M&Aで49カ国へ拡大。KPPグループがLumAppsで実現した「文化をつなぐ」社内コミュニケーション

PDF社内報の限界──100周年を機に交わった広報とITの思惑

事業のグローバル化が急速に進み、従業員数も一気に増加するなか、社内コミュニケーションには課題が生じていた。

グループ全体で情報を共有する仕組み自体は存在していたものの、シングルサインオン(SSO)には対応しておらず、アクセスには個別のユーザー登録が必要だった。そのため、利用できるのは一部の従業員に限られていた。さらに、拠点ごとに利用するシステムやコミュニケーションのスタイルが異なり、各グループ会社もそれぞれ独自のイントラネットを運用していた。「こうした環境では、せっかくある拠点で良い取り組みが生まれても、それをグループ全体に共有し、ベストプラクティスとして横展開していくのが難しかった」と藤戸氏は説明する。

広報部門としても、社内情報の発信手段に限界を感じていたという。同社では、海外子会社との相互理解を目的として、2021年から日本語と英語のPDFによるグループ報を3カ月に1回発行していた。しかし、その運用は各社の担当者から原稿と写真を取り寄せ、CC室がデザインソフトでページを組み、翻訳するという膨大な手間がかかるものだった。各社のイントラネットに掲載してもらっても閲覧状況は把握できず、即時性もない。金氏は「SNSのように、日々の出来事をもっと自由に発信できるWeb化ができないかと模索していました」と当時の苦労を振り返る。

転機となったのは、2024年に迎えた創立100周年だった。グループ全体のインフラ整備という観点から、共通のデジタルワークプレイスの必要性を経営層に訴えかけていたIT部門の構想と、グループの一体感醸成を目指す広報部門の思いが合致。両部門の連携のもと、新たなグループポータル構築プロジェクトが始動した。

買収した企業のブランドを尊重するからこそ、相互理解の場が必要だった

しかし、ツールが決まっても現場への浸透は一筋縄ではいかない。

同社では、Antalisや200年近い歴史を持つSpicersのブランド価値を尊重し、すべてのグループ会社にKPPの看板を掲げさせるような方針はとっていない。金氏が「『今日からKPPを名乗ってください』というような、KPP色に染めるコミュニケーションはしていません」と強調するとおり、トップダウンでの強引な統制は意図されていなかった。社長自身も、買収先を新たにグループの一員になった仲間として迎え入れ、各社が培ってきた伝統や文化、ブランドを尊重し、その強みを生かした経営を心掛けている。

だからこそ、新たなグループポータルの役割は、上からの統制ではなく、相互理解の場に置かれた。互いの強みを知り合い、良い取り組みを横展開していく。業務に必須ではなくとも、あると良いものをいかに根づかせるかが次なる課題となった。

「グループ全体のポータルを作るからといって、決して各社既存のポータルを捨てるわけではありません。『なぜホールディングスのための新しいポータルが必要なのか』という点について、現場とのあいだで意識のすり合わせを行う必要がありました」(金氏)

Active Directory統合の壁を越えた先にある、LumAppsがハブになる未来

インフラ構築で大きな課題となったのは、M&Aによって加わった各社で異なるActive Directory(AD)の運用ルールの統合だった。ライセンス付与や組織情報の整理には地道な調整が必要だったという。

「ライセンス付与のルールや表示情報をどう統一するか。特効薬はなく、1つずつ設定を調整していきました」(藤戸氏)

一方で藤戸氏は、こうした複雑な環境だからこそLumAppsの柔軟性が生きると話す。新たに買収した企業のIT環境がGoogle WorkspaceなどMicrosoft 365以外であったとしても、LumAppsであればシームレスに統合し、情報共有基盤に引き込めるためだ。「新しい仲間を早く迎え入れるという意味で、非常にやりやすいツールだと考えています」と期待を寄せる。

「mille-feuille(ミルフィーユ)」に込めた思いと運用の工夫

数々のハードルを越え、2024年7月、グループポータルサイト「mille-feuille(ミルフィーユ)」が公開された。名称は、フランス語の「千(mille)」と「葉(feuille)」に由来する。若手社員の提案から採用されたこの名前には、「紙を扱う商社らしく、社員一人ひとりの思いやアイデアが層のように積み重なり、新しい価値を生み出してほしい」という願いが込められている。
公開後、同年11月27日の創立100周年に向けたカウントダウン企画でmille-feuilleは本格稼働。100日前から毎日、世界中の拠点の社員が数字とともに写る写真をトップページに掲載し、全社でお祭りのような一体感を生み出した。

“お祭り”の後もmille-feuilleを持続させるため、CC室は各社に無理なく発信を続けてもらう仕組みを構築した。現在はホールディングスが情報を集約するのではなく、グループ各社が自ら発信者となっている。職場・社員紹介といった定番コンテンツは、偏りが出ないよう持ち回りの投稿スケジュールカレンダーを作成し、海外の長期休暇の時期は休みにするなど各国の事情も汲みながら運用している。「以前デザインソフトを使って制作に充てていた膨大な時間が、運用管理へと置き換わり、時間短縮された感覚です」と金氏は語る。