8,500人の統合を支えたイントラネット「The Kitchen」、92%が「社内広報は明確でシンプル」と回答

8,500人超の事業統合を、社内コミュニケーションで支える

2020年を迎えるにあたり、Just Eat Takeaway.comは8,500人を超える従業員を一つにする事業統合を発表したばかりでした。業務、コミュニケーション、文化の課題を伴うなか、事業統合の成功は多くの要因に左右されました。

Managing BoardとCEOに報告するJETの統合プログラムチームは、部門の変革、市場とプラットフォーム、そして税務、法務、リスク、変革とコミュニケーションを含むJET全体の活動という3つの大きな分野で、多数のワークストリームを担当しました。

「変革とコミュニケーション」ワークストリーム（EVP: HR、EVP: Marketing、Head of Internal Communicationsからなる部門横断グループ）の役割は、統合の旅路に事業全体を巻き込むことでした。変化を経験する従業員を支え、リーダーがビジョンに足並みをそろえて提唱できるようにし、一つのチームになるために心をつかむことです。

「知らせ、巻き込み、鼓舞する」8つの焦点

チームは、従業員に未来について知らせ、巻き込み、鼓舞すること、ひいてはエンゲージメントの一翼を担うことに焦点を当てました。

• 大きな変化、意思決定、新しい働き方の説明
• 会社の新しいビジョン、戦略、価値観に命を吹き込む
• 新しい経営陣、リーダー、チームを知ってもらう
• 双方向のフィードバックの機会を提供する
• 重要な成功を祝う
• 文化の融合を認識する
• 仕事に必要な情報とツールに容易にアクセスできるようにする
• …そして楽しむこと

従業員エンゲージメントには多くの要因が影響しますが、この領域での社内コミュニケーションへの期待は高く、この戦略は単なる「あれば良いもの」ではなく、統合の旅路において極めて重要なものとなりました。

従業員のエンゲージメントに成功すれば、従業員は自分の役割と貢献に対する帰属意識と自信を得て、組織とそのリーダーの積極的な支持者となり、最終的にはより良いサービスと、何度も戻ってくる満足度の高い顧客につながります。この戦略は、対面チャネル（月次のグローバル全社会議、各地のロードショー、（COVID下で可能な範囲での）経営幹部の訪問を含む）、従業員主導のインサイトネットワーク（あらゆるチーム、国、階層のJETerからなる「Integration Squad」を含む）、オンラインのタッチポイント（Slackのアナウンスチャンネル、デジタルサイネージ、ポッドキャスト、グローバル週次ニュースレター）にわたって展開され、その中心にグローバルイントラネットがありました。

日々のニュース、ツール、ポリシーが集まる「唯一の信頼できる情報源」

日々のニュース記事、会社のツール・システム・ポリシーへのアクセス、人材育成からインクルージョン＆ダイバーシティまで増え続けるコンテンツにより、The Kitchenは多くのJETerの日常の一部にすぐになりました。新しい事業にとっての唯一の信頼できる情報源であり、最新情報を把握し、会話を始め、物事を成し遂げるための場所です。JETerは安全なモバイルアプリで、自宅でもオフィスでも外出先でも、一日中いつでも情報にアクセスできます。

主な活用シーン

• 変革コミュニケーション：変革プログラムに関する単一の情報源として、プロジェクト情報、文書、スケジュールの専用スペースを設け、旧組織の統合を促進。CEOとManaging Boardによる月次のグローバル全社会議はプラットフォームから直接配信され、進捗の更新や経営幹部のインタビューも編集カレンダーの一部
• リーダーシップとチームの可視化：リーダーは文章や動画で自分のチームに直接語りかけるオンラインスペースを持つ。物理的・仮想的なチームは、特定のグループに関連する更新を非公開で共有するスペースに集まれる。Slackグループへの組み込みリンクが、トップダウンのニュースと会話をつなぐ
• 従業員中心の編集戦略：ユーザープロファイルに応じてターゲティングされたパーソナライズニュースが毎日ホームページに配信され、インタビュー、人物紹介、成功事例が、事業のさまざまな部門の同僚とつながり協働することを助ける。コンテンツのアイデアの多くはJETer自身から提案され、より高い交流とエンゲージメントを生んでいる
• ソーシャルなつながり：プラットフォームに組み込まれたソーシャルコミュニティが、LGBT+やBAME（黒人・アジア系・少数民族）ネットワークなどのダイバーシティ＆インクルージョンから、ボードゲームやランニングクラブまで、関心ごとにグループをつなぎ、JETの世界のあらゆる場所から人々を集めている
• タスクベースのナビゲーション：アプリドロワーと「タスクベース」のナビゲーションで、すべての業務オンラインツールに簡単にアクセス。ナビゲーションは人気コンテンツや検索に基づき必要に応じて見直される。内蔵のGoogle Cloud Searchにより、コンテンツ、メール、カレンダーの招待、ファイル、会話をイントラネットから直接検索でき、時間と労力を節約して従業員が業務運営と生産性向上に集中できる

つながりを超えて：ニュースレター、ポッドキャスト、ChefBot

• The Kitchen Catch Up：週末に届く付随ニュースレター（開封率70%）が主要な見出しをまとめ、全文はイントラネットへ誘導
• 楽しさとソーシャルな取り組み：毎月定期的に行われるクイズやコンテストで、知識を試し、写真を共有し、豪華な賞品を獲得する機会を提供
• The Kitchen Cast Up：毎週金曜朝にプラットフォーム上で直接配信される15分のライブポッドキャスト。事業のさまざまな部門からのゲストとのインタビューやゲームを交え、その週の話題を振り返る
• ChefBot：専用の人事アシスタント：休暇の申請や最新の給与明細の確認といった主要な人事タスクを、イントラネットのホームページから直接完了できる専用のAIヘルプボット。プラットフォームを情報と生産性の中心ハブとしてさらに定着させている

「Managing BoardやExec Teamのメンバーは定期的に『それをThe Kitchenに載せられないか？』と尋ね、全社会議やその他のメッセージの一環として同僚に訪問を積極的に促しています。組織のトップからの支援が、最新情報を把握するのは特定のチームや個人の役割ではなく全員の責任である、という行動と期待を定着させました」と、JETのHead of Internal CommunicationsであるMark Tittle（マーク・ティトル）氏は語ります。