAppsのキャンペーン機能を使い、ブランド別・国別にターゲットを絞ったニュースを配信し、適切な相手に情報を届けてパーソナライズされた体験を実現
パーソナライズされたナレッジベース：8,000件を超える文書とリソースへのアクセスは従業員の日常業務に不可欠。Active Directoryとの同期により、Google Driveのフォルダが選択的に共有され、同じレベルのカスタマイズでLumApps上に表示される。各従業員は、自分の文脈に無関係なコンテンツに圧倒されることなく、自分の店舗や部門で必要なプロセスや文書を見つけられる。プラットフォーム管理者が設定したページ構造とアクセス権により、コンテンツ制作者は自分の担当範囲のコンテンツを自律的に維持・更新できる（例：人事チームは汎用的な人事文書をプラットフォーム上で直接提供・維持）
共有コミュニティ：オープンなコミュニティはIDKIDSにとって重要な要素。従業員は同僚や経営陣と議論し、本社と店舗の溝を埋め、現場からのフィードバックを取り入れられる。最も活発なスペースである「IDKIDSコミュニティ」は、勝利、ニュース、新店舗オープンなどでグループを結集し、ボトムアップのコミュニケーションを通じてあらゆる拠点の従業員を一つにしている
コンテンツ翻訳：コンテンツ翻訳ウィジェットを使い、全従業員向けの多言語プラットフォームを提供。ウィジェットにより投稿者の翻訳作業が簡単になり、コンテンツ制作者の貴重な時間を節約し、従業員が選んだ言語で情報を消費できるためユーザー体験も向上。さらに、インターフェースはユーザーのブラウザ設定に応じて8言語で表示され、アクセシビリティを高めている

導入効果

社内広報の到達範囲が600人から6,000人超へ

Googleスイートへの移行とLumAppsの導入以来、IDKIDSが提供するコラボレーション環境ははるかに魅力的なものになりました。容易なコミュニケーション、リソースの入手しやすさ、一元化された場でのオープンな交流により、グループは職場環境の変革を成功させました。グループニュースの記事は今、より多くの従業員に表示され、配信されています。社内コミュニケーションチームは、以前は社内で最もつながりの強い600人にしか届けられなかったところ、フランス全土および世界中の6,000人を超える従業員に届けられるようになりました。この幅広い層に「IDKIDS Forum」を使って届けることで、グループでは従業員間の交流が絶えず増加しています。

業務の効率化と、より直感的なナレッジベース

社内コミュニケーションチームはまた、以前は店舗と中央部門に別々に送られていた形式的な週次コミュニケーションを、より豊かで改善されたビジュアルコンテンツを備えた共有コミュニケーションへと変えました。さらに、グループのリソースと情報を全員がアクセスできる一か所に集約したことで、各チームは業務を効率化できました。コンテンツは単一のプラットフォームで作成し、一か所で公開できます。加えて、公開権限をより多くの投稿者に簡単に拡張できます。グループのナレッジベースもより直感的で適切なものになり、利用可能な文書にすばやく簡単にアクセスできるユーザーに好影響をもたらしています。

「今では、ポータルを通じて開発したはるかに多くのコンテンツを共有しています。これにより、よりユーザーフレンドリーなコンテンツ（動画など）を、コンテンツの消費がより楽しくなるデザインで提供できるようになりました」と、IDKIDSのInternal Communications ManagerであるCaroline Tellier（カロリーヌ・テリエ）氏は語ります。