Publicis Sapient

10年分・20万件のJiveコンテンツを4カ月で移行、イントラネット「Vox」がNN/g Intranet Design Annual 2022を受賞

Publicis Sapient

Publicis Sapientは、戦略、コンサルティング、プロダクト、エクスペリエンス、エンジニアリングといったケイパビリティを軸に事業を展開し、大規模な取り組みや大きな問題への対処に慣れた企業です。同社のJiveプラットフォーム上のレガシーイントラネットは扱いにくくなり、古く無関係なコンテンツが検索結果を埋め尽くしていました。従業員が情報を見つけにくく、文化、コミュニケーション、コラボレーションの重要な取り組みが妨げられていたため、同社はJiveに関する豊富な専門知識を持つ従業員体験（EX）パートナーを求めました。

業種

テクノロジー / IT・情報技術

導入の背景

10年分のコンテンツで扱いにくくなったJiveイントラネット

Publicis SapientのJiveプラットフォーム上のレガシーイントラネットは、扱いにくいものになっていました。古く無関係なコンテンツが検索結果を埋め尽くしていました。

従業員が情報を見つけるのは困難で、文化、コミュニケーション、コラボレーションに関する重要な取り組みが妨げられていました。同社は、Jiveに関する豊富な専門知識を持つ従業員体験（EX）パートナーを求めていました。

選定理由

Jiveの豊富な専門知識を持つEXパートナーとして

LumAppsは、このような複雑なナビゲーションを扱い、Publicis Sapientのコミュニケーション戦略の実行を支援するうえで理想的な選択でした。Publicis Sapientは大規模な取り組みや大きな問題への対処に慣れていますが、Jiveからの移行は独特の課題でした。プロセスには広範なコンテンツ監査、計画、トラブルシューティングが含まれました。

4カ月で完了した移行プロセス

Publicis SapientチームはLumAppsの導入スペシャリストとともに、4カ月の移行プロセスを完了しました。

10年分のサイトからの移行：200,000件のコンテンツを持つ10年前のサイトから移行
完全なコンテンツ監査とクリーンアップ：直近3年間のコンテンツとその他の重要項目に焦点
50,000件のコンテンツを移行：コンテンツの整理と見つけやすさを最適化するためメタデータをマッピング
日常業務への影響を最小限に：ローンチまで従業員は旧プラットフォームを読み取り専用で利用可能

運用方法

「人々の声」を意味する「Vox」：ワンクリック投稿とコアオーサーによる運営

Publicis Sapientは、ラテン語で「人々の声」を意味する「Vox」とイントラネットを名付けました。Voxは従業員がつながる場所です。従業員はコミュニティに貢献し、ナレッジベース記事を通じて専門知識を共有します。会社のニュースやポリシーに加え、ユースケースにはナレッジベースのコンテンツ、コミュニティ、会社のツールへのワンクリックアクセスが含まれます。

会社のニュースと文化に関する取り組みの共有
働き方とクライアントの最新情報の共有
戦略、コンサルティング、プロダクト、エクスペリエンス、エンジニアリングといったケイパビリティを軸にした協働
会社のパーパスとコアバリューの推進
ポリシーと手順へのアクセス

誰もが参加でき、コンテンツは効果的に管理される仕組み

Publicis Sapientチームは、コンテンツが効果的に管理されるようにしながら、誰もが関与し参加できる仕組みを作りました。すべての従業員は、ナレッジベース記事やコミュニティ投稿をワンクリックで作成できます。少人数のコアコンテンツオーサーが公式コンテンツとニュースをキュレーションします。彼らはLumAppsのビデオトレーニングでプラットフォームに慣れ、「Virtual donuts with Vox」と名付けられた週次のオフィスアワーでヒントを共有し質問に答えます。Vox内のコンテンツテンプレートもチームのコラボレーションを高めています。

「テンプレートは、サイト全体のページに一貫したルック＆フィールを生み出します。しかしそれだけでなく、コンテンツオーサーが公開するのをはるかに簡単にしてくれます。ページレイアウトを考えたり、技術をいじって行き詰まったりする必要がなく、コンテンツに集中できるのです」と、Publicis SapientのProduct ManagerであるKevin Swallow（ケビン・スワロー）氏は語ります。

導入効果

ターゲット配信と編集サイクルでコミュニケーションを合理化

Publicis Sapientは、LumAppsを基盤とする新しいVoxでコミュニケーション能力を合理化しました。社内コミュニケーションチームは今、より強力なストーリーテリング能力を備えています。ウィジェットとメタデータを通じて、ターゲットを絞ったニュースを届け、関連コンテンツを表面化できます。この新機能は、雑然として無関係な検索結果という長年の問題に対処しました。もう一つのコミュニケーションの転換点は、正式な編集サイクルの導入です。

コンテンツには今、関連性と適時性を保つための開始日と終了日があります。コンテンツライフサイクル管理機能は、コンテンツライブラリを最新で整理された有用な状態に保つ特性です。コンテンツが終了日に近づくと、投稿者とコンテンツ編集者にリマインダーが送られます。そして、そのコンテンツを最新の状態に保つよう調整するか、アーカイブするかを選べます。これによりサイトは新鮮で健全かつ最新に保たれ、検索結果も改善されます。最後に、Voxのコンテンツはブランドの一貫性、従業員のストーリー、社会的責任、ダイバーシティの取り組みを通じて文化を高めています。

「プラットフォームの強力な機能により、確実にコミュニケーションを合理化できました。特に役立っているのは、LumAppsがニュース記事のコンテンツタイプを通じて、Jiveでは持っていなかった、より強力なストーリーテリング能力を提供してくれることです」（Swallow氏）

Intranet Design Annual 2022を受賞

Nielsen Norman Group（NN/g）のデザインアニュアルは、イントラネットデザインの最も注目すべきショーケースとして高く評価されており、購入を検討する人々にイントラネットデザインの革新に関する年次の洞察を提供しています。受賞するイントラネットは、匿名化されたエントリーリストからUXの専門家によって選ばれ、デザインとユーザビリティの指標に基づいて選定されます。LumAppsとともにこの業界賞を受賞したPublicis Sapientに、ぜひお祝いを。