Antwerp Fire Brigade（アントワープ消防局）｜Google Workspaceの上に築いたイントラネット「Vonk」が事務と現場をつなぐ

Antwerp Fire Brigade（アントワープ消防局、以下BZA）には時代遅れのイントラネットがあり、コミュニケーション部門が管理していたものの、ここ数年は同部門にも他の部門にもあまり使われていませんでした。そこにある、ただそれだけという状態でした。コミュニケーション部門は、再び活発で魅力的なイントラネットを求めていました。

加えて、事務スタッフと現場スタッフの間には内部的な分断がありました。これは仕事の性質上理解できることですが、新しいイントラネットがこの二つの世界を近づける助けになるかもしれません。

同局は、ダイナミックな役割を果たせるツールを探し始めました。一方でニュース、プロセス、手順などの静的で一般的な情報を閲覧でき、他方でコミュニティで互いに交流できる場所です。さらに、プロフィール、役職、関心事に基づいて自分のものにできる場所、つまり個別化されたビューも必要でした。要するに、Google Workspaceの上で動作する、自分たちのために働く魅力的でインタラクティブなツールを探していたのです。人々を結びつけ、個人レベルで付加価値を提供するために。

どの顧客もイントラネットで何をしたいかについてアイデアを持っており、BZAも同様でした。まったくの白紙から始めるため、そうしたアイデアを構造化することが重要です。g-companyは当初にいくつかの重要な問いを投げかけることで、この点で重要な役割を果たしました。

• 問い1：具体的に何が必要か
• 問い2：どのように動作すべきか
• 問い3：どのような見た目にすべきか
• 問い4：誰が何を見られるか
• 問い5：何を達成したいか

これらの問いに基づいて、アイデアは具体的な設計に変換され、g-companyがBZAとともに実装しました。バックエンドでは、ITの面でg-companyがGoogleの管理部分がLumAppsとシームレスに接続するようにしました。これにより、たとえばLumAppsはGoogle Workspaceと同じ権限構造を使用し、Googleグループのメンバーシップに基づいてイントラネットの特定の部分にアクセスできます。g-companyが支援した第三の側面はグラフィックデザインで、望ましいブランディングに合うよう、LumApps環境の上にグラフィックフレームワークを配置しました。

通常、g-companyは導入後にエンドユーザーのトレーニングも行い、新しいイントラネットを知り、使えるようになるのを支援します。しかしBZAはこのトレーニングを内製で行うことを選びました。結局のところ組織自身が担っていかなければならないので、これは当社としても奨励することです。

BZAのコミュニケーション部門は現在、ユーザーのフィードバックを収集しています。LumAppsの短いアンケートを通じて直接尋ねるだけでなく、HotjarやGoogle Analyticsといったスマートなツールも使って、どのページが最も訪問されているか、人々がどのようなクリック行動を示すか、改善点はどこかを調査しています。データとフィードバックの組み合わせは、ユーザーの要望とニーズにさらに合致したVonkの第2版の作成に活用されます。

Antwerp Fire Brigadeは現在、「Vonk（ヴォンク、意味：火花）」と名付けられた、組織とそのさまざまな部門の要望に構造的に応えるイントラネットを持っています。特定の人や部門がアクセスできるページが作成され、その権限構造は完全にGoogleに基づいています。Googleプロフィールと組織内での役職に基づいて、自分にとって重要なコンテンツに素早くアクセスできます。重要なものを見つけるまでクリックして探し回る必要はもうありません。

ソーシャルな観点では、職場では通常接点のなかった人々の間にコミュニティが生まれています。言い換えれば、Vonkは本当につながりを生み出しています。